De la rédaction au partage, il n’y a qu’un pas ? Presque. Mais difficiled’imaginer à l’heure du « tout digital », (ou presque), la diffusiond’un compte-rendu Word au format .docx ! Un PDF interactif s’impose auminima. Et une version digitalisée disponible dans un espace partagé faitrêver.
Des notes, au plan : pas de partage sans réflexions préalables
Tout compte-rendu suit un plan adapté aux objectifs de la réunion concernée. Écoutez bien les attentes formulées par votre manager avant de rédiger votre compte-rendu.
Le plan chronologique (observation, action, projection)
- Débutez la rédaction au passé-simple (hier, il y
a une heure…). - Poursuivez au présent (à l’instant…).
- Terminez au futur (action à mettre en œuvre).
Le plan FOR (Faits, Opinions, Recommandations)
Il enchaîne les parties « Faits », « Opinions » et « Recommandations ».
Le plan argumentaire (part de l’idée la moins importante à l’argument maître)
- Exposez la problématique sous un angle clair et
objectif. - Proposez un argument s’appuyant sur des données
vérifiables. - Évoquez un contre-argument (contre-vérité ou
bémol). - Trouvez un compromis entre l’argument et le
contre-argument. - Validez l’argument et ménagez une ouverture.
Du plan retenu, au plan sur PC
Vous connaissez la fonction Styles de Word et ses multiples avantages ? Petit court de rattrape.
- Affichez le Volet de navigation (onglet AFFICHAGE, groupe Afficher).
- Saisissez les titres et les sous-titres de votre compte-rendu, en appliquant pour chacun le Style souhaité (Titre1, Titre2). Le plan s’affiche dans le Volet de navigation).
- Rédigez les paragraphes, indiquez les solutions et le plan d’action(s).
- Ajoutez, si nécessaire et au début du document, un sommaire automatique (onglet RÉFÉRENCES, groupe Table des matières, icône Table des matières, composant Table des matières).
Faute d’avoir percé leurs mystères, vous évitez les icônes Styles de Word. Découvrez sur activassistante.com 5 astuces pour optimiser la saisie d’un compte-rendu.
De la rédaction à la validation du document
Vous devez faire valider le contenu de votre compte-rendu.Et à ce stade, les avis sont partagés.
- Les adeptes du mode Révision sont, en principe, convaincu(e)s de l’utilité de cette fonctionnalité.
- Les utilisateurs non formés, et contraints de l’utiliser, en perçoivent juste les inconvénients.
- Les « ni-ni » n’ont jamais utilisé le mode Révision. Prêt(e) ? GO !
Après avoir enregistré votre compte-rendu, activez l’onglet RÉVISION puis repérez le groupe Suivi. Puis, cliquez sur l’icône Suivi des modifications et l’option Suivi des modifications. Enregistrez à nouveau le document et invitez le ou les relecteurs à ouvrir le document.
- Dans l’idéal, partagez le lien vers le serveur (les annotations vont se juxtaposer et chacun pourra lire les suggestions des autres membres).
- Ou bien, adressez une copie du document par mail. Une fois les « copies » récupérées, vous pourrez Combiner les versions et Accepter (ou pas) les corrections proposées. Pour désactiver le suivi, cliquez sur l’icône Suivi de modifications et l’option Suivi des modifications.
Avec ces méthodes, Word a attribué à chaque relecteur unecouleur. Pratique !
Si vous voulez accompagner la culture du digitale au sein de votre équipe, découvrez notre formation sur les outils digitaux.
Du document validé au partage
Votre compte-rendu est long (plus de trois pages) etvous avez ajouté un sommaire automatique. Mettez-le à jour (clic droit dans lesommaire…).
- Avant de générer le PDF du compte-rendu : assurez-vous d’avoir validé toutes les corrections de suivi. Cette étape est importante et capitale ! Dans l’idéal, utilisez l’icône Vérifier l’absence de problème (via l’onglet FICHIER et le menu Informations). Après contrôle, Word signale toutes les anomalies constatées (y compris les révisions ou commentaires non supprimés).
- Pour générer le PDF interactif : activez l’onglet FICHIER et cliquez sur l’option Exporter. Dans le volet Exporter, cliquez sur Créer un document PDF/XPSpuis sur le bouton Créer PDF/XPS.
- Dans le PDF qui s’affiche, testez les liens du sommaire : vos futurs lecteurs vont pouvoir se déplacer du sommaire au titre (ou sous-titre) de leurs choix.
Vous pouvez maintenant partager votre document : parmail, par lien hypertexte et/ou via OneDrive ou SharePoint.
