Pour réussir un projet, de bons outils de pilotage ça peut aider. Nous avons donc interrogé 7 formatrices et formateurs de talent en management de projet sur ce sujet. Mais attention, mener à bien un ou plusieurs projets n’est évidemment pas qu’une question d’outils. Il faut d’abord se questionner sur les besoins du projet avant de faire le choix de l’outil. Place aux paroles de pros.
Quels sont vos outils préférés pour piloter un projet et pourquoi ?
Karine Bontemps, directrice de projet et fondatrice de Diamond Consult
J’aime beaucoup le Speedboat qui amène les équipes à réfléchir sur les objectifs du projet, les freins et les leviers avec la métaphore des bateaux et des capitaines. Cet outil nous permet de nous poser toutes les questions avant de lever l’ancre et éviter de foncer tête baissée.
C’est un bon outil pour collaborer en amont et préparer les fiches de cadrage souvent négligées.
Anticiper l’avant-projet est essentiel pour mener les projets avec sérénité et pour réussir.
Jérôme Laguerre, consultant-formateur et fondateur d’Aer Métel
Parmi mes outils préférés pour la gestion de projet, il y a la note de cadrage. Elle est essentielle et malheureusement parfois oubliée. Il y a aussi l’analyse du besoin avec un cahier des charges fonctionnel qui s’avère très utile. On peut également mentionner la gestion des risques, le plan de communication, WBS/OBS et les méthodes de résolution de problèmes. En somme les fondamentaux.
Patrick Remont, consultant-formateur indépendant
Pour impliquer et fédérer une équipe projet, je privilégie autant que possible des outils collaboratifs qui suscitent aussi la créativité, comme Monday ou ClickUp.
Leur design, leur ergonomie, et leur simplicité fonctionnelle offrent un regard nouveau sur le pilotage de projets, en sortant du cadre classique et en mettant à disposition de l'équipe le "tout en un" nécessaire à l'ensemble de l'équipe.
Alice Faure-Loosdregt, consultante en management de projet et cheffe de projet
Il faut que l'outil soit simple à utiliser pour tous, qu'il permette de partager l'info facilement, et de suivre l'avancement du projet. J'en utilise 1 ou 2 par projet, et je complète avec des documents visuels et synthétiques établis avec PowerPoint.
Dans la liste de mes outils préférés :
Trello : c’est un outil facile à prendre en main et qui permet d'avoir une vision complète de toutes les actions à réaliser. Je le construis en mode "Organigramme des Tâches" où 1 colonne = 1 lot, 1 carte = 1 tâche, et tous les détails des tâches sont enregistrés dans chaque carte.
Les avantages : Trello est visuel, facile à mettre à jour et à partager. Il permet de réunir dans le même tableau tous les documents et infos clés du projet. Il permet de savoir qui fait quoi, et quelle est la date échéance de chaque tâche.
Les inconvénients : la confidentialité n’est pas garantie, mais ce n'est pas gênant pour mes projets. Il faut noter que Trello ne permet pas d'établir un Gantt, mais pour des projets pas trop complexes, ce n'est pas vraiment gênant.
MindMeister : cet outil est très pratique pour établir la cartographie des parties prenantes du projet, ou pour établir l'Organigramme des Tâches. La carte mentale est très visuelle, et facilite la réflexion lors des réunions. On peut aussi utiliser la carte mentale pour regrouper au même endroit tous les documents clés d'un projet, et même afficher avec quelques pictos visuels concernant l'avancement des tâches.
Padlet :je l’utilise pour faire l’analyse des risques avec une équipe à distance. Il est facile à utiliser, permet de trier les risques selon leur niveau de criticité (1 colonne par niveau par exemple). Il permet également le vote pour que chacun donne son avis sur le niveau ce criticité des risques. Enfin, il permet aussi de noter les actions à réaliser pour les traiter. L’outil est également facile à mettre à jour.
Excel : je n'ai pas trouvé mieux pour la maîtrise des coûts sur les projets que je pilote.
Pour la note de cadrage : j’utilise un document Word et un slide PowerPoint visuel et synthétique pour partager les données clés du projet.
Régine Parisot, consultante-formatrice en management de projet
Dans mes outils préférés pour piloter un projet, je pense à Trello. Il a une interface très visuelle qui lui donne une grande facilité d’utilisation. C’est un bon support pour le travail collaboratif et notamment le partage d’informations et de fichiers en temps réel. Il permet l’organisation et le suivi de la réalisation des tâches avec la possibilité de distinguer informations personnelles et collectives. Je trouve que c’est un bon moyen de continuer à travailler en mode très collaboratif au format digital.
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François Pivirieri, Consultant-Formateur en management de projet
Pour la collaboration entre les membres de l'équipe, Teams, avec son module Task est un très bon outil de gestion qui a l’avantage d’être quasiment à la disposition de tous. Pour ceux qui résistent toujours à Microsoft, des outils comme Asana ou son nouveau challenger très prometteur ClickUp, proposent ces fonctions collaboratives avec une grande souplesse d’utilisation.
Pour le suivi budgétaire, l'avancement global et le reporting, j’ai toujours eu un faible pour Excel qui reste l'outil de gestion de projet le plus couramment employé pour des projets courants jusqu'à des projets de plusieurs centaines de jours/homme. Sa souplesse permet au chef de projet de s'adapter à toutes les situations, à la gestion de lot de sous-traitance utilisant d'autres outils, ou des exigences de reporting évolutives.
Pour les projets Agile, si les outils de management visuel à base de post-it ne suffisent pas, des outils mixant suivi visuel et données d'avancement apportent une formalisation intéressante tels que JIRA , ClickUp, Wrike ou même VersionOne pour des projets plus importants.
Pour la communication entre les membres de l'équipe et la coordination des tâches, les outils de management visuel sont un complément essentiel aux outils collaboratifs. Mais rien ne remplace les moments d’échange entre les membres de l’équipe.
Quant à la consolidation d'informations projets pour le pilotage d'un portefeuille, la tentation est forte d'avoir un outil qui met à jour automatiquement le tableau de suivi du portefeuille. Il faut toutefois mettre dans la balance les efforts et les contraintes que cela va faire peser sur chaque projet. Un tableau commun de type "Status Report" où chaque chef de projet doit renseigner à intervalle de temps régulier peut souvent être suffisant.
Enfin sur la problématique majeure d'anticipation des contraintes sur les ressources, on peut obtenir des éléments de réflexion avec Excel. Toutefois une planification avec des diagrammes de Gantt liés les uns aux autres, prenant en compte les disponibilités de chacun et proposant un graphe de charge des ressources pour le lissage, reste le moyen le plus efficace d'anticiper ces difficultés. Les outils les plus souvent rencontrés sont MS-Project pour des projets simples ou Sciforma pour le suivi de portefeuille. Attention toutefois aux excès de diagramme de Gantt. Une mise à jour d’un diagramme de Gantt pour chaque comité de pilotage, sur des lots de tâches est souvent suffisante.
Emmanuel Chenevier, manager de l’offre Management de Projet & Innovation Cegos
La fiche de cadrage et le diagramme de Gantt sont mes outils préférés. En effet, faire un cadrage de son projet au démarrage permet de challenger les besoins du ou des commanditaires. Cela permet aussi de s’assurer que le chef de projet a bien compris ce qui était attendu du projet. Bien souvent les questions posées avec la fiche de cadrage permettent aux commanditaires d’affiner leurs besoins. Et surtout, ces derniers prennent conscience, avec l’aide du chef de projet, de l’impact de ces besoins sur la réalisation du projet en termes de coûts et de délais.
Le planning sous forme de diagramme de Gantt, s’il est bien utilisé et reste simple, est un formidable outil de communication dans le projet tant pour l’équipe que pour toutes les partie-prenantes.
Quels sont les outils que tu estimes surévalués et pourquoi ?
Patrick Remont, consultant-formateur indépendant
Si je prends au pied de la lettre le terme "surévalués", je pense immédiatement à Microsoft Project ! Sans nul doute (trop ?) sophistiqué, il répond néanmoins aux besoins du pilotage de projets, mais manque de fraîcheur et d'accessibilité pour les structures de taille modeste.
Je commence aussi à délaisser un peu Trello, dont l'interface me semble vieillissante, probablement distancée en termes d'innovation.
Alice Faure-Loosdregt, consultante en management de projet et cheffe de projet
Pour les outils surévalués, ou plutôt inadaptés je dirais, ou pas suffisant si utilisés seuls, je pense en premier lieu à Teams qui est désormais très répandu. C'est intéressant pour organiser des réunions, pour avoir des conversations de groupe ou pour partager des documents. Ceci étant, je ne trouve pas que ce soit très adapté pour faire le suivi d'un projet.
Découvrez pourquoi se former aux fondamentaux de la gestion de projet
Karine Bontemps, directrice de projet et fondatrice de Diamond Consult
Je me méfie parfois des calculs de probabilité de survenue des risques complexes, comme Monte-Carlo. Il est primordial, de mon expérience, de garder du bon sens, d’analyser avec pragmatisme et de revisiter régulièrement les matrices de criticité des risques.
Il ne faut pas que les outils deviennent des usines à gaz et soient les arbres qui cachent la forêt. Je recommande à tous les chefs de projet de choisir dans la panoplie des outils disponibles, ceux avec lequel ils sont à l’aise, qui correspondent aux contextes de leurs projets. Restons agiles, expérimentons des outils, adaptons-les à nos portefeuilles projet et menons nos projets avec sérénité.
Jérôme Laguerre, consultant-formateur et fondateur d’Aer Métel
Il faut se méfier des tableaux de bord mal adaptés. Je parle de ces tableaux qui ne sont pas partagés, pas synthétiques, trop complexes et surtout qui monopolisent l’action.
Emmanuel Chenevier, manager de l’offre Management de Projet & Innovation Cegos
Les suites logicielles permettant d’intégrer toutes les composantes d’un projet (planning, ressources, charges, coûts) et de prédire à l’avance des dépassements de coûts par l’utilisation des techniques d’avancement physiques semblent séduisantes mais s’avèrent bien souvent d’une complexité extrême à l’usage. Pour être utiles il faudrait que les informations soient mises à jour en permanence par tous les membres de l’équipe, ce qui s’avère difficilement réalisable. Je préfère des outils simples (pourquoi pas sous format Excel) pour chaque usage (Gantt, suivi des coûts, risques, …). En management de projet, trop de détails nuisent à la vision globale du projet.
Quels seraient vos outils rêvés pour piloter un projet ?
Alice Faure-Loosdregt, consultante en management de projet et cheffe de projet
Je rêverais d’un outil qui intègre les fonctionnalités de Trello avec plus de confidentialité, et qui permette aussi d'établir un planning de Gantt facile à construire, à formater et à mettre à jour. L'idéal serait également de pouvoir établir facilement la "timeline" du projet avec les grandes phases, les jalons et dates clés.
Karine Bontemps, directrice de projet et fondatrice de Diamond Consult
Un outil très visuel pour formaliser un Gantt et son avancement. Il aurait des couleurs et une ergonomie proche de Trello et des fonctions avancées comme celles de MS Project pour changer la granularité des affichages. On pourrait ainsi à la fois piloter dans le détail avec ses équipes et de façon macro avec les comités de pilotage. Cela permettrait de ne pas avoir à saisir toutes les infos dans les présentations. Une fonctionnalité Gantt dans Office 365 Planer. À souffler à Microsoft ?
François Pivirieri, consultant-formateur en management de projet
Mon outil idéal permettrait de faire collaborer les équipes à distance et permettrait aussi le management visuel des projets avec des écrans interactifs géants. On aurait ainsi la possibilité d'animer dynamiquement des sessions en présentiel et de partager en permanence les informations du projet. Jamboard semble évoluer dans cette direction.
Lire aussi : Les fondamentaux du management de projet
Jérôme Laguerre, consultant-formateur et fondateur d’Aer Métel
Je rêve d’une intelligence artificielle en méthode de résolution de problèmes.
Patrick Remont, consultant-formateur indépendant
Je rêve d'un outil construit par...le chef de projet lui-même, en fonction du projet à piloter, et des besoins de son équipe. Cette construction pourrait s'effectuer à l'aide de briques essentielles (cahier des charges, tâches, planning, budget, ressources, communication de l'équipe, veille concurrentielle...) et elles seraient modulables par l'intelligence artificielle ! Avec un joli curseur prédictif - agilité bien sûr !
Emmanuel Chenevier, manager de l’offre Management de Projet & Innovation Cegos Un outil à base d’intelligence artificielle qui, à partir de toutes les informations du projet, préviendrait le chef de projet des points de faiblesse et des risques clés du projet !
N'hésitez pas à nous parler de vous outils préférés ou les outils dont vous rêver en commentaire.
