Fonction achats : un levier stratégique pour l'entreprise

Fonction achat en entreprise : définition et périmètre

Définition de la fonction achats

La fonction achats désigne l'ensemble des activités qui permettent d'identifier les besoins de l'entreprise, de sélectionner les fournisseurs, de négocier les conditions commerciales, de contractualiser les relations et d'assurer le suivi des performances. Son objectif ? Garantir la disponibilité des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'organisation, tout en optimisant coûts, qualité et délais.

Distinction entre fonction achats et approvisionnement

Il ne faut pas confondre fonction achats et approvisionnement.

• L'achat relève d'une mission stratégique : il définit les besoins, sélectionne les partenaires et négocie les contrats.
• L'approvisionnement, lui, gère la partie opérationnelle : commandes, réceptions, gestion des stocks et livraisons.

Ces deux fonctions sont distinctes mais complémentaires. Elles s'inscrivent toutes deux dans la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise.

Intégration dans la chaîne d'approvisionnement

Cette chaîne d'approvisionnement (ou supply chain) coordonne l'ensemble des flux—physiques, informationnels et financiers—du fournisseur initial jusqu'au client final. La fonction Achats y joue un rôle déterminant en assurant la fluidité et la performance de ce continuum.

Les composantes clés de la fonction Achats

Les composantes clés de la fonction achats incluent :

• Qualité : sélectionner des fournisseurs capables de respecter les standards attendus.
• Coût : négocier les meilleures conditions tarifaires et optimiser les budgets.
• Délai : garantir la disponibilité des ressources au moment voulu.
• RSE : intégrer les enjeux de développement durable et de responsabilité sociétale dans les décisions d'achat.

Quel est le rôle du service Achats ?

Un rôle stratégique au cœur de la performance

Le service Achats joue un rôle déterminant dans la performance globale de l'entreprise.

Bien au-delà du simple approvisionnement, il assure l'adéquation entre les besoins internes et les solutions du marché, tout en garantissant l'équilibre qualité-coût-délai.

Sa mission centrale ? Mettre à disposition les produits et services nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation, dans les meilleures conditions possibles.

Les missions opérationnelles essentielles

Concrètement, le service achats pilote plusieurs missions de la fonction Achats essentielles :

• Analyser les besoins de l'entreprise en collaboration avec les différents départements
• Faire rédiger le cahier des charges qui traduit ces exigences
• Identifier les marchés fournisseurs 
• Préselectionner les fournisseurs potentiels
• Négocier le prix et les conditions commerciales pour obtenir les meilleures conditions en termes de coût, qualité et délai
• Assurer la passation des commandes
• Suivre rigoureusement les performances des fournisseurs et de tout le processus d'achat

L'Acheteur déploie son expertise à chacune de ces étapes pour garantir la performance.

L'évaluation continue des fournisseurs

Bon à savoir : L'évaluation continue des fournisseurs constitue un axe majeur de la gestion des achats.

Tableaux de bord, indicateurs de performance et audits réguliers permettent de mesurer la qualité des biens et des prestations afin d'identifier les axes d'amélioration. Cette vigilance permanente garantit la fiabilité de la chaîne d'approvisionnement et limite les risques de rupture.

Impact direct sur la rentabilité

Impact sur la compétitivité de l'entreprise :

Les achats représentant en moyenne 50 % du chiffre d'affaires, une réduction de seulement 5 % des dépenses peut générer une augmentation de 25 % de la marge de l'entreprise.

Un effet de levier cinq fois supérieur à celui obtenu par une hausse équivalente des ventes.

Le service achats contribue ainsi directement à la rentabilité, tout en intégrant des dimensions stratégiques comme l'innovation et le développement durable dans ses pratiques.

Organisation Achats : acteurs et responsabilités

Chaque entreprise structure différemment sa fonction Achats selon sa taille, ses métiers et son niveau de maturité. Trois modèles d'organisation Achat principaux coexistent, chacun avec ses propres acteurs et niveaux de responsabilité.

Structure centralisée

Dans ce modèle, toutes les décisions achats sont pilotées par un service unique. Les directeurs des achats définissent la stratégie globale, négocient les contrats-cadres et gèrent le panel fournisseurs pour l'ensemble de l'organisation. Les responsables achats coordonnent les demandes internes et garantissent l'application des procédures. Ce modèle favorise les économies d'échelle et harmonise les pratiques, mais peut manquer de réactivité face aux besoins locaux spécifiques.

Structure décentralisée

Ici, chaque unité ou département dispose de son propre service Achats avec une large autonomie. Les acheteurs locaux connaissent finement les besoins de leur périmètre et adaptent rapidement leurs décisions. Les responsables Achat de chaque entité pilotent leurs propres négociations et relations fournisseurs. Cette organisation offre une excellente réactivité et une proximité avec les utilisateurs finaux, mais peut générer des coûts moins optimisés et une dispersion des pratiques.

Structure hybride

Ce modèle combine les avantages des deux approches : un service central définit les orientations stratégiques, négocie les accords-cadres et pilote la performance globale, tandis que des acheteurs locaux gèrent les opérations quotidiennes et les achats spécifiques. Le niveau de responsabilité est partagé entre le central (stratégie, gouvernance) et le local (exécution, adaptation). Cette configuration équilibre contrôle et agilité.

Exemple concret : Un acteur majeur du transport de personne a choisi une organisation hybride

Cette société a mis en place un modèle hybride qui combine :

• Un service central qui négocie les contrats-cadres nationaux (énergie, IT, matériel roulant)
• Des acheteurs locaux dans chaque région qui gèrent les achats spécifiques (prestations locales, travaux)

Résultat : Économies de 8 % sur les achats centralisés tout en conservant la réactivité locale pour les besoins urgents.

Étude de référence

Selon l'Observatoire des Achats 2024 du Ministère de l'Économie, les entreprises dotées d'une fonction achats structurée réalisent en moyenne 15 % d'économies supplémentaires par rapport à celles sans organisation formalisée.

Pièges à éviter lors de la structuration

Lors de la mise en place ou de la restructuration d'une fonction achats, certaines erreurs fréquentes peuvent compromettre sa performance. Philippe Petit, manager de l'offre et de l'expertise Achats chez Cegos propose 3 pièges majeurs à éviter à cette étape :

1. Se focaliser uniquement sur la performance économique

L'erreur la plus fréquente consiste à ne piloter que les économies, réductions de prix et diminutions de coûts. Cette approche court-termiste fait prendre des risques inconsidérés à l'entreprise :

• Dégradation de la qualité des produits
• Fragilisation des relations fournisseurs stratégiques
• Ruptures d'approvisionnement par sous-investissement dans la sécurisation

2. Former les équipes achats uniquement à la négociation

Concentrer la formation sur les techniques de négociation crée des acheteurs unidimensionnels incapables de :

• Analyser finement les marchés fournisseurs
• Piloter la performance via des KPI pertinents
• Intégrer les dimensions innovation et RSE dans leurs décisions

3. Ne piloter que les étapes court terme et opérationnelles

Se limiter au cycle consultation → négociation → commande sans vision stratégique empêche la fonction achats de :

• Anticiper les évolutions des marchés
• Construire des partenariats fournisseurs à long terme
• Contribuer à l'innovation et au développement durable

Processus achats : les 6 étapes clés

Le processus Achats structure l'ensemble des actions qui mènent de l'expression d'un besoin à l'évaluation de la performance fournisseur. Maîtriser ces six étapes permet d'optimiser le couple qualité/coûts tout en respectant les délais attendus.

1. Analyse des besoins

Cette première étape consiste à clarifier précisément ce que l'entreprise attend. Vous identifiez les résultats fonctionnels recherchés, les contraintes techniques, les volumes requis et le calendrier de livraison. L'objectif est de poser les bases d'un achat pertinent en évitant tout flou qui pourrait engendrer des erreurs coûteuses.

2. Rédaction du cahier des charges

Le cahier des charges formalise le besoin sous forme de spécifications techniques et fonctionnelles. Il précise les normes à respecter, les critères de qualité, les exigences RSE et les modalités de réponse attendues. Ce document sert de référence commune entre l'acheteur et les fournisseurs consultés.

3. Sourcing et présélection fournisseurs

Vous recherchez les fournisseurs potentiels via recommandations, annuaires professionnels, bases de données internes ou moteurs de recherche spécialisés. Ensuite, vous présélectionnez ceux qui répondent à vos critères de fiabilité, de capacité de production et de conformité. Cette étape mobilise des outils d'évaluation pour constituer un panel pertinent.

4. Négociation des contrats

Une fois les offres reçues, vous comparez les propositions selon une grille pondérée intégrant prix, qualité, délais, service et innovation. La négociation vise à obtenir les meilleures conditions commerciales tout en sécurisant la relation. Le contrat finalisé fixe les engagements réciproques et les modalités de paiement.

5. Passation des commandes

Vous formalisez l'achat par l'émission de bons de commande ou la signature de contrats-cadres. Cette étape administrative garantit la traçabilité et déclenche le processus logistique d'approvisionnement. Les systèmes d'information facilitent la transmission rapide des commandes aux fournisseurs.

6. Suivi et évaluation des performances

Le suivi opérationnel porte notamment sur les délais de livraison, la conformité des produits et la facturation. Vous pilotez la performance à l'aide de tableaux de bord intégrant des indicateurs de performance tels que le taux de service, la satisfaction interne ou l'indice de productivité. Cette évaluation continue nourrit les plans d'amélioration et la révision du panel fournisseurs.

Pour approfondir vos compétences sur l'ensemble de ces étapes, consultez nos Formations dédiées aux achats.

Quels sont les objectifs principaux de la fonction achats ?

La fonction achats poursuit 3 objectifs stratégiques majeurs qui déterminent sa performance globale et sa position stratégique dans l'entreprise.

1. Réduction des coûts et amélioration de la marge

L'un des premiers objectifs de la fonction achats reste la rentabilité de l'entreprise.

En négociant avec les fournisseurs, en consolidant les volumes ou en optimisant le portefeuille fournisseurs, le service achats peut dégager des gains financiers directs qui améliorent la marge opérationnelle.

Attention : Ces économies ne doivent jamais se faire au détriment de la qualité ou des délais. C'est cet équilibre entre coût, qualité et service qui fait la différence.

2. Maîtrise des risques et continuité d'approvisionnement

Assurer la continuité d'approvisionnement est un enjeu majeur.

Les ruptures de stocks ou l'indisponibilité de fournisseurs peuvent paralyser l'activité et nuire à la réputation de l'entreprise.

La fonction achats doit donc :

• Évaluer les risques fournisseurs (financiers, logistiques, techniques)
• Diversifier ses sources d'approvisionnement pour anticiper toute pénurie critique
• Surveiller en continu la santé de ses partenaires

Cette vigilance permet d'anticiper les aléas et de sécuriser les flux sur le long terme.

3. Contribution au développement durable

Aujourd'hui, les achats responsables intègrent les 3P (People, Planet, Profit) du développement durable.

En sélectionnant des fournisseurs respectueux de l'environnement et des droits humains, la fonction achats contribue directement à aligner les objectifs RSE de l'entreprise avec sa stratégie achats.

Ces axes d'amélioration renforcent l'image de marque et répondent aux attentes croissantes des parties prenantes en matière d'impacts sur le social et l'environnement.

Les différents types d'achats en entreprise

1. Achats directs

Les achats directs regroupent tous les biens et services qui entrent physiquement dans le produit final. Il s'agit principalement des matières premières, composants et prestations entrant directement dans l’activité principale de l’entreprise. Ces achats influencent directement la qualité des produits ou prestations fournies au client final et requièrent une traçabilité rigoureuse ainsi qu'une gestion fine des spécifications techniques.

2. Achats indirects

Les achats indirects concernent les biens et services indispensables au fonctionnement quotidien de l'entreprise, mais qui ne figurent pas dans le produit final. On y retrouve les fournitures de bureau, les services informatiques, la maintenance, le transport ou encore le nettoyage. Longtemps sous-estimés, ces achats représentent aujourd'hui un gisement d'économies important et contribuent à l'amélioration de l'environnement de travail.

3. Achats de services

Ces achats, essentiellement indirects, couvrent l'externalisation de prestations intellectuelles ou opérationnelles : consulting, formation, marketing, audit, logistique externe ou facility management. Avec la tendance croissante à se recentrer sur le cœur de métier, les achats de services pèsent de plus en plus lourd dans le budget et nécessitent des cahiers des charges précis, des SLA clairs et un suivi rigoureux des performances fournisseurs.

Quels sont les rôles des différents métiers de la fonction Achats en entreprise ?

Acheteur : missions et évolution

L'acheteur pilote l'ensemble du processus d'achat :

• Analyser les besoins internes et des marchés correspondants
• Sélectionner les fournisseurs et gérer la relation avec les fournisseurs
• Négocier les meilleures conditions et contractualiser
• Suivre la performance

Côté compétences, il combine vision business, maîtrise des systèmes d'information (tableaux de bord, analyse ABC, analyse des données) et soft skills (négociation, écoute).

L'évolution typique ? Acheteur junior → confirmé → responsable de famille achats, avec des missions de plus en plus stratégiques intégrant RSE et pilotage de portefeuille.

Responsable achats : pilotage stratégique

Le responsable achats orchestre l'organisation achats :

• Structurer les équipes
• Définir les stratégies achats par famille
• Piloter le plan financier, notamment les objectifs de réduction de coûts
• Mettre en place la politique d'achats de l'entreprise

Il s'appuie sur des indicateurs de performance (taux de service, satisfaction interne) et encadre l’exploitation de l'intelligence artificielle pour optimiser sourcing et prévision des besoins, tout en automatisant les tâches répétitives.

Ce poste requiert leadership, vision transversale et capacité à aligner achats et objectifs business, quel que soit le secteur d'activité.

Assistant Achats : support opérationnel

L'assistant Achats assure le bon déroulement quotidien :

• Traitement des demandes
• Suivi administratif des commandes
• Mise à jour des bases fournisseurs

Il maîtrise les outils bureautiques et les systèmes d'information internes, garantissant fluidité et conformité.

Comment optimiser la fonction achat en entreprise ?

L'optimisation de la fonction Achats repose sur 3 leviers complémentaires qui garantissent performance et compétitivité.

1. Digitaliser les processus pour gagner en efficacité

La mise en place d'outils digitaux permet d'automatiser les tâches répétitives et de libérer du temps pour les activités à forte valeur ajoutée.

 Exemples concrets :

• Plateformes d'e-procurement ou applications métiers pour centraliser les demandes
• Analyse des données en temps réel via des tableaux de bord dynamiques
• Intelligence artificielle pour optimiser le sourcing et la prévision des besoins

Résultat : Réduction des délais de traitement de 30 à 50 % et amélioration de la traçabilité.

2. Professionnaliser les équipes Achats

Recruter et former des collaborateurs spécialisés est essentiel pour maximiser la performance.

Les compétences clés à développer :

• Négociation et relation avec les fournisseurs
• Analyse des données et et pilotage par indicateurs de performance (KPI)
• Maîtrise des enjeux RSE et achats responsables

Bon à savoir : Cegos propose des formations achats adaptées à tous les niveaux, du débutant au responsable confirmé.

3. Structurer la gouvernance et les processus

Une organisation claire et des procédures formalisées garantissent l'efficacité et la conformité.

Actions prioritaires :

• Définir une politique d'achats alignée sur la stratégie d'entreprise
• Cartographier les dépenses par famille d'achats
• Mettre en place des indicateurs de performance (taux de service, économies réalisées, qualité fournisseurs)
• Renforcer la collaboration entre Achats et services internes (production, marketing, finance)

En synthèse : L'optimisation de la fonction Achats passe par la digitalisation, la professionnalisation des équipes et une gouvernance structurée. Ces trois piliers permettent d'améliorer la marge de l'entreprise, de sécuriser les approvisionnements et de renforcer la réputation de l'entreprise.

Exemples de réussites clients Cegos

Philippe Petit, manager de l'offre de l'expertise Achats chez Cegos, nous propose 3 exemples concrets pour l'optimisation de la fonction Achats

PME des secteurs nucléaire, aéronautique et défense

• Défi : 70 % du portefeuille en situation de source unique
• Solution : Analyse complète des dépenses et cartographie des risques fournisseurs
• Résultat : Prévention des ruptures d'approvisionnement préjudiciables aux clients finaux

Entreprise de traitement de l'eau

• Défi : Capacités de production déséquilibrées et rendement transport sous-optimal
• Solution : Outils de cartographie et externalisation ciblée d'activités
• Résultat : Meilleur équilibre production + gains économiques + amélioration qualité de service clients

Presse régionale (rédaction & édition)

• Défi : Gestion immobilière et approvisionnement papier à optimiser
• Solutions multiples :
  • 1. Externalisation gestion et maintenance locaux → amélioration service interne
  • 2. Investissement système expert pilotage impression → gains importants + services supplémentaires + réduction impact environnemental
  • 3. Sécurisation approvisionnements papier via centrale d'achats (proximité géographique respectée)

Quel avenir pour la fonction Achats ?

La fonction Achats connaît une mutation profonde sous l'effet de trois grandes tendances qui redéfinissent ses missions et son rôle quotidien.

1. Contexte géopolitique et sécurisation des approvisionnements

Les crises récentes (Covid-19, guerres, tensions commerciales) ont révélé la vulnérabilité des chaînes d'approvisionnement mondiales.

Les nouveaux enjeux :

• Anticiper toute pénurie critique de matières premières
• Diversifier les sources d'approvisionnement (« multi-sourcing »)
• Relocaliser certaines productions stratégiques (« near-shoring »)
• Cartographier les risques fournisseurs (financiers, géopolitiques, climatiques)

Exemple concret : Un constructeur automobile européen a créé une cellule de veille géopolitique intégrée aux Achats pour anticiper les ruptures d'approvisionnement en semi-conducteurs.

2. Transformation digitale et intelligence artificielle

La digitalisation n'est plus une option : elle devient le standard de performance.

Les technologies qui transforment les Achats :

• Intelligence artificielle : analyse de risques, prédiction des prix, détection des économies potentielles
• Analyse des données (Big Data) : identification de patterns d'achat, optimisation des négociations
• Blockchain : traçabilité des chaînes d'approvisionnement, lutte contre la contrefaçon
• Robots conversationnels : automatisation des commandes récurrentes

Résultat : Les tâches répétitives sont automatisées, libérant du temps des acheteurs pour des missions stratégiques.

3. Achats responsables et économie circulaire

La position stratégique de la fonction Achats en fait un acteur clé de la transition écologique.

Les nouvelles pratiques :

• Intégrer des critères RSE dans la sélection fournisseurs
• Aligner les objectifs RSE de l'entreprise avec sa stratégie achats
• Mesurer les impacts sur le social et l'environnement (bilan carbone, conditions de travail)
• Favoriser l'économie circulaire : réemploi, recyclage, économie de la fonctionnalité

Exemple concret : Un groupe cosmétique a développé des filières d'approvisionnement en agriculture régénérative avec ses fournisseurs, réduisant l'empreinte carbone de 25 % sur certaines matières premières.

En résumé : Les acheteurs de demain sont stratèges, data-driven et responsables. Ils ne se contentent plus de négocier. Ils pilotent des écosystèmes complexes, anticipent les risques et contribuent activement à la transformation durable des entreprises. Les résultats qu'ils délivrent impactent directement la compétitivité, la résilience et la réputation de l'entreprise.

Qu'est-ce que la fonction Achat dans une entreprise ?

La fonction Achats pilote l'acquisition des biens et services nécessaires à l'activité. Elle couvre l'analyse des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et le suivi des performances pour garantir qualité, coûts maîtrisés et délais respectés.

Quels sont les différents types d'acheteurs en entreprise ?

On distingue les acheteurs juniors, qui assistent l'équipe sur les tâches opérationnelles (appels d'offres, suivi de commandes), les acheteurs seniors, responsables de la stratégie par famille et des négociations complexes, et les category managers, spécialisés sur un segment d'achats spécifique.

Comment se former à la fonction Achats ?

Cegos propose des formations professionnalisantes couvrant négociation, gestion des fournisseurs et tableau de bord achats, ainsi que des certifications reconnues (équivalent bac+4). Des parcours blended permettent une montée en compétences adaptée à chaque profil. Voir toutes nos formations Achats 

Quels indicateurs de performance suivre en achats ?

Les KPI essentiels incluent le taux de service (livraisons à temps), la réduction des coûts, la qualité des produits, les innovations proposées, la satisfaction des clients internes et la performance fournisseurs. Un tableau de bord consolidé facilite le pilotage et l'amélioration continue de la fonction.

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Expert

Philippe Petit

Philippe Petit, manager Offre et Expertise Achats au sein de Cegos, est un acteur de référence dans le domaine des achats publics et internationaux. Fort d’une expérience opérationnelle en achats et ventes, notamment dans l’automobile et la distribution spécialisée, il conçoit et pilote aujourd’hui l’offre achats du catalogue Cegos et anime un réseau d’experts. Auteur et co-auteur de plusieurs ouvrages de référence publiés chez Dunod (La boîte à outils de l’acheteur, Toute la fonction Achats, Toute la fonction Management), il s’appuie sur plus de 30 ans d’expérience en formation et en accompagnement pour transmettre sa vision stratégique de la fonction achats. En savoir plus