Les achats ont changé. Et continuent de changer. Poussé par des évolutions économiques et technologiques, ce métier a dû et su s’adapter aux nouvelles exigences d’une société qui regarde au-delà des seuls aspects économiques d’une entreprise. En quatre parties, voici la saga des achats… qui n’est pas près de s’achever !
En trente ans, la fonction achat de l’entreprise a été considérablement bouleversée. Elle a su accompagner les grandes évolutions de l’entreprise et s’adapter au contexte économique mondial et local : concurrence exacerbée, exigence de responsabilité et conversion à l’économie digitale.
Philippe Petit est un témoin actif et attentif de ces évolutions. Depuis le début de sa carrière d’acheteur -et de vendeur, il a observé et participé à la mue de ce métier. Il est aujourd’hui Manager de l'Offre de Formation Achats et de celle destinée au secteur public pour le groupe Cegos.
Longtemps considérés comme fonction support...
Il n’y a pas si longtemps, les achats étaient considérés dans l’entreprise comme de simples approvisionneurs. C’est-à-dire, en bonne fonction support, comme un service capable de fournir à l’entreprise, notamment industrielle, des biens pour faire tourner les machines. Cette époque est derrière nous.
Après être passée par une étape de cost-killer - qui a laissé des traces sur l’image de la fonction - la concurrence (toujours plus forte), le besoin d’optimiser les marges, la production en flux tendus et la désindustrialisation des pays développés ont donné une importance croissante à la fonction achat.
... les achats gagnèrent leurs lettres de noblesse
Les années 2000 ont -enfin- donné leurs lettres de noblesses aux achats.
« Depuis 40 ans, les montants dépensés à l’extérieur de l’entreprise vont croissant » souligne Philippe Petit. « Dans tous les domaines, tous les secteurs, pour tous types de besoins, les entreprises achètent plus de biens et de services. Pour se recentrer vers le cœur de métier, tout ce qui n’est pas fait par l’entreprise est confié à l’extérieur ». Et cette tendance gagne également des services qui auraient pu sembler irrémédiablement internes à l’entreprise : ressources humaines, comptabilité, paye… « d’où la nécessité de faire les bons choix ! ».
Conséquence, les achats représentent aujourd’hui entre 50 et 60% du chiffre d’affaires de l’entreprise, et l'acheteur est celui qui permet à l'entreprise d’optimiser les marges, de nouer des partenariats stratégiques de long terme avec des fournisseurs et de rechercher la bonne innovation.
L'achat est devenu une fonction stratégique de l'entreprise
Et pourtant. Personne ne contestera que les acheteurs n’ont pas la même « aura » que leurs collègues vendeurs. Fonction achat et fonction commerciale ne sont toujours pas considérées sur le même pied d’égalité.
« Nous sommes devant un cas classique d’inconscient collectif » avance Philippe Petit, « il est facile de comprendre qu’une entreprise vive de la vente de ses produits ou services. Mais imaginer que l’entreprise doive acheter, et bien acheter, n’est pas vraiment associé à un métier. Et puis, il y a toujours des vendeurs en face ! ».
Injustice qui va jusqu’aux salaires, qui sont rarement, pour ne pas dire jamais, « incentivés » comme ceux des commerciaux. Mais les choses changent. Philipe Petit note que « les meilleurs acheteurs sont formés dans les mêmes écoles, des business schools, que leurs homologues vendeurs, et la jeune génération a compris que la fonction achat était tout aussi intéressante que la fonction vente. Les acheteurs prétendent aujourd’hui aux mêmes rémunérations, chamboulent les ordres établis et bousculent l’ancienne génération, souvent formée “sur le tas”, dont les représentants finissaient leurs carrières aux achats après avoir occupé plusieurs postes dans l’entreprise ».
Les temps changent et « il est même bien vu d’avoir fait une partie de sa carrière aux achats » note Philippe Petit, « c’est une fonction “traversante” ». Une fonction qui est passée d’une relation de passation d’ordres, de type sous-traitant / fournisseur, à une relation de partenaires industriels et commerciaux.
Mon entreprise a ce besoin, les contours n’en sont pas forcément définis, sentez-vous libres de me proposer des solutions, des méthodes, coproduisons, collaborons, innovons ensemble et partageons les fruits de cette collaboration. Telle pourrait être la nouvelle approche des acheteurs du XXIème siècle.
La conséquence principale de cette évolution, selon Philippe Petit, est que « les deux interlocuteurs doivent être de meilleur niveau. Notamment l’acheteur qui doit être au fait des questions stratégiques de son entreprise. Sinon, il n’est pas capable de détecter les opportunités d’innovation. Les acheteurs sont “condamnés” à être de bien meilleur niveau ».
7 domaines d'expertise définissent l'Acheteur
Le Manager de l’offre achat va même jusqu’à dresser un portrait-robot de l’acheteur à travers sept domaines d’expertise :
- Avoir un minimum de connaissances en matière de stratégie de l’entreprise et de son environnement, ainsi que celle du fournisseur et de son environnement ;
- Avoir une culture qualité et connaître les normes applicables, les référentiels techniques ou organisationnels, avec une bonne culture de l’amélioration continue ;
- Développer une dimension économique et financière orientée contribution à la marge, connaître le contexte économique mondial et comprendre l’utilisation pratique d’un bilan et d’un compte de résultat ;
- Maitriser la gestion des flux et l’interface avec la supply-chain ;
- Avoir une culture technique et un minimum de culture sur les savoir-faire à acheter ;
- Savoir parler business ;
- Développer des compétences juridiques, afin de savoir communiquer avec un juriste et maîtriser les fondamentaux d’un contrat.
Pas d’achats sans responsabilité
Les achats ont été parmi les premiers à intégrer la RSE à leurs pratiques
Il convient d’ajouter à ces savoir-faire la RSE, la responsabilité sociétale des entreprises. Les directions achats ont été parmi les premières à participer à la mise en œuvre de cette démarche, à travers les « achats responsables ».
Les enquêtes indiquent trois raisons majeures à cette adoption rapide de la RSE de la part des achats : l’image, la loi et la pression client.
Pour ce qui est de l’image, les grandes entreprises, premières à implémenter la RSE, ont rapidement compris que les pressions et attentes exprimées par les nombreuses parties prenantes qui composaient son écosystème ne pouvaient rester sans réponse. La force des réseaux sociaux, notamment, leur donnait une part de voix suffisamment importante pour faire courir un risque sur l’image ou la réputation de l’entreprise. Des grandes marques, de taille mondiale, ont eu maille à partir avec de célèbres -et très efficaces- ONG environnementales, par exemple, et n’ont eu d’autre choix que de modifier leur modèle économique pour assurer une supply-chain plus respectueuse des hommes ou de l’environnement. Les achats étaient fort logiquement parmi les premiers impliqués.
La loi suit le même cheminement que les atteintes à l’image. Le tout récent texte consacré au devoir de vigilance est une conséquence de la catastrophe du Rana Plaza (1). Il a donné un contexte juridique à une indignation générale. Même si elle ne s’est pas ressentie dans les courbes de ventes des marques concernées… Il impose néanmoins aux entreprises de plus de 5 000 employés en France ou 10 000 pour celles dont le siège social serait situé à l'étranger, de recenser l’ensemble des risques sociaux et environnementaux encourus par elles, comme par leurs sous-traitants. Il faut noter que le législateur aura retenu à la fois l'activité de l'entreprise proprement dite, mais aussi celle de ses sous-traitants et fournisseurs avec qui elle entretient « une relation commerciale établie ». Un vocabulaire que les acheteurs connaissent bien.
Enfin, la pression client est une suite logique de deux premières. Que ce soit dans le B2B ou le B2C, le client est aujourd’hui à même d’exprimer un besoin « élargi » : un produit, un service, mais qui respecte un ensemble d’attendus sociaux, environnementaux, éthiques, etc. Cette exigence nouvelle fait partie du mix produit. Et il faut trouver les fournisseurs qui soient capables d’assurer ce besoin.
En conclusion, « il faut dorénavant mieux acheter pour mieux vendre » résume Philippe Petit, « on dépasse la seule approche d’acheter moins cher. C’est pour cela que nous avons intégré la RSE dans tous les stages métiers que nous dispensons. Chacun abordera la notion de RSE et celle de relation fournisseur responsable. C’est maintenant une compétence incontournable ».
Les achats face au digital
Les achats aussi se digitalisent. Pourquoi en irait-il autrement ?
Historiquement, ce métier a vu arriver les ERP -Entreprise Ressource Planning (2). Leur principe est de construire des applications informatiques pour la gestion des commandes, des stocks, de la paie et de la comptabilité. Puis l’e-procurement, limité au départ à la gestion électronique des approvisionnements de l’entreprise. Ensuite se sont développés d’autres modules relatifs aux actions de sélection de fournisseurs -ou e-sourcing-, puis au passage et au suivi des commandes. Ont suivi d’autres outils électroniques comme la signature électronique acceptée comme notion de preuve, la dématérialisation des factures, la purchasing-card qui permet de commander/payer de manière dématérialisée, et enfin, les applicatifs spécifiques achats plus complets.
Très récemment ont été activés les chatbots, ces robots qui remplacent les personnes dans le cadre des tâches administratives des achats, voire qui peuvent réaliser ou préparer des achats simples à faible valeur ajoutée. L’intelligence artificielle, qui permet d’assister les acheteurs dans des démarches telles que l'analyse de marché fournisseurs ou la dynamique des risques (contrats, fournisseurs, RSE), est déjà une réalité : « certains testent du rapprochement de factures » indique Philippe Petit. Le big data, ces volumes gigantesques de données, se substituent à l’expertise par un principe de corrélation à très grande échelle.
Le mouvement n’est pas terminé : les formations Cegos intègrent la réalité de la digitalisation, non pas comme une spécificité, mais comme des contenus intégrés aux cours. « Les acheteurs de la prochaine décennie devront être aguerris à la culture digitale » assure Philippe Petit, « ce qui leur permettra de gérer des business de plus en plus importants avec de moins en moins de monde ! Ils auront besoin pour cela d’une véritable expertise, mais aussi de soft-skills, tels que le savoir-être, pour être capables de travailler en mode fonctionnel ».
C’est tout le sens de la formation longue Responsable Achats que Cegos anime depuis plus de 20 promotions. « Nous nous adressons aux acheteurs de haut niveau, qui ont besoin de solutions pointues en matière de communication, délégation et management de clients internes » précise Philippe Petit.
L’acheteur du XXème est déjà bien loin.
(1) Immeuble de huit étages, qui abritait plusieurs ateliers de confection -de grandes marques européennes- et leurs 5 000 salariés qui s’est effondré le 24 avril 2013, faisant plus de 1100 morts.
(2) Dont la traduction française PGI pour Progiciels de Gestion Intégré, n’as pas été utilisée longtemps.
