Assurer une veille sur l’actualité de la paie est essentiel pour les gestionnaires de paie. Cela permet de garantir la conformité légale des bulletins de salaire, et tellement plus encore ! La tâche est lourde. Mais pour rester à jour, voici plusieurs pistes et moyens de ne rien manquer.
Pourquoi est-ce essentiel de faire une veille quand on est gestionnaire de paie ?
Non seulement c’est un sujet évolutif, mais c’est un sujet sensible. « Assurer une veille efficace sur l’actualité de la paie, c’est garantir la conformité légale des bulletins de salaire et éviter des erreurs qui peuvent coûter cher à l’employeur », analyse Catherine Robin, consultante de l’Offre et de l’Expertise sur la paie chez Cegos.
Des erreurs observées sur une fiche de paie peuvent générer une perte de confiance des salariés envers le service paie et les ressources humaines. Des litiges importants exposent l’entreprise à des recours aux prud’hommes, une dégradation du climat social, voire à des redressements de l’URSSAF dès lors que la législation n’est pas appliquée correctement.
Organisatrice de la Journée de la Paie, notre experte sait combien l’actualité paie évolue souvent. « Quasiment chaque semaine, il y a des nouveautés, comme l’a montré l’actualité récente, observe-t-elle. Entre la nouvelle mention du montant net social, le bulletin de paie rénové, l’apparition de nouveaux types de congés ou la suppression de l’impact de la maladie sur l’acquisition des congés payés, il faut sans cesse rester vigilant. »
Sans oublier la déclaration sociale nominative (DSN) à établir tous les mois. « Chaque année, il y de nouvelles mentions à ajouter. Et il faut donc élargir son domaine d’expertise pour intégrer certaines déclarations qui jusqu’alors ne faisaient pas partie du domaine paie. »
Où trouver l’information et comment la vérifier ?
Heureusement, ces informations existent pour qui sait où les chercher. « Il faut multiplier ses sources pour ne rien manquer, poursuit Catherine Robin. On peut commencer à s’inscrire à des newsletters et prendre un abonnement à une publication spécialisée ». Parmi les titres de référence, on citera par exemple le Groupe Revue Fiduciaire.
La configuration de sa page d’actualité Google, avec la programmation d’alertes sur des mots et expressions tels que "actualité paie", "Urssaf" ou "cotisations sociales" est aussi un plus. « À chacun sa méthode de veille. D’autres préfèreront des outils de curation pour regrouper des flux rss via des agrégateurs de contenu comme Feedly ou Flipboard. »
Mais quel que soit le support choisi, une vigilance s’impose. « Il faut vérifier les dates de mise à jour des publications et recouper ses sources. » Pour s’assurer d’une date ou d’une précision, un gestionnaire de paie s’en remettra aussi in fine à des sites de référence comme Légifrance (le service public de la diffusion du droit), le site de l’Urssaf, le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale ou Net-entreprises (le portail officiel des déclarations sociales).
S’imposer une routine pour ne rien manquer
« L’important est de s’imposer une discipline et une routine toutes les semaines », suggère Catherine Robin. On veillera à lire ses newsletters et à consulter certains sites régulièrement. « Selon la taille de l’entreprise, la mission de veille peut aussi tourner dans le service avec une restitution de l’info lors des réunions hebdomadaires. »
Rien de tel que d’échanger avec ses collègues, ou dans son entourage professionnel, pour rester à niveau. En cela, même les réseaux sociaux sont une bonne source de contenus. « Sur LinkedIn, Nicolas Raymond, le directeur de la rédaction Sociale/Paie Revue Fiduciaire, publie régulièrement sur les dernières actualités de la paie. Vincent Hagenbourger DAF & juriste passionné de droit social/RH propose une approche plus visuelle avec ses infographies. On peut aussi trouver des groupes de gestionnaires de paie comme Pratique de la paie et même des créateurs de contenu sur la question sur YouTube ! »
Enfin, pour une approche plus conviviale et échanger avec ses pairs, on peut participer à des webinaires et formations sur ces sujets.
Impliquer d’autres collègues sur le sujet
Mais l’intérêt pour ces questions doit-il se limiter aux gestionnaires de paie ? Pas si sûr. « D’autres acteurs de l’entreprise auraient intérêt à faire de la veille sur ce sujet, suggère Catherine Robin. Elle devrait aussi concerner les responsables RH, voire les responsables des rémunérations et avantages sociaux ou, les DAF et même certains chefs d’entreprise dans les plus petites structures. »
Bien sûr, chacun a intérêt à ce que l’entreprise soit à jour avec la législation. Mais notre experte y voit un argument supplémentaire. « Tout ce qui touche à la paie est un levier de négociation salariale. Les changements de cotisations peuvent impacter les frais professionnels par exemple, avantages en nature, voiture et autres notes de restaurant. Cela permet de discuter avec des salariés ou candidats en toute connaissance de cause. »
