5 conseils pour gérer les relations dans les projets 

Si les priorités d’un chef de projet sont avant tout tournées vers l’organisation, la maîtrise des coûts et la gestion des délais, sa posture relationnelle vis-à-vis des parties prenantes est également fondamentale. Prendre soin de son équipe, savoir s’adapter et gérer les situations tendues sont en effet autant de compétences qui préservent les intérêts d’un projet. Céline Libouban, Coach formatrice et conceptrice pédagogique, propose 5 conseils aux chefs de projet pour mieux gérer les situations relationnelles complexes. 

1)     Passer du « pouvoir sur » au « pouvoir avec » : rechercher l’harmonie

Un chef de projet passe 80 % de son temps à communiquer : entre prises de décisions, gestion des contraintes et soutien à son équipe de projet, sa relation aux autres est au centre de tout. Attention toutefois : cette position particulière ne lui donne pas pour autant d’autorité hiérarchique sur les parties prenantes.

Lorsque l’on pratique le management transversal, il faut éviter d’adopter une posture supérieure et plutôt privilégier l’empathie et la bienveillance afin d’instaurer un climat de confiance. Pour déconstruire ce modèle de hiérarchie forte, la clé est d’apprendre à passer du « pouvoir sur » au « pouvoir avec ».

La phase de recensement des parties prenantes du projet (membres de l'équipe, sponsor, cadres supérieurs, clients, utilisateurs finaux ou encore fournisseurs) doit notamment être l'occasion d'évaluer deux critères :

• Leur degré d'influence sur les décisions du projet
• Leur niveau d'intérêt pour les résultats du projet 

2)     Adapter sa communication en fonction des profils rencontrés 

Dans le cadre de son travail, un chef de projet peut avoir affaire à différentes typologies de profils. On compte en tout 4 profils socio-dynamiques :

• Les pionniers
• Les attentistes
• Les sceptiques
• Les hostiles

Pour assurer des échanges optimaux, le chef de projet a tout intérêt à adapter sa communication et son comportement aux profils avec qui il collabore. Voici quelques pistes que vous pouvez appliquer facilement :

3)     Faciliter les décisions durant les comités de pilotages 

Les comités de pilotages ne doivent pas seulement avoir pour but d’informer les contributeurs de l’avancée du projet : ils doivent avant tout être pensés pour faciliter le travail des décisionnaires et éclairer leurs choix.

En amont, il est important de clarifier quelles seront les décisions attendues, le niveau de décision qui sera requis (stratégique, budgétaire, planning…), et les messages clés qui devront être véhiculés (enjeux, impacts, options possibles, risques). Ce travail de préparation peut contribuer à éviter les tensions et les frustrations.

Pour éviter les malentendus sur « qui fait quoi », un outil simple comme la matrice RACI permet de préciser les éléments suivants : 

• Responsable : qui exécute la tâche 
• Autorité : qui valide et rend des comptes 
• Consulté : qui donne son avis avant la décision 
• Informé : qui doit être tenu au courant sans être décisionnaire

En cas de conflit trop complexe, le chef de projet ne doit pas hésiter à solliciter un intermédiaire : le commanditaire du projet pour l’aider à trancher sur un point précis, ou encore un expert métier pour appuyer son argumentation. En tant que chef de projet, nul besoin de maîtriser toutes les connaissances techniques : pensez plutôt à inviter les experts opérationnels à vos comités de pilotages !

4)     Comprendre les besoins pour répondre aux objections 

Les parties prenantes d’un projet peuvent éprouver des besoins relationnels différents. On peut notamment citer le besoin de sens, le besoin de sécurité, le besoin de résultat ou encore le besoin de relation. En être conscient, c’est déjà la garantie de prendre des décisions plus adaptées.

Voici quelques bonnes pratiques à retenir pour ajuster vos réactions :

• Expliquer le « pourquoi » à une personne qui a besoin de sens
• Miser sur le plan émotionnel avec une personne qui a besoin de relation
• Aller à l’essentiel avec une personne qui est orientée résultats
• Apporter du cadre à une personne qui a besoin de sécurité

Il faut garder en tête que pour un contributeur, les objections sont souvent le moyen d’exprimer des peurs, des frustrations ou des inquiétudes. Que l’objection soit informative, émotionnelle, masquée ou légitime, le mot d’ordre est de savoir les accueillir.

On peut notamment utiliser la méthode CRAC : Creuser (pour comprendre le fond de l’objection), Reformuler (pour apaiser et reconnaître), Argumenter (pour rassurer et proposer), Contrôler (pour vérifier et conclure).

5)     Utiliser l’écoute active et l’assertivité en cas de blocage 

Le cours d’un projet peut être ralenti par des éléments bloquants : désaccords, incompréhensions, craintes, etc. Pour clarifier la situation, l’écoute active est une compétence clé du chef de projet : il est important d’explorer avant de reprocher, et de chercher à comprendre plutôt qu’à convaincre.

On peut notamment utiliser la méthode ACRA : Accueillir (adopter une posture ouverte et disponible), Comprendre (laisser l’autre s’exprimer et identifier le besoin derrière ses mots), Reformuler (faire une courte synthèse), Avancer (proposer une suite ou une action concrète).

Lorsque les limites sont franchies, il est parfois nécessaire de recadrer les contributeurs. Dans ce cas, le chef de projet peut utiliser la communication assertive : c’est une façon de poser ses limites sans entrer en conflit ni instaurer de rapport de force, tout en gérant ses émotions. Le but est d’expliquer factuellement ce que vous ressentez, de décrire l’impact d’une action donnée sans exprimer de reproche, en se basant uniquement sur vos observations. 

C’est le principe de la méthode DESC : Décrire (formuler objectivement), Exprimer (évoquer l’impact et le ressenti), Spécifier (formuler une demande précise), Conclure (montrer l’intérêt commun).

Pour aller plus loin sur ce sujet :

• Les différents rôles et instances dans les projets
• Arbitrage des risques stratégiques et communication adaptée
• Les fondamentaux du management de projet
• Cadrage projet : 6 raisons pour lesquelles tout se joue à cette étape

FAQ- Gérer les relations dans un projet

Pourquoi la relation est-elle importante dans un projet ?

La qualité des relations est essentielle dans un projet, car elle influence la coopération, la prise de décision, l’adhésion des parties prenantes et la capacité à surmonter les blocages. Un projet ne repose pas seulement sur l’organisation et les délais : il dépend aussi de la manière dont les acteurs communiquent et collaborent.

Comment un chef de projet peut-il mieux gérer les relations dans un projet ?

Un chef de projet peut fluidifier les relations en adoptant une posture d’écoute, en adaptant sa communication aux différents profils, en préparant les décisions en amont et en traitant les objections avec méthode. L’objectif est de créer un climat de confiance et de coopération, même sans autorité hiérarchique directe.

Comment gérer les objections des contributeurs ?

Pour gérer une objection, il faut d’abord chercher à comprendre ce qu’elle exprime vraiment : une peur, une frustration, un besoin ou une incompréhension. La méthode CRAC peut aider : Creuser, Reformuler, Argumenter, Contrôler. Elle permet de répondre avec calme et de faire avancer l’échange.

Quelle est la différence entre une objection et un blocage ?

Une objection est souvent une expression verbale d’un désaccord, d’une réserve ou d’une inquiétude. Un blocage est une situation plus concrète qui empêche d’avancer, comme un conflit, un manque d’arbitrage ou une incompréhension persistante. Dans les deux cas, l’écoute active est indispensable.

Comment recadrer sans créer de conflit ?

Pour recadrer sans conflit, il faut rester factuel, éviter les reproches et formuler une demande claire. La méthode DESC est particulièrement utile : Décrire les faits, Exprimer son ressenti, Spécifier la demande, puis Conclure en rappelant l’intérêt commun.

À quoi sert l’écoute active dans un projet ?

L’écoute active permet de mieux comprendre les besoins, les freins et les attentes des interlocuteurs. Elle aide à apaiser les tensions, à éviter les malentendus et à trouver des solutions plus adaptées. C’est une compétence clé pour débloquer des situations relationnelles complexes.

Comment préparer un comité de pilotage efficacement ?

Un comité de pilotage doit être préparé en clarifiant à l’avance les décisions attendues, les enjeux, les impacts, les risques et les options possibles. Il est aussi important de faire intervenir les bons experts si besoin, afin d’éclairer la décision plutôt que de simplement informer.

Quelles sont les méthodes de communication utiles pour un chef de projet ?

Parmi les méthodes utiles, on peut citer :

• CRAC pour traiter les objections
• ACRA pour pratiquer l’écoute active
• DESC pour recadrer avec assertivité.
  

Quelles sont les 4 phases de la gestion d'un projet ?

La gestion d'un projet se déroule généralement en 4 phases : le cadrage (définition des objectifs et des parties prenantes), la planification (ressources, délais, communication), l'exécution (pilotage des relations et des livrables) et la clôture (bilan et retour d'expérience). La qualité des relations avec les parties prenantes influence chacune de ces phases.

Quels sont les 3 piliers de la gestion de projet ?

On considère généralement trois piliers indissociables : le pilotage technique (délais, coûts, qualité), l'organisation (ressources, planification) et la dimension relationnelle (communication, gestion des parties prenantes, résolution des désaccords). C'est ce troisième pilier, souvent sous-estimé, qui détermine la capacité du chef de projet à faire adhérer les équipes.

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Expert

Céline Libouban

J’accompagne managers & équipes pour renforcer leur leadership, mieux coopérer et traverser les transformations avec sérénité et efficacité.Mes forces : approche humaine et structurante, grande qualité d’écoute, capacité à clarifier les enjeux complexes, créer de la confiance, mobiliser l’intelligence collective et concevoir des dispositifs d’apprentissage sur mesure (présentiel, distanciel, international).