"Ils se désistent au dernier moment"! "Leur manager appelle le service formation pour expliquer qu'ils ont trop de travail pour venir !" Pourtant, le service formation s'est appliqué à bien qualifier le besoin, à prendre en compte les contraintes d'organisation et de calendrier. Et lorsque les personnes prévues ne se présentent pas "le jour J" -l'absentéisme atteint quelques fois le taux de 30% ! - le découragement gagne l'équipe formation...
Cependant, le constat d'un fort taux d'absentéisme peut agir comme un "révélateur", et devenir le point de départ d'une remise en cause fructueuse des processus de formation dans l'entreprise.
Devant le constat de l'absentéisme, penser la formation dans un système
Rien ne sert de s'enfermer dans le fatalisme, ou de rejeter la faute sur les managers... C'est d'une grille de lecture qu'il convient de se doter, afin de comprendre les causes du phénomène et de retrouver des leviers d'actions.
Lors d'une récente intervention sur ce sujet, j'ai donc proposé une grille de lecture à différents niveaux.
Il s'agit d'interroger les pratiques de formation de l'entreprise en considérant :
- Le niveau du salarié : quels sont les motifs d'engagement en formation qui sont actionnés ? en quoi l'offre de formation peut elle faire sens pour chacun ? quels sont les impacts perçus par les salariés des formations proposées ?
- Son environnement managérial et organisationnel : le management est il uniquement reconnu sur la performance des équipes, ou bien également sur le développement des compétences ? quelles sont les injonctions reçues par les managers ? peut on dire de l'organisation qu'elle favorise les apprentissages ?
- L'offre de formation qui lui est faite (au travers du plan, de la politique DIF de l'entreprise...). Est elle lisible pour les acteurs ? Est elle adaptée aux besoins, dans son contenu comme dans ses modalités ou ses formats (durées...) ?
Actionner différents leviers d'engagement en formation
J'ai commenté à diverses reprises la cartographie des motifs d'engagement en formation établie par Philippe Carré. Je n'y reviens pas, donc.
Mais force est de constater que certaines entreprises "pensent" la formation toujours dans le même registre. Ainsi,dans certaines entreprises, une grande part des formations sont elles "prescrites", et rendues obligatoires pour le salarié qui n'a ni le choix des objectifs, ni le choix des modalités de sa formation. L'offre, par ailleurs, se concentre souvent -particulièrement pour les catégories "ouvriers/employés" et "techniciens" - sur ce qui est utile à court terme pour la pratique des métiers (motif "vocatoire opérationnel"). Mais cela ne suffit pas toujours pour que le salarié, au-delà de son désir de se former pour "bien faire son travail" trouve dans la promesse de développement que lui fait la formation un projet qui fasse sens pour lui (Nuttin)
Agir en pleine concertation avec la ligne opérationnelle
Trop souvent, la formation n'est pas vraiment intégrée comme un acte managérial à part entière. Le budget formation, les processus d'élaboration du plan, sont vécus "à coté" de ce qui fait véritablement enjeu. Et le manager vit l'injonction paradoxale de devoir être un "développeur de compétences" tout en n'étant reconnu que sur la performance immédiate de son équipe...
D'où la nécessité de ne pas seulement interroger les managers sur "les besoins en formation", mais aussi sur les meilleures manières d'intégrer le processus de développement des compétences à l'activité quotidienne du service. En d'autres termes, le "recueil de besoins" ne doit pas porter que sur des objectifs et des thèmes de formation, mais aussi sur les façons les plus appropriées pour parvenir aux objectifs.
Questionner l'offre
Quelles sont les modalités proposées? Et les durées? Si une modalité "en ligne" est proposée, l''environnement de travail est il pris en compte (connectivité, possibilité de s'isoler, prise en compte du temps nécessaire pour se former par le responsable et par les collègues..). De plus en plus d'entreprises travaillent ainsi sur le "formatage" de l'offre, en lien étroit avec les métiers :
- Durées plus courtes
- Modularisation plus fine, permettant d'adapter les parcours aux besoins de chacun et d'éviter les ennuyeuses redondances entre deux formation
- Formations en ligne tutorées par des personnes issues du métier
- Travail de fond sur les contenus et les conceptions, permettant de s'assurer que les contenus font véritablement sens par rapport aux problèmes à résoudre, et que les formations sont à la fois intéressantes et efficaces
- Variété de l'offre, avec, par exemple, la possibilité pour l'apprenant de choisir la modalité (formation en salle, module d'auto formation, tutorat sur le terrain...) par laquelle il développera sa compétence
- Lisibilité de l'offre, en particulier de son articulation avec les filières métiers.
Je me souviens de cette participante qui recherchait les causes de l'absentéisme en formation. Travaillant en milieu hospitalier, elle pilotait des formations animées de façon magistrales par des médecins. Infirmières et aides soignantes étaient régulièrement absentes au rendez-vous... Un travail sur la conception, une co-animation médecin/ formateur pédagogue, couplé à une meilleure lisibilité de l'offre, ont contribué à réduire considérablement le taux d'absentéisme...
Ainsi, la fonction formation dispose-t'elle de leviers d'actions, en agissant à trois niveaux :
Le "pilotage de l'offre "entre directement dans son champ d'actions. Par "bonne formation", entendons objectifs adéquats mais aussi contenu, conception et modalité adaptés.
Il lui appartient de proposer les processus qui responsabiliseront les managers - et les apprenants eux mêmes- dans la "chaîne" du développement des compétences.
Il lui appartient également de donner du sens à l'offre -en lien avec la cartographie des métiers- et de prouver la réalité de la contribution des formations au développement des compétences. C'est ici le système d'évaluation de la formation qui entre en jeu.
En cette période de l'année où beaucoup d'entre vous font un premier bilan 2012 et préparent 2013, il peut être intéressant de faire une pause. Au-delà des totaux d'heures et de coûts engagés, observer comment ont vécu les projets de formation de l'année en cours : certains se sont ils essoufflés en route, avec moins de participants que prévus, des défections inopinées, des abandons ? Une analyse s'impose pour repenser l'offre et les processus !
