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Votre budget de projet est de 150000€, et vous accostez à 151000€. Faut-il vous pendre au pilori ou au contraire vous ériger une statue de héros dans le hall de l’entreprise ?
Tout dépend d’un facteur clé dans la définition des objectifs de votre projet : l’intégration (ou non intégration) de tolérances.
Les tolérances, qu’est-ce que c’est ?
Les tolérances correspondent aux déviations admissibles au-delà et en-deçà des objectifs du plan de projet, et qui ne nécessitent pas d’en référer au niveau supérieur.
Par exemple, si vous disposez d’une tolérance de -10% à +10% par rapport à votre fameux budget de 150000€, cela signifie que vous pourriez le livrer avec 15000€ de budget additionnel, tout en considérant que c’est un succès.
Les tolérances peuvent être déclinées sur 6 domaines différents :
- Durée : variation positive ou négative de temps par rapport aux dates d’achèvement cibles ;
- Coûts : variation positive ou négative des coûts par rapport au budget prévu ;
- Qualité : variation positive ou négative par rapport à l’objectif de qualité (par exemple, un format cible de produit de plus ou moins 3 cm) ;
- Périmètre : variation admissible des produits du plan (entre ceux qui doivent impérativement être livrés, et ceux qui sont simplement souhaitables) ;
- Risque : limites par rapport aux risques cumulés du plan, ou à une menace individuelle ;
- Bénéfice : variation positive ou négative par rapport à l’objectif identifié dans votre plan d’affaires ;
Cela permet de définir clairement la « redevabilité » de chaque niveau :
- La Direction de l’Entreprise définit les exigences et les niveaux de tolérance globaux pour le projet ;
- Le Comité de Pilotage du projet exerce un contrôle général au niveau projet, et alloue au chef de projet des tolérances pour chaque phase/séquence du projet ;
- Le chef de projet assure le contrôle d’une phase/séquence, dans les limites de tolérance établies par le comité de pilotage de projet.
- Le chef d’équipe a le contrôle d’un lot de travaux, mais ne doit pas sortir des tolérances convenues avec le chef de projet.
Chacun des 3 niveaux inférieurs (Comité de Pilotage, chef de projet et chef d’équipe) est tenu d’alerter le niveau supérieur si les tolérances convenues risquent d’être dépassées… et de ne pas l’alerter dans le cas inverse !
Un vecteur de responsabilisation et de maîtrise des risques
Le principe de tolérances réduit la charge de travail des cadres dirigeants, sans supprimer leur contrôle, dans la mesure où les niveaux inférieurs prennent eux-mêmes des décisions dans la limite des tolérances qui leur sont fixées.
C’est également une occasion qu’on donne aux équipiers de faire « mieux que prévu ». En effet, on s’intéresse autant aux facteurs qui pourraient permettre au projet de terminer plus vite, avec moins de budget, une meilleure performance… qu’aux facteurs qui pourraient dégrader ces paramètres.
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