Procrastination : 3 stratégies et 10 astuces pour traiter les tâches qui nous rebutent

Pascale BélorgeyManager Offre et Expertise

Une forme de procrastination concerne les tâches qui ne font pas partie de notre cœur de mission et pour lesquelles nous n'avons aucune appétence. Rien à voir avec la procrastination des dossiers de fond qui peuvent, une fois lancés, nous procurer le plaisir de la création, ni avec la procrastination des situations inconfortables dont nous percevons clairement les enjeux. Pour les tâches ennuyeuses à faible valeur ajoutée, le levier à actionner est celui de l'énergie.

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©kirstypargeter

1. La stratégie "économie d'énergie"

Le déplaisir fatigue. Les tâches que nous n'aimons pas nous prennent plus d'énergie que le travail réellement effectué. La première stratégie consiste à réduire la charge de travail réelle, une petite pilule amère étant toujours plus facile à avaler qu'une grosse pilule amère.

  • Zéro dépense d'énergie : décider de ne pas faire

L'économie la plus radicale consiste à ne pas faire la tâche du tout. Ce qui est très différent de la reporter sans cesse. Une tâche reportée continue à peser sur notre charge mentale. Nous la regardons du coin de l'œil avec une grimace de dégoût, nous la récrivons péniblement de ToDo List en ToDo List. Elle pollue nos fins de journées de sa petite voix culpabilisante... et consomme beaucoup d'énergie. Décider de ne pas la faire revient à la rayer définitivement de nos listes. Même si bien sûr ce n'est pas toujours possible, la question mérite d'être posée. Cette méthode s'applique bien aux obligations que nous nous donnons parfois pour donner aux autres une bonne image de nous-mêmes. Mais à bien y réfléchir, tous les mails valent-ils l'effort d'une réponse ?

  • Négocier le tarif de l'énergie : réduire l'ampleur du travail

Si nous ne parvenons pas supprimer la dépense, au moins pouvons-nous tenter d'alléger la note. Négocier avec notre manager ou nos interlocuteurs une réduction du travail à rendre. Par exemple, fournir des données brutes sans mise en forme en guise de reporting, ou une étude ciblée sur champ restreint et néanmoins suffisant.

  • Consolider l'isolation pour éviter les fuites d'énergie : halte au perfectionnisme !

Les tâches obligatoires mais qui ne contribuent pas directement à nos objectifs sont un excellent entrainement pour lutter contre notre perfectionnisme. Car nous risquons, sans nous en rendre compte, de les traiter avec le même soin que nous mettons habituellement à réaliser nos missions essentielles. Pour éviter cette dépense inutile, donnons-nous un temps limité strict pour les accomplir et savourons le plaisir de relever le défi de l'imperfection : procéder par grandes masses plutôt que de rechercher l'exactitude, s'interdire de corriger les coquilles en économisant une phase de relecture - pour la bonne cause, parce que nous avons mieux à faire.

  • Moderniser notre installation : automatiser

Certaines tâches récurrentes peuvent être automatisées. Cela demande un petit investissement au départ, mais nous en ressentons très vite le bénéfice. Par exemple, créer des modèles de mails pour des réponses types, qu'il suffira d'ajuster à la marge à chaque demande. Créer des listes de diffusion pour les informations envoyées régulièrement à un même groupe de personnes. Créer des feuilles de calcul avec des formules toutes prêtes. Le meilleur moment pour automatiser est lorsque nous avons cette tâche à faire. Au lieu de nous dire "j'automatiserai plus tard", profitons de l'opportunité qui nous est donnée pour nous faciliter le travail la fois prochaine. Nous nous en remercierons chaleureusement !

2. La stratégie "basse tension"

Souvent, les tâches qui nous ennuient ne sont ni créatives ni complexes. Si nous les regardons avec clairvoyance, elle sont juste ennuyeuses et c'est pourquoi nous les percevons parfois plus compliquées qu'elle ne le sont vraiment. Puisqu'elles n'offrent pas d'intérêt pour nous, faisons en sorte qu'elles ne viennent pas puiser sur nos heures les plus productives.

  • Consommer en heures creuses : s'autoriser à être moins productif

Notre rythme chronobiologique enregistre une baisse drastique d'efficacité en milieu de journée. En moyenne, cette période creuse commence vers 11h - 11h30 et ne s'achève que vers 15h - 15h30. C'est le moment idéal pour réaliser ces fameuses tâches à faible valeur ajoutée. Si nous cédons à la procrastination, c'est que nous nous berçons de l'illusion d'accomplir un travail plus utile. Soyons lucides : nous n'y arriverons pas. Dès lors, nous avons deux choix : continuer de nous escrimer sur un dossier essentiel sans avancer pour autant, ou nous débarrasser d'une tâche ennuyeuse. La deuxième option est la plus efficace. Nous aurons ensuite l'esprit à la fois plus clair et plus libre pour nous consacrer à notre cœur de mission en fin d'après-midi.

  • S'essayer au courant alternatif : instaurer un rituel

Cette stratégie s'applique bien aux tâches récurrentes fréquentes : les notes de frais, l'enregistrement des heures dépensées par projet, etc. Le rituel permet à la fois de répartir la tâche en tout petits morceaux plus digestes, de la rendre plus facile parce que nous gardons en mémoire les événements récents, et surtout, de l'accomplir sans y penser - et donc sans douleur. Cette méthode se combine très efficacement avec la précédente : nous pouvons décider d'enregistrer nos notes de frais tous les jours juste après le déjeuner par exemple.

  • Installer un onduleur : éviter sous-tensions et surtensions

Certaines tâches récurrentes sont trop espacées pour que nous les réalisions sous forme de rituel. La déclaration d'impôt, par exemple. Lorsqu'elle revient, nous avons oublié comment nous avions réussi à surmonter l'épreuve et nous anticipons le déplaisir depuis l'instant où nous recevons le courrier du Trésor Public jusqu'à la date limite de remise. Un moyen efficace d'éviter cette dépense exorbitante est de consacrer dix minutes de plus à la fin de la tâche pour formaliser clairement la méthode (où trouver les éléments, quels champs remplir, etc.). Dépensées à chaud, ces dix minutes ont un prix de revient très faible. L'année, suivante, leur valeur a décuplé.

3. La stratégie "haute tension"

La  troisième stratégie s'attaque directement à la cause de notre procrastination : le manque de motivation. Certes, la tâche n'est pas intéressante. Mais nous pouvons trouver en dehors de la tâche elle-même de quoi alimenter notre motivation.

  • Tirer un câble : redonner du sens

Une tâche obligatoire qui ne contribue en rien à nos objectifs personnels a forcément un intérêt au niveau collectif. Elle alimente probablement le cœur de mission d'une autre personne. Le tout est de remonter à la source pour bien comprendre les enjeux de la consolidation, la manière dont sont exploitées les données que nous fournissons. Si nous ne réalisons pas la tâche pour nous, nous mettrons plus de cœur à l'ouvrage en la réalisant pour le bénéfice d'une personne ou de l'entreprise. Et nous vivrons de manière plus agréable le temps passé à accomplir ce travail.

  • Utiliser une autre source énergie : changer de méthode

Si la tâche elle-même ne nous plait pas, nous pouvons retrouver de l'énergie en changeant la manière de l'accomplir. Nous préférons travailler avec d'autres personnes ? Rire en travaillant ? Travailler en musique ? Apprendre en travaillant ? Voici quelques idées pour rendre stimulante une tâche a priori ennuyeuse : faire les notes de frais en groupe et échanger des anecdotes drôles; exercer sa mémoire en apprenant des suites de chiffres, juste pour le plaisir de l'entrainement; accélérer ou ralentir en suivant le rythme de la musique... Et aussi, trouver une idée créative pour la réaliser à chaque fois de manière différente !

  • Envoyer une décharge électrique : le défi temps

Le défi temps est une manière parmi d'autres de nous remotiver à la source d'une autre énergie. Nous pouvons la combiner avec le plaisir de travailler en groupe en faisant un concours de vitesse ! L'avantage est double : nous sommes boostés et nous consacrons moins de temps à ce qui n'est pas prioritaire pour nous. Pour tirer profit de cette dernière méthode, la mise en scène a son importance : prendre pour référence le temps passé habituellement et décider du niveau de défi. Diviser le temps par deux ? par trois ? ou plus ? Ouvrir le chronomètre ou le minuteur du SmartPhone.... à vos marques, prêts ? Partez ! Le simple fait d'appuyer sur le bouton "start" cloue le bec à la procrastination.

Pour plus d'astuces, retrouvez la boîte à outils de la gestion du temps

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Ecrit par
Pascale Bélorgey
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