Concevoir une formation synchrone : les erreurs à éviter

L’efficacité d’une formation synchrone dépend essentiellement de la manière dont elle a été réfléchie. Cadrage, scénarisation, évaluation… Chaque étape de la conception comporte son lot d’erreurs qui peuvent nuire à la qualité d’une formation. Zoom sur les pièges les plus fréquents.

Une formation mal conçue sera, dans la majorité des cas, une formation inefficace. L’étape de la conception est donc déterminante. Si elle est bâclée, c’est la qualité de la formation qui va en pâtir. Sans objectifs précis, les contenus pédagogiques manqueront, par exemple, de cohérence et de progression logique. De la même manière, « si les attentes des apprenants ne sont pas analysées en amont de l’action de formation, leur motivation sera sévèrement compromise, tout comme l’assimilation des connaissances visées », indique Carolina Gracia Moreno, Manager des offres Ingénierie pédagogique et Efficacité Professionnelle chez Cegos. On l’aura compris, concevoir une formation synchrone suppose de l’anticipation et de la méthode. D’autant plus que les pièges sont nombreux durant la conception.

Avant de vous détailler les erreurs les plus courantes quand on conçoit une formation synchrone, c'est à dire une formation en présentiel ou à distance mais en live. Découvrons les piliers d’une conception efficace.

Mode d’emploi pour créer une formation synchrone

Comment concevoir une formation présentielle ou à distance live?

• S’intéresser aux apprenants : Qu’est-ce qui les motive ? Quel est leur intérêt à se former sur ce sujet en particulier ? Cela permettra aux formateurs de mieux capter leurs attentes.
• Anticiper l’évaluation : elle doit être réfléchie dès l’élaboration du cahier des charges pour trouver sa place, idéalement à l’issue de chaque séquence pédagogique.
•  Alterner les activités pédagogiques : c’est ce qui fait en sorte que les apprenants et apprenantesrestent engagés dans leur formation. Le mot d’ordre : de la pluralité !

Le rôle clé du formateur pour construire et animer une formation

Un bon formateur sait adapter les séquences pédagogiques en fonction du profil des apprenants et des objectifs de la formation. Il conçoit et anime des activités qui permettent de faire vivre une véritable expérience d’apprentissage et de faciliter l’appropriation des savoirs. Des supports, même excellents, ne suffisent pas sans la présence d’un formateur compétent et engagé. À l’inverse, un formateur de haute qualité, même avec des ressources perfectibles, saura créer une dynamique d’apprentissage efficace et motivante.

Le top 5 des erreurs dans la conception d’une formation synchrone

Erreur 1 : rédiger ou partir d'un cahier des charges flou

La première étape dans la conception d’une formation synchrone, c’est l’analyse de la demande ou l'analyse des besoins. Si celle-ci requiert beaucoup d’attention, c’est qu’elle fait l’objet de plusieurs erreurs. 

Notamment celle de rédiger un cahier des charges incomplet. Dans ce cas de figure, le concepteur de la formation doit creuser plusieurs points. Par exemple :

• Qui est le public cible ?
• Quel est son niveau sur le sujet de la formation ?
• La formation revêt-elle un caractère obligatoire pour les participants et participantes ?

S’il est par exemple important de savoir si la formation prévue est obligatoire pour les apprenants, c’est parce que leur niveau d’engagement ne sera pas le même s’ils sont volontaires ou non. Autant le prendre en compte dès le début, pour mieux adapter les futures activités pédagogiques.

La modalité – présentiel ou distanciel – doit, elle aussi, être connue d’avance, le matériel à prévoir étant différent. Les attentes vis-à-vis de la formation sont également un point de vigilance important. Il arrive que les managers qui envoient leurs équipes se former considèrent la formation comme une réponse à tout, y compris à des problématiques qui n’ont rien à avoir avec elle. « La formation ne répondra pas à un problème de management. De la même manière, si les apprenants ne sont pas accompagnés dans la mise en place des connaissances acquises en situation de travail, les savoirs ne s’ancreront pas. Ce sont deux mythes que les managers doivent absolument déconstruire », explique Carolina Gracia Moreno.

Le conseil à retenir 

Creuser, via le questionnement, les besoins en matière de formation et les attentes des apprenants pour rédiger un cahier des charges le plus précis possible.

L’astuce bonus 

Pour s’assurer que le cahier des charges soit pertinent, il est intéressant de réaliser des entretiens individuels avec les parties prenantes : la direction, les managers, les opérationnels…

Erreur 2 : mésestimer les objectifs opérationnels

Les entreprises qui se tournent vers la formation synchrone rencontrent généralement des difficultés lorsqu’elles doivent expliquer leurs objectifs opérationnels. Et pour cause : ces derniers ne sont pas toujours faciles à exprimer. Ici aussi, l’erreur la plus commise est de ne pas entrer suffisamment dans le détail. Par exemple, « aider mes collaborateurs à mieux faire un feedback » est un objectif opérationnel trop flou. Il convient ici de savoir dans quelle situation ces feedbaks sont réalisés, s’ils sont collectifs ou individuels, s’ils s’inscrivent dans une logique d’amélioration continue…. Or, lorsque les objectifs manquent de clarté, les apprenants comprennent moins bien les attentes.

Par ailleurs, comme les progrès sont plus difficiles à mesurer, l’engagement des participants et participantes peut être sévèrement compromis. Comme lors de la phase de cadrage, c’est généralement en multipliant les questions que les concepteurs de la formation parviennent à identifier les objectifs opérationnels ainsi que la macro-compétence que les apprenants doivent acquérir. Pour y parvenir, ces derniers s’appuient sur plusieurs méthodes comme celles des objectifs « SMART » : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

C’est uniquement après ce travail minutieux qu’il est possible de décliner des objectifs opérationnels en objectifs pédagogiques. Ces derniers constituent une boussole pour orienter les efforts des apprenants et assurent la cohérence du contenu pédagogique.

Le conseil à retenir

Détailler le plus possible ses objectifs opérationnels pour être certain qu’ils seront correctement déclinés en objectifs pédagogiques.

L’astuce bonus 

Pour déterminer les objectifs opérationnels, il faut toujours chercher à savoir ce que les apprenants doivent être capables de faire de retour à leur poste, de nouveau ou de différent.

Erreur 3: trop de théorie, pas assez de pratique

La structuration du parcours pédagogique – autrement dit sa "scénarisation" – est souvent l’une des étapes préférées des concepteurs de formation. Pourtant, c’est aussi celle qui aboutit sur le plus d’erreurs. Parmi elles : « ne pas séquencer les activités pédagogiques en fonction de la chronobiologie des apprenants », note Carolina Gracia Moreno.

Rappelons que pour garder son auditoire captif et engagé, il est important de mélanger les approches : magistrale, collaborative, interrogative, expérientielle… Cela suppose de prévoir des activités pédagogiques en nombre afin de varier au maximum. Par exemple : des quiz, des études de cas, des exercices pratiques en sous-groupes… C’est d‘autant plus important qu’intégrer une pluralité d’activités tout au long d’une action de formation aide à maintenir l’attention des apprenants et réduit leur fatigue cognitive.

Adopter des pratiques variées permet enfin d’améliorer l’expérience d’apprentissage, en la rendant plus immersive et engageante. La posture du formateur est ici importante. « La meilleure approche est d’apporter des éléments théoriques après les activités pratiques. Les apprenants seront d’autant plus attentifs au feedback du formateur sur leurs propres travaux », assure Carolina Gracia Moreno. Cela suppose aussi que le formateur ne soit pas trop bavard. « Nous recommandons aux formateurs de ne pas parler plus de 10 minutes d’affilée. Car les apprenants doivent être en action 70 % du temps », précise-t-elle.

Le conseil à retenir

Varier les activités pédagogiques pour garder les apprenants engagés tout au long de leur parcours de formation.

L’astuce bonus

Prévoir une session de formation pilote qui réunit un échantillon de 12 personnes pour ajuster les activités, la durée des séquences pédagogiques…, en fonction des retours.

Erreur 4 : systématiser le recours aux diaporamas

C’est l’un des supports de formation les plus utilisés au cours des formations synchrones. Le problème, c’est que les présentations Powerpoint sont rarement adaptés au niveau d’attention des apprenants et apprenantes, qui décroit vite. « Les diaporamas sont surutilisés par les formateurs et formatrices. Or, ils ne sont pas toujours nécessaires. Le plus souvent, la présence du formateur ou de la formatrice suffit. Quand la formation est à distance, il est parfois conseillé d’arrêter de partager son écran pour voir les visages des apprenants et réengager le groupe», estime Carolina Gracia Moreno.

Lorsqu’ils s’avèrent indispensables pour appuyer l’explication des formateurs et formatrices, ces diaporamas ne doivent pas être trop chargés. Défendue par l’entrepreneur Guy Kawasaki, la règle des 10/20/30 est pertinente. Elle consiste à limiter la présentation à 10 diapositives, à ne pas dépasser 20 minutes de présentation et à utiliser une taille de police au moins 30 points. Cette approche permet aux formateurs et formatrices de rendre le contenu de la formation concis et clair tout en gardant l’attention de son auditoire.

Les diaporamas – qui induisent une logique verticale au cours de laquelle le formateur ou la formatrice "descend" des connaissances à ses participants et participantes– peuvent être mis de côté au profit de supports de formation s’appuyant sur la ludopédagogie. Les jeux de rôle, les exercices de mise en situation, les quiz interactifs, les vidéos, les cartes mentales permettent aux apprenants d’être acteur et actrice de leur formation, d’agir pour monter en compétences. Cerise sur le gâteau : ces supports de formation interactifs, qui s’appuient sur la dynamique de groupe, facilitent la mémorisation des savoirs.

Le conseil à retenir

Privilégier les supports qui induisent de l’interactivité, surtout à distance, pour que les apprenants restent actifs.

L’astuce bonus

S’appuyer sur le mécanisme du jeu, c’est susciter des émotions positives et marquantes (fierté, joie…). Or, elles jouent un rôle clé dans le processus de mémorisation des savoirs.

Erreur 5 : zapper l’évaluation des connaissances

L’évaluation est souvent considérée comme la grande oubliée de la conception d’une formation synchrone. Mais peut-être plus pour très longtemps. « La certification Qualiopi force les concepteurs de formation à l’anticiper, l’évaluation faisant partie des indicateurs exigés », souligne Carolina Gracia Moreno. Jusqu’ici, formateurs et formatrices avaient en effet tendance à privilégier le contenu de la formation, quitte à passer à la trappe l’étape de l’évaluation. À tort, selon l’experte de Cegos. « Mieux vaut faire l’inverse lorsqu’on manque de temps, c’est-à-dire adapter voire supprimer quelques séquences pédagogiques et s’assurer, via l’évaluation, que ce qui a été enseigné est véritablement acquis », explique-t-elle.

Idéalement, l’évaluation ne doit pas être uniquement sommative et arriver à la toute fin de la session de formation. Elle doit aussi être formative et servir à suivre les progrès des apprenants et apprenantes en temps réel, en cours de formation. « Pour qu’elle trouve sa place, mieux vaut la systématiser à la fin de chaque séquence pédagogique. Cela permet au formateur de clarifier les idées mal comprises avant de passer à la suite», précise-t-elle. En réalité, l’évaluation peut même être utilisée en amont de la session de formation et ainsi servir de diagnostic au formateur ou à la formatrice. En soumettant des questions à ses futurs apprenants (par exemple via un quiz), les formateurs peuvent mieux appréhender le niveau de connaissances de leur groupe sur un sujet et ainsi mieux personnaliser ses contenus pédagogiques de sa formation.

Le conseil à retenir

Systématiser l’évaluation à la fin de chaque séquence pédagogique pour s’assurer qu’aucun apprenant ne reste sur le bord du chemin.

L’astuce bonus

plusieurs outils numériques comme Wooclap permettent aux formateurs et formatrices d'organiser des tests de compréhension et des connaissances acquises par les apprenants et apprenantes au fil de la formation.

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Les formations Cegos pour concevoir une formation

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Expert

Carolina Gracia Moreno

Carolina Gracia moreno, Manager de l’Offre Ingénierie Pédagogique et Efficacité Professionnelle chez Cegos, est une actrice clé dans la conception et l’optimisation des dispositifs de formation. Après avoir rejoint Cegos en 2020 comme consultante cheffe de projet au sein de l’équipe Sur-Mesure, elle met aujourd’hui son expertise au service de l’innovation pédagogique et du développement des compétences. Elle pilote la création d’offres impactantes, veille à la qualité des interventions et accompagne la montée en puissance des formateurs. Son engagement illustre la mission de Cegos : transformer l’apprentissage en leviers de performance durable pour les individus et les organisations. En savoir plus