Gestion multi-projets : focalisez-vous sur les tâches de fond !

François DeboisResponsable Innovation

De l’observation des hamsters comme préalable à la gestion multi-projets

Cracotte.

C’est le nom de mon hamster. Il y a quelque chose de très relaxant dans le fait de la regarder manger.

Totalement focalisée sur le choix des graines les plus savoureuses, Cracotte demeure complètement hermétique à toute sollicitation extérieure. Elle juge que c’est vital pour sa survie, ne fait que ça, le fait bien, et une fois sa tâche menée à bien, elle semble tout aussi satisfaite que repue. Vous me demanderez peut-être quel est le rapport entre le régime alimentaire des rongeurs et la gestion multi-projets ?

Et bien je vous répondrai que dans l’univers de sollicitations multiples dans lequel nous évoluons, il est bon, parfois, de secracottiser… enfin, de se focaliser ! Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, je vous invite à un moment de poésie avec Miyoko Shida, qui illustre parfaitement ce concept de focalisation.

L’agenda idéal n’existe pas… quoique

Il est bon de rêver parfois, et d’imaginer à quoi pourrait ressembler notre agenda multi-projets.

Agenda multiprojets idéal

Bien sûr, cet agenda idéalisé ne saurait traduire notre réalité quotidienne (il n’y a même pas les pauses café dedans, c’est tout dire !), mais je vous propose d’en faire l’exégèse et de mettre en relief ses lignes de forces.

Sanctuariser les tâches de fond

Comme nous l’avons vu dans un précédent billet, le fractionnement d’activités du fait d’un grand nombre de tâches (coût de switch) ou de sollicitations (loi de Carlson) peut être toxique.

Il est donc conseillé, autant que possible, de travailler par séquences homogènes, notamment (et prioritairement) en ce qui concerne les tâches de fond. Ces tâches qui supposent un temps de réflexion et de production de contenu sont planifiées plutôt le matin, à un moment où notre niveau d’énergie est le plus élevé.

Canaliser les croque-temps

Pour éviter d’être sans arrêt dérangé pendant un travail sur un dossier de fond, il faut se protéger des« croque-temps », que ce soit des personnes ou des outils chronophages.

Selon la loi des séquences homogènes, il est plus efficace de traiter tous vos mails d’un coup pendant une séquence d’une heure plutôt que de les traiter au fur et à mesure dès qu’ils arrivent.

Et dans la mesure où nous ne sommes pas (a priori) payés pour répondre aux mails, il peut être bon de planifier cette activité à des moments de la journée où notre énergie est plus basse (par exemple : fin de matinée et fin d’après-midi). Vous pouvez également proposer des règles de fonctionnement aux équipiers (ex: temps de réponse à un mail d'un équipier sous 24h, donc inutile de relancer dans la 1/2 heure! / une demande = un mail, deux demandes = 2 mails/ ...).

Une autre manière d’éviter les sollicitations inopportunes est de rendre visible, dans votre agenda partagé, les moments où vous êtes disponibles pour traiter l’activité courante. Cela permettra à vos collègues de vous solliciter plus naturellement sur ce créneau précis.

Se donner un temps pour traiter les risques et imprévus

On sait que dans un projet, ils prendront 7 à 20% de la charge (voire jusqu'à 30% dans le cas où on gère de multiples projets en parallèle), soit 0,5 à 1 jour par semaine, répartis idéalement en 2 séquences (on pourrait dire que cette répartition correspond au théorème d'échantillonnage de Nyquist-Shannon).

Préparer sa « trousse à crayons »

La préparation J+1 correspond à la préparation de notre « trousse à crayon » du lendemain. Elle permet d’être efficace dès le début du travail sur un dossier de fond le matin, et constitue un excellent levier anti-syndrome de l’étudiant. Pour utiliser efficacement le crayon le jour J+1, il faut penser à tailler son crayon le jour J... 

Se garder du temps pour soi

C’est important de reposer ses priorités et son mode d’organisation régulièrement : chaque jour, repenser ses priorités de sa semaine, chaque semaine, repenser ses priorités du mois, chaque mois repenser ses priorités de l’année.

Et vous, avez-vous d’autres pratiques vous permettant de gagner en efficacité au quotidien ?

Ecrit par
François Debois
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