Aujourd'hui notre concentration est particulièrement mise à mal. Afflux de sollicitations de notre boîte mail, notifications, interruptions de collègues, tout nous invite à la distraction. Quand ce ne sont pas nos penchants qui nous poussent à papillonner, profitant de notre manque d'entrainement à rester concentré. Voici 10 bonnes pratiques pour retrouver notre concentration ou la développer.
1. Se donner un objectif concret
2. Faire une seule chose à la fois
3. Travailler en continu
4. S'isoler des sollicitations extérieures
5. Respecter sa chronobiologie
6. Profiter des premières heures du matin... sans email !
7. Préparer son cerveau la veille
8. Avoir un rituel de mise en route
9. Développer la durée de ses séquences de concentration
10. S'entrainer à focaliser son attention en s'amusant
1. Se donner un objectif concret
Avoir une représentation claire de l'objectif
Si nous nous laissons si facilement distraire, c'est en partie parce que notre cerveau ne sait pas précisément où il va. "Avancer sur le projet de refonte des processus commerciaux" n'offre pas de prise tangible pour qu'il puisse diriger nos actions. Au contraire, "analyser les dysfonctionnements et pertes d'efficacité des processus commerciaux" est un objectif plus concret.
Mais ce n'est pas encore suffisant. À quoi ressemble le résultat final ? Un document rédigé de dix pages ? Une liste de causes de dysfonctionnements ou de perte d'efficacité ? Une carte mentale avec différents cas ? À nous de choisir, du moment que notre cerveau peut s'en faire une représentation imagée.
Cette image mentale agit comme un aimant pour notre cerveau. Comme il ne fait pas la différence entre la réalité et la fiction, il se figure que l'objectif est atteignable. Mieux encore, il sait que l'objectif est atteignable. Dès lors, il met tout en œuvre pour y parvenir, et chasse les distractions qui pourraient l'en empêcher.
Pas de motivation sans objectif réaliste
À condition toutefois que l'objectif soit réaliste, sinon il risque de se décourager en cours de route. D'où l'importance de calibrer nos objectifs concrets de telle sorte qu'ils soient atteignables sur une séquence de travail d'environ une heure et demie. Quitte à les découper en sous-objectifs plus petits, chacun assorti d'un livrable concret, même si ce livrable est une carte mentale avec des premières idées - au demeurant très utile pour imprégner notre cerveau d'un sujet.
L'atteinte de nos objectifs concrets décuple notre motivation à rester concentrés. La fierté, le plaisir ressentis agissent de la même manière que tout système de récompense pour notre cerveau. Il en redemande.
2. Faire une seule chose à la fois
Il va sans dire que traiter plusieurs dossiers en même temps est contre-productif. À chaque fois que nous passons d'un dossier à l'autre, notre cerveau doit se replonger dans le contexte, se rappeler l'objectif, retrouver les données. Même s'il est très rapide, il n'ira jamais aussi vite que s'il est concentré sur un seul dossier dont il appréhende l'ensemble et pour lequel il peut donc plus facilement opérer des liens.
Mais faire une seule chose à la fois va au-delà encore. Il s'agit de solliciter notre cerveau pour un seul type de fonction à la fois. Dans notre exemple ci-dessus, nous pourrions découper notre travail en deux phases : collecter les cas de dysfonctionnement et analyser leurs causes. Prenons un autre exemple très courant : nous venons de rédiger un mail délicat et stratégique. Il est plus efficace de le relire une première fois en nous focalisant sur le fond (sa structure logique, sa clarté, la façon dont nos interlocuteurs peuvent le percevoir) puis de faire une deuxième relecture en nous focalisant sur l'orthographe.
3. Travailler en continu
Au début des années 1950, le professeur suédois Sune Carlson a chronométré durant plusieurs mois l'efficacité de plusieurs managers. Il a ainsi mesuré la fréquence d'interruption d'une séquence de travail - en moyenne toutes les 20 minutes, ce qui nous fait sourire aujourd'hui ! Mais surtout, il a pu mettre en évidence l'impact négatif des interruptions sur la durée nécessaire à l'accomplissement d'une tâche. En effet, une interruption coûte plus cher que la durée de l'interruption elle-même.
Imaginons : nous sommes concentrés sur un dossier lorsqu'un collègue vient nous solliciter pour dix minutes. "Ok, pensons-nous, 10 minutes, ce n'est rien..." Sauf que souvent, ces 10 minutes se transforment en 15 ou 20. À la fin de l'entretien, nous profitons de cette interruption pour aller prendre un café... et croisons quelques collègues. À notre retour, nous ouvrons notre boîte mail pour savoir si nous n'avons pas loupé une information capitale. Et nous apercevons un mail urgent et décidons d'y répondre tout de suite, sinon il va gâcher notre concentration. Lorsqu'enfin, nous nous remettons sur notre dossier, nous avons besoin d'un temps de chauffe pour nous replonger dans le sujet et retrouver notre productivité optimale - si tant est que nous la retrouvions...
4. S'isoler des sollicitations extérieures
Après le paragraphe qui précède, cette astuce semble une évidence. Le vrai défi est d'y parvenir. Certaines bonnes pratiques ne dépendent que de nous, comme de mettre notre téléphone sur répondeur, fermer notre boîte mail ou notre messagerie instantanée pendant nos séquences de concentration. Le petit plus qui peut nous éviter la visite d'un collègue anxieux : mettre un message d'absence rassurant, indiquant à quelle heure nous serons de nouveau disponibles.
Parfois, il nous faudra réussir à dire "non" avec bienveillance et diplomatie. Ou tout au moins reporter le temps de l'interruption à une heure plus propice pour nous. À cet égard, la formule "oui, à 14h" est très efficace. Elle rassure notre interlocuteur sur notre disponibilité dans la journée tout en protégeant notre concentration du moment.
Un casque sur les oreilles avec une musique stimulante pour nos neurones peut aussi nous isoler des conversations de nos collègues et de la tentation d'y participer.
Enfin, si certains de nos collègues perturbent trop ou trop fréquemment notre concentration, autorisons-nous à le leur dire, en leur faisant part de notre besoin. Dans les open-space, nous pouvons aussi convenir d'un rythme commun de séquences de silence ou d'échanges, ou encore adopter les codes du affichettes à double face Concentré et Disponible.
5. Respecter sa chronobiologie
Souvent, nous confondons notre efficacité chronobiologique et notre efficacité sociale. L'efficacité sociale est celle qui nous conduit à travailler le midi avec un sandwich ou le soir après que la plupart de nos collègues sont partis. Enfin, nous sommes tranquilles ! Enfin, la boîte mail et le téléphone se calment !
Cependant, nous serions encore plus efficaces si nous nous isolions des sollicitations extérieures lors de nos pics physiologiques d'efficacité. Et particulièrement lors du pic du matin, celui qui nous assure d'avoir à la fois les idées claires, un excellent niveau de créativité et une concentration optimale. En milieu d'après-midi, nous retrouvons notre capacité d'analyse et notre créativité, mais notre taux concentration est beaucoup moins élevé que celui du pic du matin. Autrement dit, nous devons y prévoir des séquences de concentration plus courtes, surtout si nous devons travailler seuls.
Évidemment, une bonne qualité de sommeil la nuit ou une petite sieste en début d'après-midi favoriseront notre concentration lors de nos pics d'efficacité chronobiologiques.
6. Profiter des premières heures du matin... sans email !
Nous bénéficions donc d'un état de grâce propice à la concentration le matin. Notre cerveau est frais et dispos. Pendant la nuit, il a éliminé les toxines produites au cours de la journée précédente. Il est prêt à se focaliser sur le premier sujet que nous lui donnerons à traiter. En même temps, ce pic d'efficacité n'est pas éternel. Il dure au mieux 2 ou 3 heures pour les personnes les mieux entrainées. Mais la plupart du temps, cet état de concentration n'excède pas 1h30, quand ce n'est pas moins.
C'est pourquoi ouvrir notre boîte mail dès le matin s'apparente à un crime lèse-concentration. D'abord parce que cela raccourcit d'autant notre séquence potentielle de concentration - prendre 15 minutes pour répondre à quelques mails revient à amputer de 15 à 20 % notre séquence de concentration ! Mais surtout parce que la boîte mail renferme potentiellement des causes de préoccupation, agacement, colère, crainte, qui vont polluer de toxines notre cerveau et altérer sa concentration.
Si les impératifs de notre métier nous obligent à jeter un œil sur les mails arrivés depuis la veille au soir, adoptons au moins le réflexe de noter nos préoccupations sur un post-it que nous retrouverons après notre séquence de concentration, puis enchaînons avec un rituel de mise en route.
7. Préparer son cerveau la veille
Un excellent moyen de booster notre concentration du matin est de préparer notre "trousse à crayon" la veille. Le principe nous renvoie à nos années d'écoliers, lorsque nous préparions notre cartable le soir pour partir à l'heure à l'école le lendemain matin.
Concrètement, il s'agit de préparer notre cerveau à travailler sur notre sujet du lendemain par une série de petites actions accomplies en un temps court et à très faible charge mentale. Une mission idéale pour clore une journée dense et fatigante par une activité à forte valeur ajoutée facilement réalisable !
Ces actions sont de trois types :
- Organiser les éléments dont nous aurons besoin. Par exemple, rassembler les fichiers utiles dans un même répertoire, y enregistrer les mails indispensables (cela nous évitera demain d'avoir à ouvrir notre boîte mail !) ou copier-coller les informations utiles dans un brouillon, préparer la maquette d'un document, etc.
- Faire place nette sur notre bureau, éloigner de notre vue les autres dossiers qui risqueraient de nous distraire.
- Enfin, visualiser (ou re-visualiser) l'objectif concret de notre séquence de concentration du lendemain.
L'intérêt de la trousse à crayon est double. D'une part, il permet à notre cerveau de s'imprégner du sujet. Pendant la nuit, il opérera des connexions intéressantes qui nous rendront encore plus créatifs. Prêt à démarrer sans attendre, il nous aidera à résister à la tentation de regarder nos emails. D'autre part, la trousse à crayons nous évite raccourcir notre belle séquence de travail du matin de dix à vingt minutes pour réaliser des tâches certes indispensables, mais qui ne nécessitent ni capacité d'analyse, ni créativité, ni concentration.
8. Avoir un rituel de mise en route
Un rituel regroupe une série de gestes qui ont la plupart du temps des vertus spirituelles. Et c'est bien de cela qu'il s'agit. De préparer notre esprit à être efficace et à se concentrer sur notre sujet. Tout ce que nous avons fait avant y contribue, bien sûr. Mais au moment de s'y mettre, nous pourrions être tentés de procrastiner un peu, de reculer de quelques minutes encore le temps de nous y mettre, avec toujours le risque d'ouvrir la boîte de pandore de nos emails. Dommage, lorsqu'on pense à la valeur de nos pics de concentration.
Le rituel permet de conditionner notre cerveau à la manière du chien de Pavlov : "lorsque ces gestes seront accomplis, tu démarreras". Peu importe quels gestes. À chacun de trouver ceux qui lui conviennent - du moment qu'ils soient rapides à effectuer pour ne pas empiéter sur la durée de la séquence de concentration. Voici quelques exemples à adapter au goût de chacun !
- Se servir un thé ou un café. Dès que la tasse est posée sur la table, je démarre !
- Procéder à un massage facial. Idéal pour retrouver de l'énergie juste avant le pic de l'après-midi.
- Pratiquer la respiration abdominale en concentrant nos pensées sur l'air qui entre et sort de nos poumons.
- Visualiser la manière dont nous allons atteindre notre objectif de la séquence, les étapes, les états intermédiaires de notre travail.
- Le lancement du chronomètre ou du minuteur de notre smartphone pour la séquence entière de concentration ou une sous-séquence visant la production d'un livrable intermédiaire.
9. Développer la durée de ses séquences de concentration
Notre capacité de concentration comporte 2 critères :
- La densité de concentration, c'est à dire notre résistance à la distraction lorsque nous avons décidé de nous concentrer sur un sujet
- La durée maximum pendant laquelle nous pouvons rester concentrés
Avec de l'entrainement, nous pouvons développer notre durée de concentration. Il suffit pour cela de mesurer notre durée maximale de concentration actuelle, puis de nous donner pour défi de l'allonger très progressivement, par tranche de cinq ou dix minutes. Ainsi, une capacité de concentration de 20 minutes au départ peut devenir 25, puis 30, puis 40 ou 45 minutes. Miracle ! nous avons doublé notre capital concentration ! Et nous pouvons continuer de le faire. La moyenne se situe autour d'une heure et demie, et les personnes très performantes peuvent se concentrer jusqu'à deux heures, voire plus.
10. S'entrainer à focaliser son attention en s'amusant
Musclons maintenant notre densité de concentration, c'est-à-dire notre faculté à nous concentrer sur une seule chose à l'exclusion de toute autre. Des activités comme le yoga, la sophrologie, la pleine conscience permettent de la développer considérablement.
Il existe aussi des exercices ludiques facilement accessibles au quotidien, qui ont également un impact positif sur notre capacité de concentration.
- La contemplation d'un objet pendant une minute. Sa forme, sa texture, ses couleurs... Lorsque des pensées surviennent, laissons-les glisser et revenons à notre objet. Nous pouvons bien sûr changer d'objet tous les jours !
- La concentration sur notre respiration pendant 10 cycles inspiration-expiration. Le principe est le même, nous laissons glisser les pensées parasites pour revenir à notre respiration, à l'air qui circule.
- La mémorisation d'un scène animée, par exemple dans le bus ou le métro. Observons les gens, les détails de leurs visages, leurs habits pendant une minute. Puis fermons les yeux et essayons de recomposer le maximum d'éléments de mémoire. Ouvrons les yeux et comparons nos souvenirs avec la réalité. Si cet exercice est trop dur, nous pouvons le faire sur un environnement inerte dans un premier temps.
Vous êtes arrivé au bout de cet article sans vous interrompre ? Bravo ! Vous avez un excellent taux de concentration !
