Fiche Métier : Assistant Export

Qu’est-ce qu’un Assistant Export ?

Sous l’égide d’un responsable logistique, l’Assistant Export répond à d’autres appellations : assistant logistique Import-Export, ou assistant logistique.    

L’Assistant Export est sur tous les fronts. Il peut exercer dans les moyennes et grandes entreprises qui œuvrent dans le commerce international : commerce de biens d’équipements, de biens de consommation, commerce de gros, entreprises de transport, distribution, société de services, etc. Son périmètre d’action est fortement lié à la taille de l’entreprise.  

Il mène toutes les opérations logistiques et administratives liées à l’import-export de son entreprise. En outre, il s’occupe de la gestion des relations entre les différents interlocuteurs qui prennent part dans chaque transaction commerciale.

Ce métier exige que l’Assistant Export se conforme aux règles très strictes du Commerce International et des actions douanières.

l’Assistant logistique est plutôt sédentaire. Il succède aux commerciaux qui ont finalisé le contrat de vente. Il se charge alors de la signature des contrats. De ce fait, l’Assistant Export gère les commandes par e-mail ou par téléphone. Il s’occupe ainsi du suivi depuis la livraison jusqu'au paiement, en passant par la facturation à la réception des marchandises. Il met en œuvre toutes ses ressources afin que le transit des marchandises se passe sans encombre.

Quel est son rôle ?

Rôle de planificateur

L’Assistant logistique peut être amené à établir une planification du programme de l’équipe. Cela a pour objectif de gagner du temps, de faciliter le travail et d’optimiser la productivité des collaborateurs. Dans cette optique, il peut utiliser un logiciel de planification spécifique qui intègre la répartition des tâches ou encore la gestion du temps par tâche. Ce logiciel permet d’établir un plan pour la réalisation d’un projet. Chaque personne concernée verra alors la tâche qui lui est attribuée.

Rôle d’intermédiaire

En général, l’Assistant Export est l’intermédiaire entre les clients et les fournisseurs. Il agit pour le compte de ses clients dans la quête des produits adaptés à leurs besoins. Il intervient également dans la négociation avec les fournisseurs.  

En externe, sa fonction exige de lui d'entretenir des relations continues avec les transporteurs, les commissionnaires et les transitaires. En interne, il doit entretenir un contact permanent avec les différents départements de sa société, notamment avec l’administration des ventes.    

Rôle de conseiller

L’Assistant Export peut faire office de conseiller interne auprès des chefs de produits ou des assistants commerciaux. Il peut les aider dans la mise en place d’une cotation comportant les frais de douane et les coûts de transport. Cette collaboration permet aux commerciaux de personnaliser, de finaliser une offre et de choisir un type de contrat - Incoterm - qui est modifiable en fonction du type de transport utilisé.  

Rôle de magasinier

Il revient à l’Assistant Export de vérifier et de contrôler le stock afin d’éviter les risques de pénurie ou d’excédent de produits. Il doit pour cela jouer sur un bon équilibre entre l’offre et la demande. L’Assistant logistique doit alors effectuer un suivi régulier sur un système d’enregistrement des stocks. Pour cela, il s’appuie sur un document ou une base de données qui facilite les mises à jour. Ce système de suivi des stocks lui indique la situation en temps réel, la quantité disponible et la date de la prochaine commande.

Rôle de contrôleur   

L’Assistant Export est tenu de gérer les entrées et sorties des produits dans les plateformes logistiques. Mais le plus souvent, les produits qui y sont stockés sont réexpédiés immédiatement ou restent dans un délai très court. Pour chaque transaction physique des stocks, il met en place une transaction informatique appropriée.

Pour les entrées dans le stock :

• Il reçoit les produits
• Il veille au déchargement des camions ou des containers
• Il les vérifie par rapport à la commande
• Il vérifie la quantité, la qualité et l’emballage (conforme aux normes en vigueur)
• Il signe le bon de livraison
• Il signe le bon de réception

Pour les sorties du stock :

• Préparation de la commande suivant les besoins client
• Vérification quantitative et qualitative du produit
• Rebut (au cas où un produit s’est détérioré)   

Quelles sont ses missions ?

L’Assistant Export se charge d’apprêter, de coordonner et de suivre logistiquement les opérations achat/vente entre un fournisseur et le client par le biais de sa société d’Import-Export. En ce sens, il doit :

Élaborer les dossiers d’importation

Afin de mener à bien une opération d’importation, l’Assistant Logistique doit se munir des documents nécessaires (documents douaniers, documents de fret et documents commerciaux) pour garantir la sécurité des marchandises importées jusqu’à leur destinataire.

 Élaborer les dossiers d’exportation

Comme l’importation, l’exportation est soumise à de nombreuses formalités. Pour pouvoir effectuer des opérations d’exportation, l’Assistant Logistique doit avoir en sa possession des licences d’exportation et payer des redevances douanières. Les marchandises à exporter doivent faire l’objet d’une déclaration douanière afin de les sortir du territoire. Dans le cas d’une éventuelle perte, l’Assistant Export peut prévoir un contrat d’assurance.  

Définir le négoce international

Le négoce international est assuré par l’Assistant Export. Il s’agit d’acheter des produits à l’étranger afin de les revendre au meilleur prix. L’objectif étant de maximiser les marges. Pour cela, il doit user d’incoterms ou international Commercial Terms. Ils sont indispensables lors des contrats commerciaux internationaux entre vendeurs et acheteurs.  

Rechercher les transporteurs

L’assistant logistique recherche les meilleurs transporteurs/transitaires par le biais d’appel d’offres. Il se base ensuite sur le tarif, les délais de livraison, la qualité de service mais aussi et surtout sur le savoir-faire et la notoriété de l’entreprise. Il peut vérifier ces éléments via les avis postés par les consommateurs ou par une technique simple, mais qui fonctionne, « le bouche-à-oreille » !

Établir des prévisions

L’Assistant Export prend en charge la réalisation des études financières logistiques. Une analyse des coûts proposés par les prestataires et les fournisseurs est établie. Pour ce faire, il tient en compte les droits de douane appliqués et la fiscalité.   

Élaborer le processus budgétaire

L’Assistant export est chargé de déterminer les moyens et les objectifs liés à l’unité logistique dont il a la responsabilité. Ce budget est utile pour définir les ressources qui permettent d’atteindre les objectifs fixés. Il doit donc se référer aux indicateurs de ces objectifs qui peuvent concerner : la rentabilité des capitaux, la marge commerciale, le résultat d’exploitation, etc.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Assistant Export ?

Une grande qualité de négociateur et de vendeur est un plus indispensable à ce métier. On demande également à l’Assistant Export de disposer d’un grand sens de l'organisations afin d’éviter toutes éventuelles erreurs. En effet, cela risque de compromettre les efforts effectués en amont par les commerciaux.  

La rigueur et la réactivité sont des qualités recherchées. l’ASIE doit faire face rapidement et efficacement à tous types de situations, de la plus simple à la plus complexe. Il doit être en mesure de trouver une solution dans les plus brefs délais. Il sait être à l’écoute des clients, des fournisseurs  ainsi que de ses collaborateurs.  

La connaissance des contrats internationaux, la législation des douanes, la gestion des stocks et les régimes de douanes est incontournable pour réussir à briller dans cette fonction. On lui impose également de maîtriser le progiciel de gestion intégrée ou PGI.  

Comme l’Assistant Export est amené à échanger avec différents interlocuteurs au quotidien, la pratique de plusieurs langues étrangères peut s’avérer utile. En bon communicant, il est à l'aise à l’oral comme à l’écrit. Il se distingue par sa grande résistance au stress notamment lorsqu'il est sous pression. Il doit rester calme et concentré face aux cas les plus critiques.

Comment devenir Assistant Export ?

Le poste est ouvert à un postulant avec un bac professionnel option logistique. Ensuite, il est recommandé de suivre une formation spécialisante de type BTS ou DUT. Parmi les cursus diplômants appréciés par les recruteurs :  

• BTS Commerce International
• BTS Transport et Prestations Logistiques
• DUT Gestion Logistique et Transport

Comme il côtoie souvent l’international, il est idéal pour l’Assistant Import-Export d’effectuer une année d’échange ou un stage en entreprise à l’étranger afin d’être à l’aise avec les langues étrangères. 

Les perspectives d’évolution sont bel et bien réelles. Avec de l’expérience, l’Assistant logistique peut aspirer à un poste de Commercial Import-Export s’il se montre à la hauteur dans les challenges commerciaux. Il peut également évoluer vers des métiers à hautes responsabilités dans le domaine logistique comme le poste de responsable logistique ou celui de directeur de service Import-Export.

Si vous souhaitez devenir Assistant Export, découvrez notre formation certifiante.