Management à distance : les conditions pour réussir

Avec la question du télétravail vient la question du management à distance. Et pour certains, cela va demander des transformations majeures pour bien manager une équipe à distance. Alors quels sont ces changements ? Quels sont les nouveaux rites à mettre en place ? Et quels sont les risques du management à distance ? On vous répond.

Beaucoup de managers ont découvert le management à distance avec le télétravail généralisé pendant la crise du Covid. Ils ont dû improviser, mais pour que cela fonctionne sur le long terme, il y a des principes de base qui sont importants. Il peut être intéressant de les développer dans une formation.

Comment manager un équipe à distance ? La posture du manager coach

Depuis quelques années, nous conseillons les managers sur les styles de management efficaces à adapter au bon moment, à la situation et au collaborateur, et notamment le style participatif/collaboratif, bien plus adapté aux défis actuels des entreprises et besoins des salariés. Ces styles de management sont indispensables pour manager une équipe à distance au quotidien.

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Mais plus que cela, la posture de manager coach prend tout son sens dans le management à distance. Avec cette posture le manager questionne les équipes sur leurs besoins au quotidien, afin de sécuriser, accompagner, aider, encourager et motiver.

Comme la plupart des managers l’ont fait pendant la crise du Covid, « il est nécessaire de lâcher prise, prendre du recul et se concentrer sur ce qui compte vraiment : la réalisation des objectifs et le bien-être des équipes avec qui nous n’avons plus de relations régulières en face à face », résume Claude Garcia-Zunino, CEO de Human Success et consultante pour Cegos.

Avantages et inconvénients du management à  distance

Le travail à distance est l’opportunité pour de nombreux salariés de gagner en autonomie et de se sentir plus épanouis. Mais l’absence durable de contact fait aussi naître des difficultés. Le distanciel implique que le manager adapte sa façon de piloter ses équipes. Selon Claude Garcia-Zunino, il doit vraiment être « en veille permanente, car il devient le garant de la santé psychologique de ses équipes. Sa mission est d’accompagner et de rassurer, d’autant plus quand le télétravail n’a pas été choisi ».

Quels sont les 6 piliers du management à distance ?

Manager à distance impose en effet d’être plus rigoureux et attentif encore qu’en présentiel. Claude Garcia-Zunino invite ainsi à :

1. Poser un cadre clair et les limites du management à distance

Les règles de fonctionnement de l’équipe doivent être énoncées afin d’instaurer une routine saine et d’éviter tout conflit. Le home office présente un risque pour tous de laisser la vie professionnelle prendre trop de place. C’est au manager d’être attentif et exemplaire sur la gestion des heures supplémentaires, par exemple.

2. Clarifier, rappeler les objectifs et le qui fait quoi

Inutile de créer des situations angoissantes. Ainsi, il est important de veiller au partage permanent de l’information… à bon escient. Par exemple en créant différents canaux de discussion pour ne pas se noyer.

3. Favoriser le travail en équipe

Pour favoriser l’entraide entre collaborateurs et ainsi parer au risque d’isolement, il existe de nombreuses solutions. Le manager peut, par exemple, demander que certaines tâches soient accomplies en binôme. Il peut également encourager la demande d’aide et simultanément inculquer le réflexe de proposer spontanément son aide... Il peut aussi organiser des taches et/ou des projets à organiser en équipe au quotidien.

4. Faciliter la prise en main des outils collaboratifs

Faire de la pédagogie sur les outils de travail à distance retenus par l’entreprise, afin qu’ils soient utilisés de façon optimale. On peut même proposer de rédiger ensemble une charte des bons usages.

5. Animer la vie de son équipe

« Il faut se voir comme un coach agile et innovant », conseille Claude Garcia-Zunino. Il est important de montrer un visage optimiste, positif : adresser des mails collectifs d'encouragement, de félicitations, demander de venir au point hebdomadaire avec une bonne nouvelle, s’autoriser des GIF qui feront sourire, ou des filtres colorés pendant les visio… Penser aussi au message positif du matin, qui va mettre toute l’équipe en joie !

6. S’organiser pour être davantage disponible

Le manager à distance doit enfin être plus organisé et structuré encore qu’en présentiel. En effet, il a un enjeu accru de disponibilité et de réactivité, alors même que la communication devient asynchrone. Et ce, sur différents canaux : chat d’entreprise, mail, téléphone, visio... « Il doit être le super organisateur de son agenda, encore plus structuré au niveau gestion du temps ! », prévient Claude Garcia-Zunino. Il est conseillé de partager son planning, indiquer des heures de disponibilité pour les collaborateurs et bloquer des temps pour soi.

Quelles sont les erreurs les plus courantes quand on manage à distance ?

1. Confondre piloter et manager

« L’amalgame est bien là quand je pense manager mon équipe en lui envoyant des tableaux de bord. C’est aussi le cas quand je lui donne l’impression d’être uniquement un homme ou une femme de processus, explique Bertrand Déroulède, manager de l'offre Management chez Cegos. Autre signe révélateur de cette erreur : avoir peu d’interactions avec son équipe. Et lorsque le contact se fait, c’est uniquement pour parler boulot ou demander quelque chose à faire à distance. » Manager, c’est créer des liens !

2. Adopter une communication trop chargée

« Une communication qui créée de la charge cognitive et fait perdre le fil aux collaborateurs et collaboratrices est le contraire de ce qu’il faut faire en matière de travail à distance. Il est nécessaire d’adopter des méthodes de communication extrêmement simple, positive, et imagée dans un management à distance », conseille Bertrand Déroulède.

3. Ne pas faire confiance à ses équipes

La question de la confiance est centrale quand on manage, et encore plus quand on doit manager à distance. « Le surcontrôle est une erreur fatale. Car il est illusoire de penser que l’on peut tout contrôler », ironise notre expert. Le fait d’être un manager trop présent est contre-productif. Ainsi, multiplier les visioconférences pour s’assurer que tous les collaborateurs et collaboratrices sont devant leur ordinateur aura un effet délétère sur la productivité de chacun. C’est une perte de temps et la preuve d’un manque de confiance.

Les visioconférences mises en place doivent être justifiées par un ordre du jour précis et rester brèves. De plus, les emplois du temps de chacun peuvent différer car on ne gère pas son temps de manière identique en télétravail qu’en présentiel. Vous, comme tous les collaborateurs, avez des contraintes individuelles qui doivent être prises en compte. Les temps de repos doivent également être respectés afin de ne pas pressuriser les membres de son équipe et respecter la vie privée de chacun.

4. Participer à l’isolement des équipes

Un manager trop virtuel perd le contact avec ses collaborateurs et collaboratrices qui se sentent isolées. « Ne pas être disponible, ne pas être joignable en cas de problème est une erreur à éviter absolument car l’équipe ne se sent plus soutenue, pas accompagnée », énonce Bertrand Déroulède. 

De même, tout gérer par mail, ou par Slack, donne l’impression d’être inaccessible et déshumanise la communication avec son équipe. À distance, le manager doit faire des points réguliers et réserver des plages de disponibilité à ses collaborateurs et collaboratrices. Prendre des nouvelles de chacun régulièrement permet d’humaniser les relations et de garder un contact de qualité, nécessaire lorsqu’on travaille à distance. C'est essentiel pour travailler le sentiment d'appartenance des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi repérer les signaux faibles d'un quelconque malaise ou d'un burn-out.

5. Ne pas poser de règles claires

Un cadre doit être posé et accepté de tous. « Des règles communes à suivre en cas de problème, ou si le manager n’est pas joignable, doivent être intégrées par tous les membres de l’équipe. Ces règles doivent être révisées régulièrement pour qu’elles collent le plus possible aux conditions de travail de chacun », résume Bertrand Déroulède.

6. Ne pas être agile, manquer de réactivité

Un manager qui attend une semaine pour régler un problème manque de réactivité, qualité incontournable lorsqu’on travaille à distance. « Manager à distance demande beaucoup plus d’agilité qu’en présentiel », fait remarquer l’expert Cegos.

7. Le manque de retour sur expérience

« À distance, certains collaborateurs et collaboratrices travaillent sans que les autres soient au courant de leurs avancées sur les projets en cours. Et comme il n'y a pas les rendez-vous habituels à la machine à café, c'est au manager d'agir. Le manager à distance est comme un aiguilleur du ciel ! Il doit faire converger l’expérience de chacun dans un seul endroit pour que cela soit connu de tous. Il a un vrai rôle de valorisation de l’expérience de chacun. Le manager à distance est un facilitateur de contacts entre tous les collaborateurs et collaboratrices de son équipe », affirme Bertrand Déroulède.

« Lorsque vous managez à distance, ce n’est pas ce que vous faites qui compte le plus, mais comment cela est perçu par les membres de votre équipe », résume Bertrand Déroulède. Les malentendus sont potentiellement plus nombreux, raison pour laquelle le manager doit redoubler d’attention envers son équipe.

Le rôle de la formation dans le management d'équipe à distance

Face à la montée en puissance des équipes hybrides, les managers doivent acquérir de nouvelles compétences pour réussir leur mission. La formation joue un rôle essentiel dans cette montée en compétences, notamment sur les aspects collaboratifs et humains du management à distance.

Chez Cegos, notre formation sur le management à distance fournit aux participants des outils pour fédérer, favoriser la cohésion et permettre les échanges avec les équipes même à distance. Les apports théoriques se conjuguent avec des mises en situation concrètes pour expérimenter les bonnes pratiques : définir son mode de mode de management à distance, adapter son management à la maturité des collaborateurs, mener un entretien annuel à distance, animer une réunions à distance.

Les astuces pour créer une relation de confiance à distance

Les ajustements ci-dessus ne porteront cependant leurs fruits qu’à une condition : travailler en confiance et résister à la tentation du micromanagement.

« Rappelons que la confiance repose sur deux piliers, indique Claude Garcia-Zunino : le relationnel et un cadre clair. La fréquence et la qualité de la relation individuelle avec le collaborateur sont primordiales : le manager agit et réagit et réalise des feedbacks réguliers, félicite ou recadre, prend des nouvelles… » insiste-t-elle.

Il n’est pas question de perdre de vue un membre de son équipe sous prétexte qu’il est autonome, tout comme il n’est pas concevable de contrôler en permanence ce qu’il fait.

Pour cela, le manager doit poser des rituels hebdomadaires, mixer les formats et s’appuyer sur les outils à sa disposition : points téléphoniques, moments collectifs de convivialité à distance et entretiens individuels. Il doit aussi libérer la parole : « As-tu des difficultés, as-tu besoin d’aide, as-tu du retard sur le rétroplanning que nous avions acté ? Si oui, cherchons les solutions ensemble. »

Travailler ainsi sur les piliers de la confiance permet de contourner de nombreux biais du travail à distance. Cela permet de préserver le lien tout en se détachant du besoin de contrôle, responsabilise, fluidifie la communication et tout le monde gagne en sérénité !

Comment fédérer une équipe à distance ?

Dernier défi pour un bon management à distance : garder intact le collectif.

Plus encore qu’en présentiel, l’esprit d’équipe devient un enjeu essentiel. Il y a un réel risque de perte de sens lorsque l’on se sent isolé au sein de l’équipe, de démotivation lorsque l’on perd ses repères, de perte d’entrain à force de travailler en solo et pour finir de délitement du sentiment d’appartenance.

Le manager doit donc compenser de façon très concrète l’absence de contact. Ses objectifs : le renforcement de la bienveillance et la convivialité au sein de son équipe. « Il a pour mission d’organiser et planifier l’informel, puisque celui-ci ne peut plus se produire de la même manière » plaisante Claude Garcia-Zunino.

Pour y parvenir, le nouveau positionnement de coach évoqué plus haut deviendra une seconde nature :

• Organiser des team building en digital, lancer des défis (faire intervenir un conférencier, proposer un temps de jeu, un concours de photo)
• Animer et égayer son équipe au moyen de sondages, de quizz ludiques (comment était votre semaine ? À quel membre de l’équipe voulez-vous dire merci ce mois-ci)
• Ne pas perdre une occasion de responsabiliser : impliquer (ou au moins écouter) dans les décisions liées à l’organisation de l’équipe, de choix d’outils…

On ne le dira jamais assez : jouer la carte de l’émotionnel, humaniser les relations en se montrant attentif et bienveillant, oser l’humour. Vous l’aurez compris, le management à distance requiert des compétences relationnelles, émotionnelles et organisationnelles hors-normes. « Il a beaucoup à apprendre, dans un contexte où les pratiques de travail continuent d’évoluer. Il faut savoir être inventif pour proposer un leadership positif et efficace », résume Claude Garcia-Zunino.

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Ecrit par

Laetitia Cognie

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