La finalité de notre métier est rarement de répondre aux mails. Enoncé de cette manière, cela parait évident. Cependant, la gestion des mails prend parfois le pas sur nos missions essentielles. La méthode CAP peut vous aider à reprendre le contrôle de votre boite mail. Voyons comment.
1. Choisir son rythme
Ce n'est pas à notre boîte mail de diriger le rythme de nos journées de travail. Lorsque l'arrivée d'un nouveau courriel est annoncée par une alerte sonore ou visuelle, comment rester concentrés sur le dossier important du moment ? La tentation est trop forte, nous jetons un œil sur le message. Et nous sommes perturbés si le mail est porteur de mauvaises nouvelles ou de problèmes qu'il va falloir résoudre, alors que nous n'arrivons déjà pas à avancer sur nos dossiers en cours.
La première mesure à prendre pour dresser notre boîte aux lettres est de choisir les séquences pendant lesquelles nous allons traiter nos mails. Le reste du temps, elle reste fermée. Une fréquence de deux à trois séquences par jour est généralement suffisante, avec, idéalement, une première "séquence CAP" de gestion des mails à 10h30 ou 11h le matin, pas avant. Bien sûr, selon le contexte, nous pouvons augmenter ce rythme, en prenant soin de préserver des périodes de concentration de 45 minutes environ. Après tout, lorsque nous sommes en réunion ou en rendez-vous, nos correspondants patientent un peu !
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2. Analyser le contenu de la boîte de réception avant de répondre
Nous croyons gagner du temps en répondant à nos mails au fur et à mesure où nous les ouvrons. Cela peut être vrai lorsque le volume de mails est faible. Mais dès que la quantité dépasse une quinzaine ou une vingtaine de mails par jour - ou par "séquence CAP" - ce n'est pas la meilleure solution. Il est préférable d'avoir une vue d'ensemble du travail à effectuer pour décider de répondre en tenant compte de nos priorités.
Par ailleurs, notre cerveau est plus performant lorsqu'il se focalise sur un seul objectif à la fois. Trier et traiter sont deux objectifs différents. Nous serons plus rapides si nous dissocions les deux étapes.
Pour faciliter le traitement ultérieur, nous allons trier nos mails en trois catégories :
- Classement
Attention à la boulimie, elle peut être très consommatrice de temps. Les mails à garder sont uniquement ceux qui concernent nos dossiers de fond et contiennent des informations importantes qui ne sont pas disponibles ailleurs. Combien de mails archivés ne sont jamais réutilisés ?
- Action
Ce sont les mails qui impliquent directement une action ou une réponse de notre part. Nous y reviendrons dans la troisième étape.
- Poubelle
Ne lésinons pas ! Jetons avec générosité les mails d'information dont nous avons pris connaissance rapidement en effectuant notre tri. Faisons confiance à notre mémoire. De toute façon, soyons réaliste, nous n'aurons pas le temps d'y revenir.
3. Prioriser ses actions
Tous les mails ne sont pas égaux. Certains sont faciles à traiter - leur répondre prend moins de 2 minutes - d'autres exigent un temps plus long, des investigations et/ou de la réflexion. Dans la phase de tri, nous pouvons mettre un petit drapeau sur les mails de plus de 2 minutes - qui sont en fait nos mails les plus importants. Ou, si nous préférons, subdiviser le répertoire "Action" en deux sous-répertoires distincts : Action de moins de 2' et Action de plus de 2'.
- Traitement des mails de moins de 2 minutes
Ces mails ne méritent pas que nous leur consacrions le meilleur de notre énergie. Choisissons les heures creuses pour y répondre. Ce peut être justement maintenant, pendant notre "séquence CAP" si nous l'avons positionnée en fin de matinée ou en début d'après-midi, ou encore le soir lorsque notre énergie décroît.
Ils ne méritent pas non plus que nous y passions plus de temps que nécessaire. Un bon moyen de nous stimuler est de nous donner un défi temps ! Par exemple, traiter 10 mails en moins de 15 minutes chrono !
- Traitement des mails de plus de 2 minutes
Beaucoup sont à planifier, parce que nous n'aurons ni le temps ni l'énergie de tous les traiter maintenant dans notre "séquence CAP". Nous pouvons réserver un temps spécifique dans la journée pour les plus urgents. Nous répartirons les autres dans notre agenda en fonction de leur importance et du délai demandé par l'expéditeur, tout en tenant compte de nos propres priorités. Car il est toujours possible de négocier un délai ou l'amplitude du travail à remettre, en envoyant à notre interlocuteur un mail de moins de 2 minutes pour proposer un ajustement de notre contribution.
Pour renforcer l'efficacité de la méthode CAP, partageons-la : nos correspondants comprendront mieux pourquoi nous ne répondons plus à leurs mails au fil de l'eau. Ils respecteront mieux nos phases de concentration. C'est un beau cadeau à nous faire et à leur faire !
