Travailler ensemble : 5 étapes pour une collaboration efficace en entreprise

Savoir travailler ensemble est clé pour la réussite d’une entreprise. Et encore plus quand elle se veut agile. L'efficacité du travail en équipe, que ce soit en présentiel ou à distance, est à développer afin qu’une organisation reste flexible, innovante et compétitive : elle profite autant aux employés, plus engagés et épanouis, qu'à la performance globale de l'entreprise. Alors, comment bien travailler ensemble à tous les niveaux ? Voici cinq étapes à considérer pour s’assurer une collaboration au top.

1. Comment mieux travailler ensemble grâce aux bons processus ?

Collaborer est un comportement naturel chez l’être humain. Si certaines personnes ne collaborent pas efficacement dans une organisation, c’est souvent à cause des obstacles créés. Cela peut être des tâches administratives trop lourdes ou une approche pyramidale stricte.

Il faut commencer par supprimer ces barrières pour encourager la collaboration. Ensuite, il est important de créer un environnement qui la favorise. Par exemple, adoptez des espaces de travail ouverts avec des zones de collaboration, proposez des horaires flexibles et des options de travail à distance.

Côté management, il est crucial que les managers et les chefs de projet coopèrent entre eux pour améliorer la coordination à l’échelle de l’entreprise.

Parfois, les managers attendent des collaborateurs qu’ils soient des super-héros. Il peut y avoir beaucoup de pression, surtout pour les plus compétents. Ils finissent par crouler sous le poids des responsabilités et quittent l’entreprise. À la place, offrez à vos talents l’espace, l’autorité et les outils nécessaires pour collaborer avec les autres.

2. Créer une culture d’ouverture et de coopération

Avoir les bons processus est important, mais il est également essentiel de cultiver une culture de la collaboration. La direction générale joue un rôle clé dans l’instauration de cette culture. Elle doit en encourager et récompenser les comportements, explicites et implicites, qui incitent à travailler ensemble.

Mettre en place des comités inter-départements peut également renforcer un environnement collégial.

Les collaborateurs et collaboratrices sont plus heureux et motivés lorsqu’ils se sentent intégrés à une équipe, notamment lorsqu’ils travaillent à distance. Cela contribue également à leur fidélisation, et bénéficie à la stabilité ainsi qu'à la croissance de l’entreprise.

Chez Cegos, nous aimons mettre en pratique nos principes : nous valorisons les efforts collaboratifs au sein du groupe et avons mis en place un cadre partagé.

Les équipes de différents pays travaillent ensemble sur des projets internationaux et créent ainsi une dynamique stimulante. Cependant, ces initiatives doivent être pilotées par la direction, car elles nécessitent une coordination centrale.

3. Changer les mentalités pour mieux travailler ensemble

Si travailler ensemble n’est pas la norme dans votre organisation, il peut être nécessaire de transformer les mentalités pour que les collaborateurs deviennent plus ouverts à cette idée.

Après la pandémie, de nombreux managers ont souhaité que les employés reviennent au bureau après deux années de télétravail. Certains ont cherché à revenir aux anciennes méthodes de collaboration : tout le monde assis à son bureau sous supervision, afin de garantir que les collaborateurs travaillent sans distraction.

Cependant, cette approche ne tenait pas compte du fait que la mentalité collaborative avait évolué. Les gens souhaitaient davantage de flexibilité et de confiance, comme pendant les périodes de confinement.

Les managers doivent comprendre l’évolution des méthodes de travail et rester à l’écoute des besoins ainsi qu' aux attentes de leurs équipes. Ils doivent instaurer un cadre commun où tout le monde adhère aux pratiques collaboratives définies.

4. Développer les compétences en communication de vos équipes

La communication est une compétence fondamentale pour travailler ensemble. Elle est au cœur de toute collaboration. Une communication claire et efficace permet aux collègues de s’aligner sur des objectifs communs et de comprendre leurs responsabilités.

Cependant, de nombreuses personnes manquent des compétences nécessaires pour exceller dans ce domaine, et cela concerne aussi les cadres supérieurs.

Les équipes peuvent avoir besoin de formation pour maîtriser l’écoute active ou gérer des émotions intenses lorsqu’ils travaillent en équipe. Ces éléments ont un impact direct sur leur performance et leur moral.

Au-delà de la maîtrise de la communication, les collaborateurs doivent également montrer une volonté de communiquer et savoir comment gérer les personnes réticentes à collaborer.

5. Quels outils collaboratifs pour mieux coopérer ?

Il existe un grand nombre d'outils collaboratifs, comme Slack, Microsoft Teams, ou encore les outils de gestion de projet Trello et Asana, qui centralisent tâches, échéances et échanges d'équipe. Face à cette offre, les managers peuvent se sentir dépassés.

Cependant, il est important de ne pas se laisser séduire par les dernières tendances et de ne pas introduire constamment de nouveaux outils. Pourquoi ? Parce que les collaborateurs sont à l'aise avec les outils qu'ils utilisent déjà, et apprendre à en maîtriser de nouveaux demande du temps — au risque de générer une véritable surcharge collaborative si les canaux et les outils se multiplient sans cadre clair.

Assurez-vous qu'un nouvel outil apporte un avantage clair avant de l'introduire. Sinon, il vaut mieux former vos équipes à utiliser les outils existants de manière plus efficace, en s'appuyant sur quelques bonnes pratiques simples : instaurer un rituel d'équipe régulier (réunion de synchronisation courte, point hebdomadaire), formaliser les rôles et responsabilités de chacun, et pratiquer un feedback régulier pour ajuster les méthodes de travail. Beaucoup de collaborateurs ignorent certaines fonctionnalités des outils qu'ils utilisent déjà, notamment pour organiser des appels vidéo ou suivre un plan d'actions partagé.

Il en va de même pour l’IA. Nous sommes encouragés à utiliser des outils d’intelligence artificielle générative pour réduire les tâches répétitives et accroître notre productivité. Si cela se révèle bénéfique, tant mieux. Mais, là encore, formez correctement vos équipes à leur utilisation et introduisez ces outils uniquement si leur utilité est évidente.

Cet article a été écrit par Chiara Barbieri, Experte senior Leadership au sein de Cegos Italia, pour la rubrique L&D Insights sur Cegos.com : 5 steps towards effective collaboration

FAQ Le travail en équipe : les questions que vous vous posez

Que signifie collaborer et travailler en équipe ?

Collaborer signifie mettre en commun des compétences, des informations et des actions pour atteindre un objectif partagé. Le travail en équipe suppose également une répartition claire des rôles, une communication régulière et une responsabilité collective sur le résultat.

Quels sont les synonymes de collaborer et coopérer ?

Les principaux synonymes sont collaborer, coopérer, faire équipe ou encore s'associer. Chacun décrit une nuance légèrement différente de la mise en commun des compétences au sein d'un groupe.

Quels sont les avantages et les inconvénients du travail en équipe ?

Le travail en équipe permet de croiser les compétences, de mieux résoudre les problèmes et de renforcer l’engagement. Mal organisé, il peut toutefois multiplier les réunions, ralentir les décisions ou rendre les responsabilités moins lisibles.

Pourquoi travailler ensemble ?

Travailler ensemble permet de combiner les savoir-faire de chacun, de trouver un meilleur moyen de résoudre les problèmes collectivement, et de renforcer l'engagement des employés. Les retours d'expérience montrent que les équipes qui collaborent bien innovent davantage et retiennent mieux leurs talents.

Comment travailler ensemble face aux défis de l'intergénération ?

La clé consiste à instaurer une règle commune de communication, à valoriser les soft skills de chaque génération (mentorat croisé, écoute active) et à s'appuyer sur des nouvelles personnes ou de nouveaux membres du groupe pour casser les habitudes figées.

Pour aller plus loin sur cette thématique :

• Intelligence collective : produit-elle toujours de l’intelligence ?
• Réparer la relation après un conflit avec la méthode ABC
• Coordination et coopération : les leviers d’un management transversal performant
• Intelligence collective : l’arme secrète pour des équipes performantes
• Esprit d’équipe : 5 règles pour être le/la manager qui fédère
• Comment le consultant en organisation améliore la collaboration
• Coopération et conflits au travail

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