Transition numérique des collectivités, les agents en première ligne

Cegos

Dans les collectivités, les compétences numériques sont devenues incontournables pour exercer de nombreux métiers. L’ensemble des agents doit être formé et accompagné afin de développer une véritable culture digitale interne partagée, gage d’efficacité de l’action publique et de cybersécurité.

Faire monter en maturité numérique les quelques 2 millions d’agents territoriaux est un enjeu majeur. Ça l’est à la fois pour la qualité de leur travail, la performance du service rendu à l’usager et pour leur intégration sociale. Le défi est de taille puisqu’un un quart des agents est en grande difficulté avec les usages digitaux. C’est ce qui ressort de l’enquête Compétences numériques, quel est le niveau des agents territoriaux ? menée par Pix, Les Interconnectés et Syntec Numérique au dernier trimestre 2020.

Selon cette étude, les deux tiers des personnels territoriaux n’ont pas aujourd’hui le bagage suffisant pour maîtriser l’ensemble des attendus sur un poste intégrant une dimension numérique. Finalement, seul un peu plus d’un tiers (35 %) affiche un niveau de maîtrise autonome réel. « Tout se digitalise alors que de nombreux agents ne sont pas à l’aise avec l’informatique », confirme Thomas Bornsiak, manager commercial dédié aux marchés publics du groupe Cegos.

Une maturité numérique hétérogène selon les collectivités

Les employeurs territoriaux ont toutefois pris la mesure du problème. En témoigne l’édition 2021 du Baromètre sur la maturité numérique des métropoles, agglomérations et grandes villes françaises, réalisé par France Urbaine et EY Consulting. Selon cette étude, 97 % des collectivités ont a minima engagé des réflexions sur un plan de développement des compétences en matière de numérique à destination de leurs agents. Un plan qui a déjà donné lieu à des actions pour plus de la moitié d’entre elles.

Les niveaux de maturité numérique sont toutefois très hétérogènes selon les collectivités. L’écart continue de se creuser entre un groupe de tête constitué de collectivités "leaders" et les "retardataires". Les leaders se sont dotés d’une stratégie et ont mis en œuvre de nombreuses actions en faveur du numérique. Alors que les retardataires affichent une maturité correspondant tout juste au stade de l’orientation formalisée. « Il y a un fossé entre certaines collectivités », constate également Thomas Bornsiak.

Aller plus loin que l’adoption d’outils numériques

Dans le champ de l'administration numérique, le baromètre cité ci-dessus confirme que la crise sanitaire a joué un rôle prépondérant dans l’adoption généralisée du travail en mobilité. Plus de 8 collectivités interrogées sur 10 mettent en œuvre des actions en ce sens. Elle a aussi accéléré la prise en main de outils collaboratifs. Trois quarts des sondés affirment avoir pleinement tiré parti de cette période pour modifier durablement leurs modes de fonctionnement et pérenniser les usages du numérique. Mais c’est un changement parfois vécu comme une contrainte. Cette période n’est vue comme une opportunité de modifier les pratiques de management et la culture d’entreprise que pour la moitié des structures sondées. 

« Il est indispensable de permettre à chaque agent d’avoir un niveau basique. C’est important, à la fois, pour l’utilisation des outils bureautiques et des plateformes de visioconférence et communication à distance. Mais au-delà de la seule habileté sur ces outils, il faut former sur les bonnes pratiques et les enjeux en termes de cybersécurité, de numérique responsable, de droit à la déconnexion. C’est essentiel si l’on veut développer une véritable culture numérique au sein des collectivités », analyse Thomas Bornsiak du groupe Cegos. 6 collectivités sur 10 mènent des campagnes de sensibilisation et de formation des agents et élus aux risques liés au numérique, selon le baromètre de France Urbaine et EY Consulting,

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Comment devenir une organisation numérique ?

Selon le cabinet EY Consulting, l’un des défis des collectivités aujourd’hui est de passer du stade où elles font du numérique au stade où elles sont numériques. Pour tendre vers cette culture commune, l’ensemble des agents doit être accompagné, et pas seulement ceux qui en ressentent le besoin et l’expriment. En ce sens, il est nécessaire d’impliquer toute la chaîne hiérarchique, et en particulier les managers directs. Le sujet des compétences numériques devrait systématiquement être abordé lors de l’entretien annuel d’évaluation.

Côté formation, Montpellier (métropole, ville et CCAS) a fait le choix de doter ses agents d’un socle commun sur les connaissances numériques de base. En parallèle, des parcours spécifiques ciblent les agents en contact avec les enfants et les personnes âgées, les représentants syndicaux et les managers.

Les collectivités ont tout intérêt aussi, comme l’a fait la région Bretagne, à créer des communautés d’ambassadeurs internes pour assister les utilisateurs, dans une logique d’organisation apprenante. Faciliter l’accès à un équipement (ordinateur, tablette, smartphone…) est une autre des conditions de l’acculturation des agents au digital.

Lire aussi :Transformation digitale : de quoi parle-t-on vraiment ?

Des soutiens pour la montée en compétences numériques des agents

Les collectivités ont la possibilité de mobiliser le fonds Transformation numérique des collectivités territoriales, créé par l’État dans le cadre du plan France Relance. Doté de 88 millions, il peut être sollicité pour former les agents.

En parallèle, Pix et la Banque des territoires conçoivent actuellement une offre clé en main dédiée aux collectivités. Baptisée Pix Territoires, elle est destinée à mesurer et renforcer les compétences numériques des agents territoriaux, en adéquation avec les métiers et les besoins des administrations locales. Le dispositif propose des parcours apprenants et ludiques autour de sujets clés, comme la culture de la donnée, et un kit pour accompagner leur déploiement.

Hors aides publiques, les collectivités peuvent bien évidemment se faire épauler par des organismes de formation privés, via notamment la centrale d’achats publics UGAP.

La digitalisation de nos sociétés contemporaines pousse ainsi les établissements publics à devenir des organisations numériques. Des solutions existent et se développent pour enfin former les agents publics.

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