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« Un objectif sans plan n’est qu’un souhait. » écrivait Antoine de Saint-Exupéry dans Le Petit Prince.
Dans le secteur de la gestion de projet, beaucoup d’équipes font face au défi de transformer leurs ambitions en actions concrètes. Or, sans une méthode claire, même les meilleures intentions restent des vœux pieux.
L’organigramme des tâches (OT), ou Work Breakdown Structure (WBS), apporte cette solution : il décompose le projet en livrables et activités pilotables. Résultat ? Une vision partagée, une meilleure répartition des responsabilités et un pilotage solide qui augmente les chances de réussite.
Cet article vous livre 5 conseils pour construire un organigramme des tâches efficace, applicable dès que vous devez structurer un projet et éviter de « naviguer à vue ».
Qu'est-ce qu'un organigramme des tâches (work breakdown structures en anglais) ?
Définition de l'OT ou WBS
L’organigramme des tâches (ou Work Breakdown Structure) est le découpage du projet en tâches et activités opérationnelles. Il répond à une question simple mais cruciale : "Que faut-il faire pour réaliser les livrables du projet ?".
À quoi sert l'organigramme des tâches ?
L’organigramme des tâches permet de :
- visualiser l’ensemble des tâches à réaliser,
- structurer les tâches de manière hiérarchique afin de faciliter la compréhension et la lecture du projet par toutes les parties-prenantes,
- faciliter la répartition des responsabilités (qui fait quoi dans le projet),
- servir de base à l’estimation du budget, du calendrier, des ressources et même des risques.
L’OT est le socle sur lequel repose tout le plan de réalisation du projet.
Pourquoi faire un organigramme des tâches ?
Un OT bien conçu est structurant pour tout le reste du projet. Il influence directement :
Le budget (en estimant les charges liées aux tâches),
Le planning (via l’enchaînement logique des tâches),
Le pilotage des ressources (en identifiant qui fait quoi),
La communication (en donnant une vision partagée).
L’analyse des risques (en repérant les zones critiques),
Sans organigramme des tâches, on avance à l’aveugle dans un projet.
Comment faire un bon OT ?
Voici 5 conseils pour réaliser efficacement votre organigramme des tâches.
Conseil n°1 : Adoptez le juste niveau de détail dans les activités à intégrer
Le défi d’un bon organigramme des tâches, c’est trouver le bon niveau de décomposition des activités du projet. Trop détailler l’OT ou pas assez, c’est l’un des pièges les plus courants de l’organigramme des tâches :
Avec un organigramme des tâches peu détaillé, vous aurez du mal à affecter les tâches, suivre l’avancement, ou estimer les charges. Le projet devient imprécis.
Avec un organigramme des tâches trop détaillé, vous vous perdez dans une granularité inutile. Vous créez de la confusion et vous perdrez de vue les grandes étapes clés du projet.
Conseil d’expert
Quand vous réalisez l’organigramme des tâches, posez-vous la question suivante : "Est-ce que cette tâche est pilotable et affectable à un responsable unique identifié ?".
Si la réponse est non, c’est sans doute que vous n’avez pas atteint le bon niveau de décomposition. En effet une tâche affectée à plusieurs responsables risque fort de ne pas être pilotée du tout !
Conseil n°2 : Adaptez votre mode de découpage au projet
La construction d’un organigramme des tâches peut s’appuyer sur différents modes de découpage, selon la nature du projet et les logiques de pilotage souhaitées.
Voici les différents modes pour lesquels vous pouvez opter :
| Modes de découpage | Pourquoi faire ? |
| Découpage séquentiel | Suit les grandes étapes du projet dans l’ordre chronologique |
| Découpage géographique | Pertinent pour des projets multi-sites ou déployés à l’international |
| Découpage fonctionnel | Organise les tâches selon les grandes fonctions de l’entreprise (RH, IT, production, etc.) ou les fonctions des livrables (dans le cas du développement d’une application informatique par exemple) |
| Découpage par nature d’activité (conception, réalisation, validation) | Permet de suivre les chaînes de valeur |
| Découpage par métier | Judicieux lorsque les contributions sont réparties par expertise (ingénierie, communication, juridique, etc.) |
Conseil d’expert
Ces logiques peuvent se combiner, mais il est recommandé de choisir un axe principal de structuration pour garder une vision claire et cohérente du projet.
Le mode de découpage séquentiel : il suit les grandes étapes du projet dans l’ordre chronologique.
Conseil n°3 : Commencez par décomposer les livrables, pas les tâches.
En identifiant d’abord ce que vous devez produire/livrer, vous pouvez ensuite décomposer ces livrables en activités nécessaires. Cela évite de tomber dans une logique déconnectée des objectifs du projet.
Par exemple : si le livrable d’un projet est une vidéo validée et publiée, alors les tâches en découleront naturellement : storyboard, tournage, relecture, validation, publication, etc.
Conseil n°4 : Construisez votre OT de manière collaborative
Construire l’organigramme des tâches ne doit pas être un exercice solitaire du chef de projet.
La meilleure façon de le réaliser est de réunir les membres clés de l’équipe en charge du projet ou les experts et expertes impliquées. Ensemble, ils doivent lister en brainstorming toutes les tâches du projet, sans chercher à les ordonner ou à les structurer dans un premier temps.
Une fois les tâches identifiées, regroupez-les en "lots de tâches" chaque fois que cela est cohérent en termes de responsabilité pour constituer les branches de l’organigramme.
Impliquez dans la démarche :
- Les membres principaux de l’équipe projet,
- Les parties prenantes techniques,
- Éventuellement les fournisseurs ou sous-traitants concernés.
Ce sont eux qui détiennent la connaissance de ce qu’il y a à faire sur le terrain.
Cette approche collaborative :
- Favorise l’adhésion,
- Valorise les expertises,
- Fait émerger des zones de risque ou d’imprécision dès la phase de construction du projet.
Conseil n°5 – Choisissez un format de design adapté
Deux formats principaux peuvent être utilisés :
1. L’organigramme hiérarchique (classique) : modèle
C’est une arborescence descendante, du projet vers les sous-ensembles, les lots, puis les tâches.
Une hiérarchie type telle que « Projet → Phase → Lot → Tâche » peut être utilisée.
2. La carte mentale : exemple
C’est une approche plus libre, intuitive, visuelle recommandée dans les projets créatifs ou pluridisciplinaires.
En conclusion, l’organigramme des tâches, c’est bien plus qu’un simple schéma. C’est la colonne vertébrale de votre projet. C’est un outil de réflexion stratégique, un levier d’organisation, et un point d’ancrage commun pour toutes les équipes du projet. C’est à partir de l’organigramme des tâches que sont élaborés le planning, le budget, les rôles, l’analyse des risques du projet.
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Ecrit par
Emmanuel Chenevier
Emmanuel Chenevier, manager offre et expertise Management de Projet & Innovation chez Cegos, est un acteur de référence dans le domaine du management de projet et de l’innovation. Fort de 20 ans d’expérience dans le développement de nouveaux produits, notamment dans l’aéronautique, il a construit une expertise unique allant de la stratégie d’innovation à la mise sur le marché. Spécialiste des pédagogies innovantes et multimodales, il conçoit et anime des dispositifs de formation à fort impact pour renforcer l’agilité et la capacité d’innovation des entreprises. Co-auteur de La Boîte à outils de la créativité (Dunod), il met son savoir au service du développement des compétences et de la réussite durable des organisations. En savoir plus