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Fiche Métier : Superviseur en centre d’appels

Qu’est-ce qu’un superviseur en centre d’appels ?

Très souvent, le Superviseur en centre d’appels (SCA) gère une équipe d’une dizaine ou d’une vingtaine de téléconseillers. Ce nombre dépend notamment de la taille de l’entreprise. Il peut exercer dans toute société à vocation commerciale (banque, assurance, entreprise publique, etc.).

Le SCA doit surveiller et accompagner les téléconseillers au quotidien. Il est le garant de leur efficacité. La télévente est un métier qui requiert une souplesse et un état d’esprit assez rigoureux. Il n’est pas toujours facile de rester calme avec le grand volume d’appels à traiter selon les consignes imposées par le client. Il revient donc au superviseur en centre d’appels de motiver son groupe de travail afin d’atteindre les objectifs fixés.

En résumé, le SCA, communément appelé manager centre d’appels, responsable de plate-forme d’appels ou responsable d’équipe, est indispensable pour gérer et suivre les opérateurs dans leur activité journalière.  

Quel est son rôle ?

Les plateformes téléphoniques sont en constante évolution et connaissent un essor fulgurant en France. Les téléconseillers ainsi que les managers de centre d’appels font partie des éléments clés qui boostent la rentabilité de ces entreprises. Le superviseur en centre d’appels occupe un poste de coaching, d’encadrement, de supervision, d’animation, de conseil et de suivi d’une équipe de télévendeurs. Tout cela en s’assurant de répondre aux besoins des clients.  

Rôle de coach

Comme dans le domaine sportif, le superviseur en centre d’appels doit être capable d’entraîner, d’arbitrer et de motiver ses collaborateurs. Pour cela, il doit utiliser les bons mots et la bonne tactique pour obtenir les résultats escomptés. Il doit informer les opérateurs sur les objectifs de la direction.

Comme son nom l’indique, le superviseur en centre d’appels vérifie et inspecte le travail effectué par son équipe. Il sait alors à quelles difficultés cette dernière est confrontée. S’il s’agit d’un problème d’ordre relationnel, il doit intervenir sans prendre position. Pour un problème d’ordre professionnel, il est tenu de prendre les décisions nécessaires afin de tout remettre en ordre.

Rôle de manager

Fiches Métiers de la Relation Client - Superviseur en centre d'appels

Le superviseur en centre d’appels est un bon manager. C’est lui qui fait remonter les informations auprès de son supérieur hiérarchique. Ainsi, il lui suggère les différentes primes salariales, les avancements de salaire, les bonus, etc. Pour cela, il doit prendre en compte les performances de chaque téléconseiller.

Le manager centre d’appels relaie également auprès de la direction les remarques ou les retours des clients. Il se base aussi sur l’écoute des échanges téléphoniques entre téléconseillers et clients. Une étape importante lorsqu'il s'agit de revoir la stratégie de l’entreprise. Les produits et les services sont alors réadaptés selon les différents types de demandes.    

Rôle d’encadreur

Le superviseur en centre d’appels doit créer un bon esprit d’équipe. Les uns comme les autres doivent mettre de côté leur individualité pour instaurer une véritable cohésion.   

Il se peut que les avis des collaborateurs diffèrent. En ce sens, le manager de centre d’appels doit exploiter les spécificités de chacun pour en tirer meilleur profit. Son but est d’améliorer le développement personnel et d’installer une certaine homogénéité au sein de l’équipe afin d’augmenter la productivité.

Rôle de superviseur et d’animateur

Pour animer et superviser efficacement les opérateurs, le SCA doit s’appuyer sur une organisation de l'information qui inclut les scripts de communication, les arbres décisionnels, l’historique des interactions, le profil de l’utilisateur, etc.  

Le manager centre d’appels met à la disposition des téléconseillers une base de données à jour, organisée et appropriée. Si l’opérateur rencontre un souci dans son travail, il doit s’adresser au superviseur de centre d’appels.

Quelles sont ses missions ?

Son périmètre d’action est large. La fonction lui impose un large panel de techniques permettant de relever et de traiter les informations recueillies auprès des clients :   

Il gère le planning quotidien de son équipe

Lesuperviseur en centre d’appelsorganise les répartitions des tâches. Au quotidien, il effectue un brief de quelques minutes afin d’analyser les statistiques de la veille. Aussi, le SCA planifie le roulement.

Le manager de centre d’appels s’accorde du temps pour écouter ses collaborateurs en vue de répondre à leurs requêtes. En même temps, il transmet aux autres superviseurs et au responsable plateau les événements et les remarques des clients.      

Il veille à la qualité du travail de son équipe

Pour ce faire, il écoute et voit ce que ses collaborateurs font à l’écran en cliquant sur le log. Chaque opérateur doit raccrocher après le traitement d’une fiche qu’il doit codifier par la suite. Ces interventions doivent respecter une durée imposée. Si le téléconseiller ne le fait pas, le SCA doit intervenir.

Il collabore aux recrutements

Avec les dirigeants de l’entreprise, le manager de centre d’appels participe au recrutement de ses collaborateurs. Comme ce domaine n’a aucun secret pour lui, il est le plus enclin à détecter le meilleur élément. Bonne posture, élocution, voix et sourire dynamique, réactivité, disponibilité et talent relationnel à l’oral. 

C’est le SCA qui conçoit les tests techniques et de personnalité. Il effectue également les mises en situation.

Il organise des formations

Le superviseur en centre d’appels passe tout au crible pour la formation : le formateur, les participants ainsi que le lieu. Cette formation répond à un besoin spécifique : apprentissage d’un nouveau script, familiarisation avec un nouvel outil, la mise à jour d’un processus, etc.

Il établit au préalable un programme qui fait office de tableau de bord. Celui-ci comporte la thématique, les prises de paroles et le temps à y allouer. Avant d’organiser la formation, le SCA doit vérifier l’emploi du temps de ses collaborateurs.   

Quelles sont les qualités et les compétences requises pour devenir Superviseur en centre d’appels ?

Le superviseur en centre d’appels doit disposer d’une grande compétence managériale et de compétences commerciales. Il se doit de mener à bien les missions qui lui sont confiées. Il pourra atteindre les objectifs fixés par l’entreprise grâce à ses capacités d’organisation et d’adaptation. Une connaissance accrue des outils informatiques de base (Internet, messagerie, suite office) lui est indispensable.  

Avec un grand sens relationnel, le manager centre d’appels doit également savoir gérer la pression et résister au stress. Il doit se montrer courtois, poli, aimable et fiable. Il doit être attentif et à l'écoute des requêtes et des demandes de son équipe.  

La communication est la clé de sa réussite. Il doit pour cela établir une relation de confiance avec son équipe. Avec un bon leadership, il sait se faire respecter, imposer son autorité sans pour autant être autoritaire.

Comment devenir Superviseur en centre d’appel ?

Études et formations

La promotion professionnelle est un bon tremplin pour accéder à ce métier. La fonction de téléconseiller n’exige pas de profil particulier. Il vous est donc possible d’accéder à ce poste sans diplôme. Cependant, les formations internes sont des points forts à considérer. Elles peuvent aider à vous propulser rapidement vers le poste de superviseur en centre d’appels.

Les recruteurs se tournent idéalement vers des postulants qui disposent d’un BTS ou d’un DUT en communication informatique. Les diplômés avec un bac+2 sont fortement recommandés avec 2 années d’expérience sur le plateau ou un poste dans la relation-client.   

Vous souhaitez devenir superviseur en centre d’appels ? Découvrez notre formation professionnalisante pour accéder à ce poste. Celle-ci est axée autour des actes clés du management de proximité des téléconseillers.

Les évolutions possibles

Le superviseur en centre d’appels peut aspirer à un poste de gestionnaire de flux, de responsable de plateau ou d’expert relation client. S’il brille dans les activités commerciales, il peut prétendre à une fonction de chargé de terrain. Si l’envie se fait sentir, il peut devenir formateur de téléconseillers, bien évidemment en suivant un cursus spécial.

Après une dizaine d’années au poste de manager en centre d’appels, le SCA peut envisager un poste de directeur de centre d’appels.

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