5 règles pour bien vivre dans des bureaux open space

Aujourd’hui plus de 65% des entreprises sont organisées en open space. Personne ne remet plus en cause cette organisation du travail. Nous passons plus de temps au bureau qu’en famille, c’est pourquoi des codes de « bonnes conduites » se sont installés, plus ou moins bien acceptés par l’ensemble des collaborateurs.

Je vous propose de mettre en place les 5 règles essentielles du bien vivre dans un bureau open space.

1. Parler à mi-voix au téléphone

Utiliser un casque permet d’une part un confort d’écoute renforcé, et d’autre part la possibilité de parler à voix basse, à mi-voix, grâce à la qualité des micros.

2. S’isoler ou séloigner lors de ses conversations téléphoniques personnelles

Eviter de gêner son équipe, privilégier la discrétion en s’isolant de temps en temps dans l’une des salles de réunion disponibles, et placer son téléphone sur le mode « vibreur ».

3. Se solidariser des membres de son équipe lors d’intrusions externes

Exemple : « Mon manager a le chic lorsqu’il rentre dans le bureau d’oublier que nous sommes en open space; De sa voix sonore, il interpelle l’un d’entre nous depuis l’autre bout du plateau, sans se préoccuper de la situation : peut-être sommes-nous en conversation avec un client, ou en train de finaliser la rédaction d’un dossier complexe ! »

Pour pallier ce type d’intrusion, placer sur 2005 la porte un panneau déclinant un code de bonne conduite en 3 points :

1. Je rentre avec le sourire…
2. Je ne claque pas la porte…
3. Je vais directement voir mon collaborateur, sans faire de détour…

4. Apprendre la tolérance

Dans un bureau open space, il y a ceux concentrés sur un dossier, qui ont besoin de calme, et d’autres qui ont envie de se détendre et de partager une blague. Savoir observer, être à l’écoute des autres, et attendre s’il le faut que chacun soit disponible pour échanger un de ces bons moments permet une attention « à l’autre » et renforce le sentiment d’appartenance à l’équipe. Voir la journée de la gentillesse.

5. Je range mon espace le soir

Avant, dans « mon » bureau, les dossiers s’empilaient…Maintenant, je m’oblige à laisser mon espace propre et rangé, en remisant chaque soir mes effets personnels…

Aménagement de l’open space : aménager, c’est manager !

De grandes entreprises, (Microsoft, Sanofi, LCL…) optimisent leurs m2, et pour cela s’entourent de professionnels : architectes d’intérieur, ergonomes, psychologues du travail… afin d’aménager au mieux ces espaces de vie : des petits bureaux où l’on peut travailler à 3 ou 4, des espaces silencieux sans téléphone, des postes profitant d’une bonne lumière naturelle, des lieux conviviaux privilégiant échanges et détentes, confortablement installés sur des canapés… Cet aménagement, tout comme le flex office qui se généralise dans de nombreuses entreprises, contribue directement au bien-être des collaborateurs.

Mais les open space c’est aussi…

Il y a à peine 20 ans, le concept de l’open space surgissait en France. De vastes plateaux plutôt que des cloisons ! Vive la communication ! « Pour une meilleure productivité, travaillons ensemble! »

Passer plus de 7 heures sur un plateau, à supporter le regard de chacun, à se sentir contrôler, à ne plus avoir de moment d’intimité pour téléphoner à ses proches, à se justifier si l’on part exceptionnellement à 16 heures… ont fait de cette organisation du travail, une machine à générer du stress !

Les années 2000 voient apparaître des comportements curieux. Sur le plateau, chacun travail en silence, casque musical sur les oreilles. On envoie à son voisin des emails, alors qu’il est à quelques mètres. C’est la politique du « chacun pour soi » pour se protéger. La communication est nulle, et l’esprit d’équipe inexistant…

Depuis, l’organisation maîtrisée et réfléchie des bureaux en open space apporte une meilleure efficacité de chacun dans son travail.

Finalement, en appliquant ces quelques règles de bon sens, avec des espaces biens « pensés », on est mieux en open space, que tout seul dans son petit bureau !

FAQ : les règles de vie en open space

Définition : qu'est-ce qu'un open space ?

Un open space est un espace de travail collectif dans lequel plusieurs postes de travail cohabitent sans cloisons fixes, favorisant la communication mais nécessitant des règles de vie communes.

Quelles sont les règles à respecter dans un open space ?

Les principales règles concernent le volume sonore, la gestion des appels téléphoniques, le respect de l'espace de travail des autres, la confidentialité des échanges sensibles et la propreté des espaces partagés.

À partir de combien de personnes parle-t-on d'open space ?

Il n'existe pas de seuil légal strict, mais on parle généralement d'open space dès lors qu'un même plateau accueille plusieurs collaborateurs sans séparation physique entre les postes.

Quelle est la charte de travail et la réglementation à respecter dans un open space ?

La charte de vie en open space formalise les règles de bonne conduite (bruit, téléphone, confidentialité, propreté) et gagne à être co-construite avec les équipes pour favoriser son adoption. Elle rappelle aussi les obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité au travail vis-à-vis des salariés, qui encadrent la réglementation applicable aux espaces partagés.

Pour aller plus loin

Formation : Open-space, bureau partagé… trouver ses marques pour mieux travailler

Formation : L’ergonomie pour les non spécialistes

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Ecrit par

Pia Martin

Comédienne pendant 17 ans, puis intervenante à l’ESCP, l’ESTP et l’IIAP, Pia Martin est responsable des offres de formation Communication Cegos. Elle assure et coordonne le développement de formations en Expression orale et écrite, ainsi que dans les métiers de la Communication. Elle anime également un réseau d'experts de tous les domaines de la Communication; (Comédiens, journalistes, chanteurs lyriques, philosophes, et responsables de Communication, interne et externe, Assistantes de direction et Office Manager.)

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