Assistant.e.s : les 10 qualités à valoriser en entretien d'embauche

Christine GazounaudConsultante Formatrice

Le métier d’assistant n’est pas à la portée de tout le monde, c’est bien ce qu’affirment de nombreux responsables du recrutement et managers. Alors pourquoi est-il si peu souvent valorisé ? Pour vous aider en entretien d'embauche, ou même à parler de votre job, voici les 10 qualités essentielle d'un.e assistant.e.

1. L'organisation personnelle

Un.e assistant.e est au cœur de l’entreprise et en contact avec de nombreux collègues, partenaires, clients… Sollicité.e.s en permanence, vous vous devez d’être organisé.e.s. Vous devez faire à la fois preuve de méthode tout en étant à la pointe sur les outils qui faciliteront vos tâches et celles de votre manager. Les nouvelles technologies ont fait irruption dans votre  binôme assistant.e/manager, assistant.e/équipe et bouleversé les modes de fonctionnement. 

2. S'adapter aux changements de situation et aux autres

Ce qui frappe lorsque l’on discute avec vous, de votre métier, de votre fonction, de vos missions, rôles ou responsabilités, pas une n’a la même réponse.

Sous ce terme d’assistant, des réalités bien différentes se cachent. Ainsi, que vous démarriez dans le métier ou que vous preniez un nouveau poste, vous devez d’abord vous adapter à ce qu’il recouvre. De nouvelles tâches, de nouvelles missions sont ajoutées élargissant encore votre champ d’action. Quand ce n’est pas le facteur de réduction de coût qui conduit les entreprises à demander plus de polyvalence

Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs : c’est un de vos points clefs, marque de votre efficacité !

3. Un sens aigu du détail et de la rigueur

Méticuleux.se, pas un détail ne vous échappe ! Et c’est bien là-dessus que l’on compte justement pour s’appuyer sans réserve sur vous.

Vous êtes fier.e.s des détails qui passent inaperçus aux yeux des autres ! C’est ce qui vous permet de ne rien laisser au hasard, de mesurer, évaluer chaque information à sa juste valeur. Un vrai plus quand il s’agit ensuite de restituer l’essentiel à votre manager.

4. Une parfaite connaissance de votre environnement

C’est souvent à partir de bribes d’informations ou d’idées partielles que vous arrivez à monter de véritables projets, à apporter une contribution efficace. Vous utilisez vos connaissances des rouages et de l’histoire de l’entreprise.

Vous connaissez les facteurs politiques, culturels, propres à l’entreprise, et les modes de prise de décision. A partir de là vous faites le lien avec les besoins exprimés (clairement ou non) de vos interlocuteurs.

Vous savez tenir compte des façons de fonctionner des parties prenantes. Vous vous assurez tout au long du process, d’obtenir les validations nécessaires pour faire avancer les projets  dans les meilleures conditions.

5. La curiosité naturelle et des capacités de recherches et de synthèse

A votre bon sens, il faut ajouter votre curiosité naturelle. Un curiosité qui permet d'être au courant de ce qui se passe dans l’entreprise mais aussi dans votre environnement. Un.e assistant.e lit généralement beaucoup et rassemble des informations de toute nature. Ainsi il/elle fait le lien avec les dossiers en cours ou à venir.

On apprécie vos qualités de recherche et de synthèse pour restituer l’essence de ce travail de fond. Celles-ci, couplées à vos compétences rédactionnelles, font de vous le pivot de la production des documents importants pour l’entreprise.

6. Des capacités d’écoute active

Pratiquer l’écoute active, c’est apprendre, recevoir les informations pertinentes et utiles à court et long terme.

Vous êtes celle ou celui qui pose les questions, qui permet de combler le manque d’éléments au départ ou de les préciser. Et quand vous comprenez parfaitement dans quelle direction votre manager veut aller, vous êtes capables d’anticiper ses demandes, ses besoins, d’être une véritable aide à la décision, d’être proactive. Vous établissez  alors une solide relation de collaboration !

7. Des talents de communication

La communication, c’est la clef ! Comprendre et relayer les informations sont sans doute les qualités les plus recherchées tant l’impact peut être considérable. Il n’y a rien de plus précieux pour un client, un partenaire, un collaborateur que d’être compris et de comprendre les messages transmis.

Vous savez vous exprimer aussi bien à l’oral qu’à l’écrit et l’on sait combien le message est délicat tant il perd en information quand il s’agit de l’écrit. Et que dire aussi de l’orthographe ou des langues de plus en plus requises.

Vous communiquez tout en tenant compte de la confidentialité de certaines informations et en sachant rester discrèt.e.s !

Métier transverse par excellence, il vous faut aussi obtenir des informations, des données de tous les services sans aucune relation hiérarchique avec les personnes.

Enfin, vous avez aussi un rôle très important de représentation de l’entreprise et de promotion de son image.

8. Une grande habileté dans la gestion du temps

Savoir prioriser, distinguer l’urgent de l’important, maintenir l’agenda fiable et vivable sont les points les plus importants pour aider un manager ou une équipe à rester focalisés sur objectifs. Jongler entre l’agenda de la journée, de la semaine et la planification à long terme nécessite de bien comprendre les enjeux de chaque demande et d’arbitrer en conséquence. C’est ce qui vous permet aussi de travailler avec une grande autonomie.

La communication et la fine connaissance des personnalités sont ensuite très importantes pour ménager toutes les susceptibilités, parler au bon niveau, rassurer les angoissés qui tentent d’imposer leurs urgences. Cela nécessite aussi de pouvoir prendre du recul pour résister aux multiples pressions et préserver tout le monde !

9. Une gestion de projets efficace

Vous êtes aussi celle ou celui qui permet à un manager ou à une équipe de concrétiser leurs projets, de faciliter leur mise en œuvre. Tout à leur vision de l’objectif, vous vous chargez pour eux des multiples petites choses qui pourraient bloquer les rouages de la mise en place, toutes ces tâches changeantes et auxquelles il faut adapter le déroulement du programme.

Vous savez  comment cadrer les missions, organiser le travail, être force de proposition. De fait, vous pouvez vous -mêmes vous  retrouver en charge de projets complets avec des équipes à fédérer (projets évènementiels, mise en place de nouveaux outils, de politiques d’entreprise…)

10. La volonté à vous former en permanence

Le besoin de rester à la pointe des outils, des méthodes organisationnelles, de perfectionner vos compétences relationnelles fait que vous devez vous former en permanence. Cela nécessite des capacités à apprendre, à se remettre en question et à s’intéresser aux évolutions de votre environnement.

Quand on fait la somme de toutes ces qualités et compétences, il est difficile de croire que ce métier soit aussi peu valorisé ! Est-ce dû à notre culture ? Dans les pays anglo-saxons, les assistantes sont parfois de véritables stars ! Une chose est sûre, soyez fièr.e de ce que vous accomplissez au quotidien. La somme des qualités délicates et des compétences pointues qui sont requises pour exercer ce métier est incroyable !

Ecrit par
Christine Gazounaud
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