Fiche métier : l'Assistant(e) commercial(e)

Qu’est-ce qu’une Assistante Commerciale ?

Travaillant coude-à-coude avec le commercial terrain, l’assistante commerciale (AC) s’occupe des tâches bureautiques et administratives. Dans une entreprise, elle contribue pleinement à l’efficacité et à l’efficience du service commercial afin d’augmenter le chiffre d’affaires. Cette personne est dotée de nombreuses compétences : le sens du service, le sens commercial, l'organisation personnelle, la bonne communication et l’aisance relationnelle.

Quel est son rôle ?

Premièrement, le rôle de l’assistante commerciale est d’assister l’agent de terrain qui va prendre des initiatives lors du déroulement d’une vente. Autrement dit, la personne s’occupe de centraliser toutes les ressources ainsi que les informations utiles aux opérations commerciales. C’est une accompagnatrice qui a pour objectif de faciliter et d’optimiser les fonctions du vendeur de terrain.

Deuxièmement, l’AC joue un rôle de communiquant pour l’entreprise et  pour le vendeur. En interne, elle sert d’intermédiaire entre les autres collaborateurs et son département. Elle s’occupe, en général, de la passation des documents, des réunions administratives et du suivi logistique des produits. À l’externe, la personne représente la société et l’agent de vente auprès des clients en assurant les différentes formes de communication. Elle pourra passer des appels téléphoniques, s’occuper de l'emailing ou encore entrer directement en relation avec certains acteurs commerciaux.

Pour finir, l’assistante commerciale est la plus concernée dans l’administration des ventes (ADV). Dans ce cas, elle prend le rôle d’une vraie gestionnaire qui va établir une base de données des clients par produit et qui va participer à l’organisation du planning pour la réalisation des activités commerciales. À l’aide de ses compétences managériales, l’AC gère et fidélise les clients.

Quelles sont ses missions ?

La mission mère de l’assistante commerciale se présente comme une forme d’aide dans la réalisation d’une vente. En effet, l’agent exerce des fonctions commerciales, administratives, de communication et diplomatiques. Tout cela dans le but de parfaire l’interaction avec le client pendant toutes les opérations.

L’emploi d’une communication orale active

Dans une entreprise commerciale, les mots d’ordre restent de faire profit tout en assurant la satisfaction du client. Pour arriver à ce but, la communication orale active apparaît comme une solution indispensable et efficace.

Communiquer en interne

Dans une société multi-départementale, la transmission des flux d’informations demeure cruciale et inévitable. En effet, l’équipe comptable ne pourra jamais établir des calculs sans les données du secteur commercial. De même, ce dernier compte sur l’équipe juridique pour la finalisation et la formalisation des ventes. De ce fait, on peut déduire que l’assistant commercial, qui se situe du côté de l’ADV, doit assurer la communication avec les autres employés de l’entreprise afin de dynamiser la production.

Par ailleurs, l’AC représente l’entreprise en dehors de son domaine. Ce qui fait qu’elle va transmettre les besoins et les attentes de la clientèle en interne. En d’autres mots, on peut la comparer à une messagère afin de satisfaire le client. Effectivement, sans ces informations, les agents productifs ne pourront pas combler suffisamment les demandes de ce dernier.

Communiquer en externe

En premier lieu, la fonction communicative externe de l’AC concerne les étapes qui précèdent une affaire. Cela comprend la prospection, la prise de contact, la réponse face aux demandes d’information et la mise en relation avec un commercial terrain. En effet, l’ensemble de ces dialogues et entretiens va donner une première impression sur la qualité du service clientèle. L’assistant de vente ne doit alors pas le négliger.

En second lieu, la communication externe de l’assistante commerciale comprend l’après-vente. En effet, le professionnel d’assistanat répondra aux questions récurrentes des clients concernant le produit. À cet égard, il tâchera de satisfaire ces derniers. Quoi qu’il en soit, ses actions doivent fidéliser l’acquéreur.

L’optimisation de la communication écrite

Cette mission renferme toutes les actions liées à la communication écrite. Elle concerne l'emailing, l’appel d’offres et les autres formes écrites (factures, reçus, etc.).

Protéger l’image de l’entreprise

Une bonne communication écrite véhicule une bonne image de l’entreprise. Effectivement, elle va renvoyer le sérieux et le professionnalisme de celle-ci auprès des clients. Ainsi, l’assistante commerciale doit veiller à la qualité de ses supports écrits en soignant ses textes et en utilisant un registre formel.

Privilégier l’essentiel et la simplicité

Dans ses écrits, l’AC doit être précis et concis. Ainsi, le client pourra rapidement comprendre la finalité du document. Pour cela, l’assistant commerciale utilisera des phrases simples puis adoptera un style concis et clair. Par ailleurs, le message doit être bien structuré pour aller droit à l’essentiel. Ainsi, les deux parties gagnent du temps et se font comprendre pour renforcer l’entente.

L’organisation du temps au service du client

Cette mission consiste à planifier les tâches de l’AC afin d’améliorer sa productivité. Ces effets se font ressentir à la fois auprès des dirigeants et auprès des clients.

Classer par priorité

Dans cette fonction, l’assistante commerciale est amenée à planifier ses tâches par ordre d’importance. Cela dit, elle doit, en premier lieu, considérer les clients les plus rentables et les plus prolifiques. Ainsi, elle gagnera du temps par rapport à l’indice de performance. Néanmoins, cela n’implique pas une négligence auprès des autres clients.

Se servir des outils de gestion du temps

De nos jours, il existe divers outils performants qui permettent d’établir un emploi du temps efficace. Ces derniers demeurent très utiles pour l’AC si elle veut réussir ses missions. En effet, avec ces outils, l’agent pourra mieux contrôler ses actions et gagner en productivité.

La maîtrise de la conversation téléphonique

Les appels téléphoniques sont inévitables dans le domaine de la vente.

Télévendre

La télévente fait partie des missions de l’assistante commerciale. Cette forme de vente ne consiste pas seulement à présenter le produit et à convaincre le client, mais elle sert aussi à vendre un produit et/ou service dans des délais écourtés. Plus la discussion s’allonge, plus le client se désintéresse. Pour cela, l’AC doit directement passer à l’essentiel sans oublier d’écouter son interlocuteur.

Par ailleurs, la télévente constitue un bon moyen de connaître toutes les attentes et les besoins du client. A noter cependant que les informations récoltées par l’AC pendant cet entretien serviront également au négociateur lors de la négociation.

Conseiller le client

Face aux difficultés rencontrées par l’acheteur lors de l’utilisation d’un produit, l’assistante commerciale prend le rôle de conseiller client. Elle devra donc être à la disposition des clients souhaitant avoir de l’aide. Cette initiative permet de fidéliser les acheteurs et de véhiculer une bonne image de l’entreprise.

Par ailleurs, l’AC est la personne qui prend en charge les objections des clients insatisfaits. Pour ce faire, elle doit identifier au préalable la source de la réclamation afin d’apporter rapidement une solution. Elle doit également faire preuve d’une attitude souple et professionnelle, c’est-à-dire rester calme face aux attaques de l’appelant.

Les compétences requises pour devenir Assistante Commerciale

Tout d’abord, le métier d’assistant commercial nécessite une bonne connaissance du monde des affaires. Autrement dit, le professionnel doit démontrer sa maîtrise du domaine du commerce pour pouvoir comprendre le déroulement de toutes les opérations auxquelles il va assister. Par exemple, il doit savoir comment fonctionne une vente ou quelles sont les étapes d’une affaire commerciale.

Ensuite, compte tenu des tâches administratives qu’on lui confère, l’assistante commerciale doit être une personne organisée et rigoureuse. En effet, on lui demandera ces aptitudes face aux facturations, aux traitements des commandes et à la planification des tâches. En bref, pour exercer ce poste, il faudrait justifier d’une compétence organisationnelle probante. Par ailleurs, l’AC doit maîtriser les outils informatiques et numériques pour se conformer à l’évolution de son travail.

Mis à part cela, l’agent va rester en contact permanent avec les acteurs internes et externes du projet. Cela implique une capacité impeccable en communication. En effet, la personne communiquera avec les clients et les collaborateurs par téléphone, par écrit et en face-à-face. De ce fait, elle devra adopter la meilleure approche communicative en fonction de la situation.

Enfin, les dirigeants d’entreprise s’appuient sur certains employés pour fidéliser et conserver la clientèle. L’assistante commerciale en fait partie. Elle doit montrer sa qualité relationnelle pour entrer en contact avec les clients.

La formation pour devenir Assistante Commerciale

Ce poste peut s’acquérir avec un diplôme Bac+2 en commerce ou gestion informatisée. Ce parcours est surtout prisé par les débutants voulant accéder au métier. Il leur permet, dans un premier temps, de prendre contact avec le milieu commercial pour franchir le cap après quelques années d’expériences.

Si vous êtes déjà dans le domaine du commerce et que vous voulez rapidement obtenir les compétences requises pour devenir une assistante commerciale, vous pouvez suivre notre formation Assistante commerciale et ADV. Celle-ci vous met à disposition toutes les connaissances nécessaires et essentielles pour exercer cette fonction. De plus, nous vous proposons une pédagogie moderne et optimisée pour vous adapter facilement.

Vous pouvez suivre cette formation si vous avez déjà des expériences ou des diplômes dans des domaines liés à l’entreprise.

Fiche métier : l'Ingénieur d'affaires

Fiche métier : le Manager commercial