Comment utiliser l’intelligence artificielle pour gagner en efficacité au travail ?

L’IA peut faire peur à certains et à certaines. Or, ses utilisateurs et utilisatrices estiment gagner 38 % de productivité et d’efficacité grâce à elle ! Bien comprise et maîtrisée, l’intelligence artificielle peut devenir une alliée pour les salariés comme pour les entreprises. Mais comment utiliser l’IA au travail de façon pertinente ? Voici un tour d’horizon des tâches pour lesquelles l’IA peut vous faire gagner du temps.

Au début de ses formations, Hélène Couderc, consultante et formatrice en IA chez Cegos, présente souvent le Baromètre 2024 de l’Ifop pour Talan pour introduire le sujet de l'utilisation de l'IA générative chez les Français. "Près de 70 % des 18-24 ans utilisent déjà personnellement l’intelligence artificielle contre seulement 47 % des 25-34 ans, et 22 % des 35 ans et plus. Je me retrouve souvent face à des personnes dont les enfants utilisent déjà l’intelligence artificielle, mais qui, de leur côté, ne savent pas par où commencer".

Pour cette experte, il faut commencer par évacuer certaines idées reçues. « Tout d’abord, beaucoup se demandent si leur travail est menacé, s’ils vont être remplacés. Or, je leur explique d’emblée que c’est juste une autre façon de travailler, qui transforme l’organisation du travail mais ne la remplace pas. » Selon la même étude, 38 % des utilisateurs estiment gagner en productivité et en efficacité grâce aux IA génératives, dans les entreprises comme à titre individuel.

À charge, toutefois, pour chacun de se former. « Certaines directions informatiques sont encore frileuses. Si l'on n’a pas le choix, il existe d’excellents contenus sur Youtube. Mais idéalement, il vaut mieux suivre une formation avec son entreprise. » Car le recours à l’IA requiert certaines précautions, notamment autour de la protection des données personnelles et du respect des règles de confidentialité, encadrées en Europe par le règlement européen sur l’IA. « Je fais souvent une analogie avec la voiture. C’est très utile, mais cela peut être aussi dangereux. Il faut connaître le code de la route. » Et en l’occurrence, un code qui évoluera encore souvent…

Utiliser l’IA au travail pour la création de contenu

À ce jour, ChatGPT d’OpenAI reste l’outil privilégié par 66 % des utilisateurs, devant Gemini de Google, Adobe Photoshop IA ou Bing Copilot de Microsoft. Ces chatbots d’IA et autres systèmes d’IA deviennent de véritables assistants conversationnels au quotidien. Mais dès que l’on sait naviguer sur ces outils d’IA, que de bienfaits en perspective ! « Déjà, je vois l’IA comme l’anti-page blanche », explique Hélène Couderc.

Pour rappel, l’intelligence artificielle dite générative s’appuie sur des modèles de langage entraînés sur d’immenses volumes de données. Elle permet de générer des textes, des images, des vidéos ou des codes à partir d’une demande textuelle humaine. « C’est comme si on avait un super collègue avec qui discuter pour brainstormer », poursuit notre spécialiste.

Seul impératif : savoir rédiger un prompt, c’est-à-dire savoir demander à l'IA ce dont on a besoin et lui définir un rôle, une mission et un contexte. Les experts et expertes Cegos ont d’ailleurs conçu la méthode DIALOG pour améliorer la performance d’une conversation entre les humains et la machine. Cette méthode permet d’adopter les bons réflexes et de respecter quelques étapes.

Lire aussi : Notre méthode en 6 étapes pour dialoguer avec l’IA

« L'IA est un très bon outil pour préparer une présentation d’une dizaine de slides sur un sujet. Je peux commencer par exposer ma mission et interroger l’IA sur des idées d’articulation et de plans. »

C’est le début d’un véritable échange. « L’IA va produire une première version et on va lui demander de développer certaines parties, des exemples et surtout de citer ses sources. »

Côté illustration, l’IA va stimuler la créativité et apporte des idées de visuels et de vidéos par exemple. « C’est un alter ego qui vous aide dans votre réflexion. Mais l’utilisateur garde la main et va recadrer constamment la machine, notamment en faisant attention à certains biais. »

Comment se soulager de tâches fastidieuses ou répétitives du quotidien avec l’IA

Les Français et Françaises qui utilisent les IA génératives sont vite convaincus de leurs bénéfices, et 80 % en recommanderaient d'ailleurs l’usage à leurs proches. « Dès que l’on comprend que ces outils peuvent libérer du temps de cerveau pour d’autres tâches répétitives, on est convaincu. » Pour tout salarié, cela se traduit par une réelle réduction de la charge de travail. Hélène Couderc cite un exemple qui parlera à beaucoup. « Prenez un compte rendu de réunion que personne ne veut faire, sourit-elle. Après une réunion en visio sur Teams, l’IA peut générer une transcription et une synthèse. C’est encore et toujours perfectible, mais cela facilite le travail. »

Autre exemple courant : se faire accompagner par l’IA pour gérer son flux d’e-mails. « L’intelligence artificielle peut faire la synthèse de longs e-mails ou hiérarchiser les messages selon des critères définis. » Ce sera aussi un assistant pertinent pour tous ceux que la rédaction d’e-mails angoisse, soit parce qu’ils ont peur de faire des fautes d’orthographe ou qu’ils trouvent cela fastidieux. » Là encore, il ne faut pas prendre le texte produit pour argent comptant. « Il faudra parfois raccourcir les phrases et rajouter des éléments. Mais ce sera moins chronophage. »

Certains logiciels bureautiques ont déjà intégré cette dimension et permettent de personnaliser l’expérience client, un atout précieux pour les équipes de service client. « Copilote Pro ajoute une brique e-mail à tous ces outils et permet de rédiger des réponses ultra personnalisées et pertinentes. » Le programme génère des réponses basées sur le contenu professionnel du client, combine ce contenu avec le contexte de travail de l’utilisateur et peut même se nourrir d’échanges de courriels précédents qu'il a eus sur un sujet.

L’intelligence artificielle comme outil d’optimisation et de planification

Plus on se forme, plus les possibilités sont nombreuses. « L’optimisation et l’automatisation représentent un niveau essentiel de l’IA », poursuit Hélène Couderc. Dans la tendance actuelle chaque logiciel a sa propre brique IA, un véritable système d’IA intégré. Il y a beaucoup d’automatisations possibles à partir de tableaux Excel par exemple, ce qui suppose parfois une redéfinition des workflows existants. » Concrètement, ces outils permettent une véritable maintenance prédictive et facilitent la décision grâce à une analyse rapide des informations disponibles. « Grâce à la puissance de calcul et de traitement de données de l’IA, cela donne des tâches d’analyse de fichiers et des gestions des chiffres très utiles. »

Plus vous donnerez d’informations à l'IA, plus elle personnalisera vos échanges. « Avec l'IA dans le secteur de la vente, vous pouvez pousser des offres vraiment personnalisées en fonction des informations récupérées sur les acheteurs », ajoute notre experte. On pourra même encore davantage personnaliser les échanges en rappelant un incident précédent et s’assurer qu’il a été résolu. « On a énormément de façon de tracer l’expérience client et de s’en servir. »

Pour un manager, c’est aussi un formidable outil de suivi et d’accompagnement de ses équipes. « Cela marche très bien avec les chiffres de vente par vendeur. L’intelligence artificielle peut déterminer les produits-phare vendus par exemple et suggérer des ajustements. » Mais les bénéfices ne sauraient se limiter au secteur de la vente. « Pour n’importe quel manager, c’est aussi un outil de ressources humaines pour suivre les besoins de formations de ses salariés ou même juste pour gérer les congés en fonction de chacun et des besoins des équipes. »

Se servir de l’IA comme aide à la décision : quel impact sur l’emploi ?

Finalement, il faudrait voir l’IA comme une formidable aide à la prise de décision. « En amont, dans le cadre d’une activité de veille, l’IA pourra lire des études de marché ou des livres à notre place et résumer de longs documents pour aider l’utilisateur à se forger une opinion sur un sujet. » Mieux encore, une fois sa synthèse terminée, on pourra demander à la machine de pointer les forces et les faiblesses d’une approche. « Grâce à l’IA, on peut développer davantage de sens critique et aborder une problématique autrement, ce qui vient aussi transformer l’organisation du travail. On peut demander à la machine des arguments dans un sens, puis dans le sens contraire. »

D’où vient la force de l’intelligence artificielle ? « Ces technologies ont été entraînées et nourries sur énormément de sujets. Sur la RSE par exemple, beaucoup de choses ont été produites. Dès lors, l'IA peut formuler des propos nuancés en fonction de la taille de l’entreprise. Bien sûr, c’est vertigineux, mais Hélène Couderc invite chacun à se lancer progressivement. « La première question à se poser est de savoir quel est l’intérêt principal de l’IA pour mon métier pour, ensuite, maîtriser le bon outil et savoir prendre certaines précautions. »

Une approche d’autant plus nécessaire que ces nouvelles compétences techniques seront bientôt indispensables au moindre CV. « Mais cela fera aussi partie des soft skills qu’on demandera aux futurs salariés, insiste notre experte. Il ne faudra jamais oublier que l’homme et son esprit critique garde la main, notamment face au risque de biais que la machine peut produire. Un employeur appréciera dès lors la maîtrise technique, mais tout autant le recul et l’esprit critique sur ce qui est produit par la machine. » Bien utilisée, l’IA ne menace donc pas l’emploi : elle vient transformer la façon de travailler, à condition d’accompagner chaque salarié dans cette évolution.

Pour que ces nouveaux usages deviennent des réflexes professionnels, les organisations doivent accompagner la digitalisation des service formation et proposer des ressources directement mobilisables dans le travail quotidien.

Une nouvelle "révolution industrielle" qui promet de bouleverser notre quotidien professionnel… dans le bon sens du terme.

Lire aussi : Managers : les 5 tâches à déléguer à l’IA

FAQ — Utiliser l'IA au travail

Comment fonctionne l'IA ?

L'intelligence artificielle générative repose sur des modèles de langage entraînés sur d'immenses volumes de données. Elle analyse une demande (le « prompt »), puis génère une réponse — texte, image, code — en s'appuyant sur les régularités apprises durant son entraînement.

Est-il acceptable d'utiliser ChatGPT au travail ?

Oui, à condition de respecter la charte informatique de l'entreprise, de ne jamais transmettre de données personnelles ou confidentielles dans les prompts, et de systématiquement vérifier les réponses générées avant de les exploiter.

Quels sont mes droits en tant que salarié face à l'IA au travail ?

Tout salarié a le droit d'être informé si ses données personnelles sont utilisées dans un système d'IA, et l'entreprise a l'obligation de le former avant de lui imposer un nouvel outil. Le règlement européen sur l'IA renforce ce cadre en interdisant certains usages, comme la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail.

Quelle est la meilleure IA pour le travail ?

Il n'existe pas d'outil universel : ChatGPT reste le plus utilisé pour la génération de contenu, Copilot s'intègre nativement dans les outils Microsoft 365, et d'autres solutions se distinguent selon les besoins (analyse de données, création visuelle, etc.).

Pour aller plus loin sur cette thématique :

• Formations IA – Cegos
• Formation : utiliser l’IA pour gagner en productivité
• IA pour les managers
• IA et ressources humaines
• IA générative et production de contenu
• Excel : 24 raccourcis (souvent méconnus) pour gagner du temps

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Ecrit par

Céline Chaudeau