Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes - astuce

Nous connaissons tous ces réunions cycliques qui ont le même ordre du jour, se déroulent à une même date ou un même jour, au même endroit, animées par la même personne, où chacun se met à la même place et où il ne se passe… rien de neuf, ou pire, rien.

Alors que nous devrions échanger, parler, discuter, partager, bref, être ensemble, nous attendons notre tour et que cela finisse. Ces réunions dont un objectif implicite est l’échange et la cohésion, se réduisent à des réunions aux objectifs explicites d’information, certes, mais désincarnée.

Aujourd’hui encombrantes, démotivantes, obligatoires, leur bonne raison d’être a disparu derrière le poids d’une sorte de « clonage » qui a finit par éteindre tout intérêt à notre présence.

Le bon sens nous dit qu’il est vain de faire toujours la même chose et de s’attendre à des résultats différents.  Il s'agit alors de mettre en place certaines des astuces pour casser la routine.

Astuce n°1 : Changer quelques choses !

Nous avons de bonnes raisons de ne rien changer ; la première est que le changement risque de changer des choses ! Et avant de réfléchir à de qui pourrait, si ce n’est changer radicalement – au moins varier, nous nous campons sur toutes les bonnes raisons qui font que cela n’est pas possible, ou difficile, ou que « ça ne passera pas ».

Pourtant, ça et là, dans de grandes et moins grandes entreprises, des managers ou animateurs de réunions ont osé mettre en œuvre des variations qui ont pu, à les entendre, nourrir de nouveau quelques-unes de leurs réunions récurrentes. Il ne s’agit pas de révolutions, mais de variations, c'est-à-dire des changements partiels, mineurs, mais dont l’impact est réel. Pour être averti(e) de la prochaine astuce, abonnez-vous aux alertes.
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Changer de  lieu

Où pourrions-nous nous donner rendez-vous (quitte à migrer ensuite vers une salle appropriée) ? Pour quoi (dans quel but) ne pas se poser la question ?

Témoignages :

« Le lundi matin, c’était d’abord le récit du week-end devant la machine à café et seulement ensuite le « oupse ! j’ai réunion ! ». Alors j’ai décidé de conserver l’heure de réunion mais devant la machine à café d’abord, avant d’aller tous dans la salle. Cela a surpris, dérangé certains. Mais à l’usage, nos réunions sont devenues moins formelles, plus chaleureuses, et surtout il n’y a plus eu de retardataires ! »

« La réunion « Avancement de Projet … » avait toujours lieu Bâtiment C, au troisième étage, chez les cols blancs. Et puis elle a migré à l’atelier, puis au bureau d’études, puis à l’entrepôt, etc… Et ce fut l’occasion de se rencontrer, de s’accueillir, de mieux se comprendre. Chaque département accueillant s’est fait une fierté de montrer ses savoir-faire. »

« En regardant la carte routière, on s’est aperçu que la direction régionale n’était pas particulièrement centrale géographiquement. Les agences, réparties sur le territoire, pouvaient fort bien accueillir le Bilan Mensuel sans surcoût global de déplacement. Alors chacun a accueilli les autres à tour de rôle ; et là les équipes se sont senties vraiment impliquées. »

Changer de place

Souvent chacun se remet à une même place, et si ce n’est le cas, sa position relative par rapport au groupe reste stable. Le grand classique est le regroupement par « clochers ». Par exemple : d’un côté de la table les commerciaux, de l’autre, en face, les supports techniques ; exceptionnellement un « Stech » ira s’asseoir sur le bord « Cio » de la table et réciproquement et si cela est le cas, il s’agit d’une information non-verbale d’importance (connivence ? relation particulière ? scission au sein d’un groupe ?...) !

Plus il y a de « clochers » plus l’organisation spatiale est complexe ; les « clochers » peuvent être liés aux cultures professionnelles, auxquelles se combinent des liens spécifiques, des concurrences, des histoires anciennes, des jeux d’influence ou de pouvoir, ...

Quoiqu’il en soit, les places récurrentes contribuent largement à la récurrence de ce qui se passe pendant la réunion. Autrement-dit, faire en sorte que les places changent est plutôt efficace pour changer le déroulement de la réunion ; c’est d’ailleurs une proposition fréquente lorsque nous sommes appelés en coaching de groupe : après observation de quelques réunions, les modifications de positions relatives facilitent le rééquilibrage des échanges et désamorcent des tensions chroniques. Après tout, changer de place c’est aussi changer de point de vue, non ?

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Retrouvez les astuces 2 & 3 de notre expert :

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes grâce au changement

Remettre de l’énergie dans nos réunions récurrentes en changeant les rôles

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Comment appliquer ces changements ?

Et bien tout simplement en le proposant ; tout sera dans votre propre conviction et l’esprit et l’énergie positive que vous y mettrez. Avant de proposer un repositionnement, il est souhaitable d’avoir pris le temps d’observer les échanges, les dynamiques (ou les « éteignoirs ») de votre réunion.

Pour se situer dans cette perspective, il faut savoir que :

-       Les échanges entre personnes face à face sont potentiellement denses (positifs ou négatifs)

-       Les connivences (et apartés) entre personnes côte à côte sont potentiellement denses (pour le mieux ou pour le pire)

-       La communication entre deux personnes situées sur un même rang et séparées par deux autres personnes est faible. Une seule personne entre les deux est moins gênante.

Il est même possible d’imaginer que le changement de place intervienne de temps en temps ; le plus important est de lui donner du sens et d’en communiquer les règles. Le changement de lieu s’accompagne souvent de changement spontané de place.

Les fois où cela a marché : Témoignages(***)

« Lorsque j’ai pris la direction du département, j’étais déjà las de nos réunions hebdomadaires où tout se passait toujours comme d’habitude, quels que soient les sujets, les périodes, les enjeux. En guise d’introduction de ma réunion de prise de fonction, je l’ai dit ; tout simplement, je l’ai dit et nous avons partagé à la fois le constat et le vécu : cette réunion il n’en sort rien et c’est la barbe ! J’ai alors animé un débat à l’issu duquel l’idée a été adoptée. Les modalités ont mis un peu de temps à se stabiliser mais aujourd’hui cela fonctionne plutôt bien. »

« On a d’abord eu l’occasion de tester en formation. Cela a été surprenant. De retour dans la « vraie vie », l’essentiel du travail a été de se mettre d’accord sur les modalités. Notre stagiaire a proposé de bricoler un tirage aléatoire des places autour de la table, c’était amusant… jusqu’à ce que nous nous rendions compte que certaines configurations étaient vraiment inadaptées ; ainsi chacun a pu prendre conscience de l’impact des positions autour de la table. Aujourd’hui le petit logiciel de placement est assez sophistiqué mais nous ne le respectons pas toujours ; une certaine « conscience collective » s’est développée. »*** Les paragraphes entre guillemets sont issus de mes carnets. Strictement il ne s’agit pas de citations, mais plutôt de retranscriptions de mes propres notes, prises à la volée au cours de différentes missions. C’est pour cela qu’ils restent anonymes.

Astuce n°2 : Compléter les attendus classiques par un attendu humain

Les participants sont supposés apporter au moins leur présence à la réunion, et parfois des informations, des résultats, ... Mais que pourrait-on solliciter d’autre, qui nous touche plus, humainement parlant ? Qui pourrait d’abord créer un lien, des échanges, un peu de vie pour redonner une chaire à la réunion désincarnée.

-    une photo
du gros chantier en cours qui nous a posé tant de problème, du nouvel aménagement de l’espace, du panneau le plus rigolo du site, de la dernière super-machine installée, de la zone industrielle la plus sinistre où j’ai logé…

-    un témoignage, une histoire
quand des évènements ou des situations présentes rappellent des souvenirs, ou lorsqu’une expérience parait utile à partager, pourquoi ne pas le faire ?

-    une idée
originale ou pas d’ailleurs ; pour faire face à un problème ; pour améliorer quelque chose, même d’anodin (la position de la machine à café et de sa poubelle par exemple)…

Peu importe. L’essentiel est la sincérité de la demande, son cadrage en termes de contenu, de tonalité, de durée, et de solliciter sans imposer : le partage ne se commande pas, il s’offre ; et commencer soi-même la série n’est pas une mauvaise idée si le contenu choisi parle d’eux.

Prévues dans l’ordre du jour et d’une durée cadrée, ces « brèves humaines» pourront donner de la chair à une réunion jusque-là mécanique, désincarnée.

Les fois où cela a marché : Témoignages(***)

 « Nos réunions hebdomadaires étaient devenues pesantes, mécaniques, désinvesties. Nous avions de l’information descendante, mais nous perdions de l’énergie à la supporter. Alors j’ai pris quelques photos pendant la semaine, et à la réunion suivante j’ai commencé par raconter, en projetant mes photos, ce qui m’avait le plus surpris quand j’étais arrivé dans l’entreprise, et ce que j’avais appris à leur contact. Je crois que j’ai démarré en disant : « j’ai envie de vous dire quelque chose », parce que c’est devenu une phrase rituelle lorsque quelqu’un intervient ; pas à chaque réunion, mais régulièrement nous avons des choses à nous dire. »

Et de temps en temps, inviter une personne extérieure au groupe de réunion, quelqu’un qui représente quelque chose pour le groupe et qui accepte de se prêter au jeu de la rencontre.
 « J’ai décidé d’inviter le responsable maintenance de la région voisine. C’est un ancien collègue, il a accepté. Mon équipe a pu confronter « ses malheurs » à une autre réalité ; cela a remis un peu de perspectives à nos réunions ; et puis ils ont voulu rendre la visite et nous avons organisé une rencontre entre les deux régions six mois plus tard. L’occasion de partager les expériences et d’en tirer du positif ! » Pour être averti(e) de la prochaine astuce, abonnez-vous aux alertes.
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Astuce n°3 : Changer les rôles

D’habitude, qui fait quoi ? Changeons cela régulièrement !

D’une part d’un point de vue fonctionnel : y a-t-il un gardien du temps ? de l’ordre du jour ? de la réalisation du compte-rendu ? et bien partageons, échangeons nos rôles ! Et pourquoi pas aussi le rôle d’animateur de réunion.

Les fois où cela a marché : Témoignages(***)

 « Si cela ne vient pas du groupe, ou si des personnes le vivent comme une charge supplémentaire, cela ne peut pas marcher. Il faut trouver un point commun entre la personne et le rôle qui lui est attribué, ou qu’elle s’attribue elle-même. J’ai commencé par demander « pour qui est-il important de finir à temps ? » et la première personne qui s’est montrée a accepté d’être gardien du temps. A chacune de ses alertes, je disais « où en sommes-nous globalement ? », puis « qui peut le noter ? » et petit à petit les rôles ont tourné. A une autre occasion, j’ai profité d’un évènement exceptionnel dans un service pour laisser son représentant animer une partie de la réunion… et cela a fait école : les représentants proposent eux-mêmes d’animer telle ou telle partie dès lors qu’il ont quelque chose d’important à dire ou à faire passer. Il n’y a rien d’obligatoire, c’est juste du bon sens partagé. »

D’autre part il est possible, sur certains sujets, d’utiliser la méthode d’Edward de Bono(*) des 6 chapeaux, ou une variante. En voici les principes : il s’agit de séquencer les modalités d’expression du groupe sur un sujet donné. Par exemple : on ne parlera plus que des perspectives positives (optimisme), tout autre apport est interdit à ce moment-là ; puis on n’évoquera plus que les risques (rationnel négatif), tout autre apport est interdit à ce moment-là ; puis on évoquera les idées concrètes (rationnel positif), tout autre apport est interdit à ce moment-là, puis les émotions, etc. Le fait de contraindre chaque participant à n’exprimer qu’une forme de pensée à la fois est une façon efficace de déjouer des conflits (de type « pour/contre ») et de recueillir des feedbacks de qualité.
Comment faire ?
Présenter la méthode et son bénéfice. Puis l’essayer sur un sujet anodin, avec peu d’enjeu, pour valider avec le groupe les règles, les cadres et formes de recadrages, et les bénéfices.
Certains participants se plaindront de « censure » ou de contrainte excessive à leur expression ; insister sur le fait qu’il s’agit d’une méthode et que l’expression reste libre à chaque séquence.

 « J’ai décidé d’animer suivant le principe de De Bono le jour où je devais présenter la nouvelle organisation du service. Je savais que ce changement allait déclencher des réactions vives et multiples. J’ai commencé ma réunion en le disant ; en disant que j’étais conscient qu’ils allaient réagir et qu’il me semblait important que chacun ait l’occasion de s’exprimer complètement sur le sujet. Du coup ils ont accepté de tester. Cela n’a pas été toujours fluide, mais globalement nous avons pu parler de tout, sans conflit ; et ça, pour moi, c’était important. »

En bref, pour  éviter que le triste effet de mécanique se produise, il peut être utile d’oser des « Minnovations(**)». C'est-à-dire des changements mineurs, qui peuvent eux-mêmes changer (du changement de rôles ce trimestre à l’histoire du jour le mois prochain…)  et qui auront pour mérite essentiel de redéfinir l’espace de chacun et sa place dans l’événement récurrent.

L’effet de clonage rompu, il est possible d’espérer que ces réunions réunissent effectivement leurs participants, et retrouvent leurs mérites implicites : l’échange et la cohésion. Pour être averti(e) de la prochaine astuce, abonnez-vous aux alertes.
Rentrez votre adresse e-mail   * Edward de Bono “Les 6 chapeaux de la réflexion” – Editions Eyrolles** cf Harvard Business Review - Blog  “Entrepreneurs Stop Innovating, Start Minnovating” by  Daniel Isenberg  Nov-2009
*** Les paragraphes entre guillemets sont issus de mes carnets. Strictement il ne s’agit pas de citations, mais plutôt de retranscriptions de mes propres notes, prises à la volée au cours de différentes missions. C’est pour cela qu’ils restent anonymes.

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Ecrit par

Catherine Guinet

Sa 1ère vie pro se déroule en market-com dans l’univers informatique. C’est dans ce milieu international et pluridisciplinaire qu'elle intègre la plupart des postures et méthodes de l’efficacité professionnelle. En savoir plus