Quand on parle de cérémonie agile, on parle des rituels ou événements en équipe qui jalonnent la gestion de projet en mode agile. Et vous auriez tort de prendre ces rituels pour des gadgets. Ils sont les garants de la réussite de l’approche agile et même la concrétisation de cette révolution organisationnelle. On vous explique pourquoi.
Au-delà des aspects purement techniques des livrables, processus et outils abordés lors des différentes cérémonies agiles, la véritable force de ces rituels se cache dans la confiance qu’elle instaure dans l’équipe. Pendant ces événements les équipiers agile partagent leurs difficultés et parfois leurs limites de compétences. Ils se mettent ainsi en situation de recevoir l’aide d’autres membres de l’équipe. Cette aide les fait grandir, et instaure un climat de confiance essentiel au fonctionnement de l’équipe.
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Cérémonie agile : quel rôle dans l’approche agile ?
Pourquoi l’agilité rencontre-t-elle un tel engouement dans les organisations ? Selon moi, la clé du succès d’une approche agile est le travail collaboratif qu’elle induit ! Dans ce contexte, les rituels agiles sont au cœur de l’efficacité de l’approche. Cette dernière prend le contrepied d’une approche organisée par les processus. Elle est essentiellement basée sur l’autonomie et la collaboration des individus vers un objectif partagé.
Ainsi l’objectif d’un daily scrum n’est pas tant de faire le point sur les tâches en cours (ce qui reste bien sûr un objectif important), mais plutôt de forcer l’équipe à se réunir au moins une fois par jour pour partager l’avancement du projet. Sans cette cérémonie imposée, il est fort probable que chacun trouverait mille choses à faire plutôt que de "perdre du temps" à échanger avec les autres. C’est pourquoi il est par ailleurs demandé que ce rituel ne dure pas plus de 15 minutes.
Avec l’agilité, vous faites le pari qu’une équipe motivée qui communique bien, avec un objectif bien compris et atteignable sera plus motivée et efficace qu’une équipe qui communique peu ou pas et dont l’objectif est trop lointain.
Comprendre le mécanisme des rituels agiles
Je vous propose donc de balayer les rituels clés de l’agilité dans la démarche Scrum et d’analyser en quoi ceux-ci favorisent le travail collaboratif.
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Le sprint planning
L’objectif de cette réunion est de décider du travail à réaliser durant un sprint. C’est la première particularité par rapport à une réunion de lancement de projet classique. Les travaux choisis sont listés dans le sprint backlog. L’équipe va tenir compte des contraintes et priorités exprimées par le product owner mais elle reste maîtresse de ce qu’elle est capable de faire.
La deuxième particularité, c’est la participation du product owner qui représente le client à cette réunion. Il est là afin d’aider l’équipe dans ses choix et de répondre à toutes les questions liées à la compréhension des besoins. Cette réunion induit une collaboration immédiate entre toute l’équipe et le client. Elle entraîne également une adhésion des membres à travers le libre choix des travaux et l’autonomie accordée.
Lors du sprint planning, des outils comme le poker planning peuvent être utilisés par l’équipe pour estimer la complexité des user-stories. À l’aide de cartes, le poker planning permet à chaque membre de l’équipe de s’exprimer sur la taille et la complexité d’une story. Ce qui peut paraitre un peu gadget à première vue, est en fait un véritable inducteur de collaboration. Chacun peut s’exprimer et les désaccords éventuels mis au jour sont en général des divergences de compréhension sur le travail à réaliser. Mettre au jour ces incompréhensions avec le client avant même que les travaux n’aient commencé est alors un formidable facteur de collaboration.
Le daily scrum
Cette réunion quotidienne permet à l’équipe projet de faire le point en 15 minutes sur les travaux en cours. Son déroulé est relativement simple. Chacun s’exprime sur ce qui a été réalisé la veille, ce qui va être réalisé dans la journée et les obstacles qui empêchent d’avancer. Le sprint board est mis à jour en fonction de l’avancement.
Là encore, certains d’entre nous, habitués à des réunions d’avancement de projet d’une à deux heures pourraient se dire "À quoi bon se réunir 15 minutes tous les jours ? Rien de concret ne pourra être résolu dans un temps si court". C’est justement pour ça que la réunion ne dure que 15 minutes. Le but n’est pas de résoudre les problèmes. L’objectif est que chacun puisse s’exprimer, s’ajuster au rythme du groupe et surtout identifier les freins dans l’avancement de ses propres activités et ceux de ses collègues.
Dans le meilleur des cas ces freins disparaitront d’eux-mêmes par la simple prise de conscience collective. Dans le pire des cas, si les freins trouvent des causes externes, les membres de l’équipe trouveront un soutien auprès du scrum master. Un de ses rôles est d’aider à lever ce qui empêche l’équipe projet d’avancer.
Nous le voyons donc, les règles et les principes mis en place dans la démarche scrum trouvent toute leur justification et leur puissance lorsque l’on les ramène à leur finalité : favoriser la collaboration efficace de l’équipe.
La rétrospective
En tant que formateur en management de projet, j’ai toujours enseigné l’importance de prendre du temps au cours du projet et en fin de projet pour réaliser un retour d’expérience sur le projet et améliorer les suivants. Dans les faits, j’ai constaté que ces réunions, malgré leur efficacité sont rarement réalisées, ou alors trop tard, (bien souvent lorsque le projet est terminé) pour avoir un effet significatif sur le projet en cours.
L’intérêt de la rétrospective agile ? Mettre le principe du retour d’expérience au cœur de la démarche. Cette rétrospective est réalisée à la fin de chaque sprint et ses effets peuvent donc être concrétisés dès le sprint suivant. Là encore il s’agit d’un travail collaboratif puisque l’équipe projet au complet liste les éléments d’organisation qui la font avancer et ceux qui la freinent. L’idée, c’est de pérenniser les premiers et de rechercher des solutions pour supprimer les seconds. L’équipe gagne donc en efficacité opérationnelle à chaque sprint.
La sprint review
Pendant la sprint review, l’équipe de développement présente au product owner (ou tout autre partie prenante) le résultat des travaux du sprint. Ce rituel instaure ainsi une relation privilégiée entre ces acteurs.
Nous ne sommes plus dans des user stories théoriques mais devant une solution opérationnelle. Recueillir les avis de son client sans risque, puisque des corrections pourront être apportées dès le sprint suivant, établit une relation de confiance entre le réalisateur et son client. Cette relation est à l’inverse de ce qui peut être observé dans des projets classiques. Dans ces derniers, les remarques du client lors des tests de fin de projet signifient potentiellement un dépassement des délais et des coûts du projet, avec toutes les émotions négatives que cela peut entrainer de part et d’autre.
Cérémonie agile : le rôle du scrum master
Si des frictions apparaissent, les cérémonies sont autant d’occasion de les identifier et de les gérer avec l’aide du scrum master avant qu’elles ne dégénèrent. On le voit donc, en tant que chef d’orchestre de l’équipe, le scrum master a un rôle essentiel dans l’équipe agile, celui de favoriser la cohésion de l’équipe en s’assurant de la bonne réalisation des rituels. Il doit trouver un équilibre entre la souplesse et la rigueur pour que ces cérémonies produisent un maximum d’effet sur la confiance au sein de l’équipe.
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