Office Manager, nouveau nom de l’assistant ou nouveau métier ?

Christine HaracheManager Offre et Expertise assistanat et assistanat de direction Cegos

Lors du Carrefour des Assistantes 2013 qui s’est tenu les 19 et 20 septembre, Elisabeth Durand Mirtain et moi-même avons animé un débat sur un sujet d’actualité : « Office Manager, nouveau nom de l’assistant ou nouveau métier ? ».

Le métier d’Office Manager est un métier dont on parle beaucoup actuellement. Mais s’agit-il d’un nouveau métier ou n’est-ce qu’une nouvelle façon de désigner l’Assistant de Direction ? S’il s’agit bien de deux métiers, quelles en sont les différences ?

Voici les questions auxquelles nous nous sommes efforcées de répondre.

Pour apporter une vision large sur ce métier, nous avons choisi de croiser plusieurs points de vue :

  • Notre point de vue de formateurs
  • Le point de vue des recruteurs
  • Le point de vue d’une Office manager récemment nommée

Notre point de vue de formateurs

Elisabeth et moi-même constatons depuis plusieurs années un vif intérêt pour ce métier toutes les fois que nous en parlons. En témoigne le succès immédiat des formations que nous avons créées ensemble : le stage « Office Manager », puis le cycle certifiant  « Office Manager ».

En dépit de l’intérêt qu’elle suscite, cette profession reste encore largement méconnue. Elisabeth cite volontiers une anecdote qui le démontre. Alors qu’elle animait la formation « Office Manager », un de nos collègues formateurs lui a demandé de quel logiciel il s’agissait.

Nous avons tout d’abord entendu parler de ce métier lors des réunions européennes de l’association EUMA, dont j’ai souvent eu l’occasion de parler. En effet, il s’agit d’un métier qui est plus souvent présents dans les pays du nord de l’Europe.

Pour en donner une définition synthétique : l’Office Manager garantit la bonne marche du service ou de l’entreprise en centralisant la coordination administrative et en assurant la productivité de l’organisation.

Dans ses missions principales, figurent le plus souvent :

  • Finances, gestion, comptabilité
  • Ressources Humaines
  • Services généraux : achats, maintenance, travaux, etc.
  • Management
  • Assistanat du dirigeant

Le point de vue des recruteurs

Nous avons recueilli deux témoignages, celui de Laure EVAIN, recruteur et celui de Sandrine Pontus-Nicolas qui a réalisé une enquête auprès de 6 cabinets de recrutement.

Laure EVAIN est manager au sein de l’agence de recrutement Fed Office. Elle recrute des Office Managers depuis une dizaine d’années.

Les entreprises qui recrutent des Office Managers sont essentiellement des PME qui travaillent à l’international, souvent filiales françaises de groupes ou d’associations internationales.

Elles ne demandent pas de diplôme en particulier, mais surtout de l’expérience. Une assistante de direction qui aura également été assistante services généraux, par exemple, aura toutes ses chances.

Les caractéristiques demandées sont le plus souvent :

  • La capacité à prendre des responsabilités et beaucoup d’autonomie
  • Un profil orienté Ressources Humaines, Services Généraux, Comptabilité, Juridique, Négociation
  • La capacité à être bras droit du dirigeant
  • Un fort goût pour les chiffres

La différence avec le métier d’Assistant de Direction réside dans la prise en charge de manière autonome d’activités différentes : Comptabilité, Ressources Humaines, Services Généraux, etc. La part d’assistanat du dirigeant est beaucoup plus faible, car ce dernier est souvent très autonome.

Les salaires varient en fonction de l’entreprise et de l’expérience de la personne. Globalement, ce sont les mêmes que pour les Assistants de Direction. De 30-35 à 45 K€. Dans les cabinets d’avocats, le métier d’Office Manager qui est encore plus autonome et complexe peut connaitre des salaires de l’ordre de 70K€.

Pas de différence pour le statut cadre avec le métier d’Assistant de Direction. Tous les statuts sont présents : employé maitrise ou cadre. Un salaire relativement important n’entraine pas nécessairement le statut cadre.

A noter : les réponses aux annonces sont nombreuses, car le métier plait. De plus l’ambiance de travail dans de petites structures est souvent agréable, l’environnement international (souvent présent) attire les candidatures. Enfin ce sont des postes motivants, car les entreprises qui recrutent ces profils sont souvent des entreprises dynamiques et en croissance.

Sandrine Pontus-Nicolas a réalisé, dans le cadre de sa certification, un mémoire à la suite d’une enquête auprès de 6 Cabinets de recrutement et d’Office Managers en poste en France et à l’étranger.

Son constat est que le métier est encore très méconnu. Ni les entreprises ni le Pôle Emploi ne connaissent le métier et encore moins le descriptif de poste.

De son analyse, Assistant de Direction et Office Manager sont bien deux métiers distincts. L’Office Manager a davantage de responsabilités ainsi qu’un rôle renforcé en gestion et Ressources Humaines. C’est une évolution possible pour l’Assistant de Direction.

Les offres emploi pour des Office Managers sont rares comparées aux offres pour des Assistants de Direction. Toutefois, l’étude de nombreuses annonces lui a révélé que, derrière une annonce pour un poste d’Assistant de Direction, se cachait bien souvent une demande d’Office Manager.

Le point de vue d’une Office manager récemment nommée

Sylvie MACHABERT de la société ACETO France a récemment obtenu sa nomination suite à l’obtention de la certification. J’ai déjà eu l’occasion de relater son parcours très intéressant. Pour tous les détails, je vous renvoie à cet article.

Elle a découvert le métier lors d’une conférence. Conférence qui a été pour elle une révélation : Office Manager était bien le métier vers lequel elle voulait se diriger, un prolongement naturel de ce qu’elle faisait déjà.

La certification, puis la nomination lui ont apporté une légitimité à ses propres yeux et au sein de l’entreprise.

Le premier conseil qu’elle donnerait à des personnes qui seraient tentées de suivre son parcours, est d’y croire dès le début, car il y a de nombreux moments de doute. C’est une formidable aventure humaine et professionnelle, mais l’investissement total est impératif pour mener à bien ce projet

En conclusion

Office Manager et Assistant de direction sont bien deux métiers différents qui font partie tous les deux  de la famille des métiers de l'assistanat. Office Manager est une voie d'évolution pour les Assistants de direction qui souhaitent évoluer.

C’est un métier motivant : des responsabilités, des missions diverses, un environnement de travail agréable, souvent dans une entreprise dynamique, en évolution, et qui travaille à l'international.

Pas d’illusions du côté du salaire et du statut cadre. Ils sont globalement les mêmes que pour un Assistant de direction.

Un point très positif en revanche : pas besoin de diplôme pour y accéder, mais de l'expérience et si possible dans des directions différentes (services généraux, ressources humaines, etc.). En effet, c'est un métier très opérationnel.

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Ecrit par
Christine Harache
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