Fiche Métier : Assistante RH

Qu’est-ce qu’une Assistante RH ?

Une assistante RH (ARH) occupe un poste administratif au sein de la Direction des Ressources Humaines ou de la direction du personnel. Qualifiée de bras droit du directeur des ressources humaines, avec qui elle travaille en étroite collaboration, elle assiste le DRH dans ses fonctions. Au quotidien, elle s’occupe des tâches telles que la saisie des données et l’établissement des fiches de paie. Elle comptabilise les absences, les congés sans solde et tous les autres paramètres qui pourraient affecter le salaire ainsi que les contrats de travail et la transmission des déclarations aux organismes comme les caisses de retraite. L’assistante RH, appelée aussi attachée DRH, travaille sous l’autorité du responsable RH. Elle assure non seulement la gestion du personnel, mais également tout le processus s’appliquant au recrutement ou encore la motivation des équipes. Dans le même cadre, la personne est en charge de toutes les procédures de licenciement. Elle doit veiller au respect de la stratégie et de la politique globale de l’entreprise où elle travaille. Une ARH peut exercer sa fonction au sein d’une petite, moyenne ou grande entreprise (publique ou privée) à partir du moment où celle-ci possède un service du personnel.

Quel est son rôle ?

L’assistante RH joue principalement un rôle d’interface ou de jonction entre la direction des ressources humaines et les différents collaborateurs de l’entreprise. A ce titre, elle est en charge des recrutements. En effet, elle assiste le responsable RH pour les nouvelles embauches. Avec son supérieur, elle rédige les offres d’emploi avec la description du poste proposé. A la réception des dossiers de candidature, l’assistante RH effectue un tri et prépare un planning d’entretiens. Elle peut même avoir la responsabilité complète du recrutement pour les postes non-cadres. Elle rédige le contrat de travail et s’occupe du suivi du dossier du nouveau recruté. L’ARH est tenu de présenter à ce dernier le travail à effectuer, le fonctionnement global de l’entreprise et le règlement interne. Mis à part cela, l’attachée DRH se charge de la gestion administrative du personnel. Elle établit les bulletins de paie. Dans ce cadre, elle s’occupe aussi des différentes tâches administratives en rapport avec qui de droit. Elle effectue toutes les déclarations nécessaires auprès des organismes compétents. Elle établit le planning tout en gérant les congés payés et les RTT de chaque salarié.

Pour finir, il revient à l’assistante RH de prendre des initiatives dans le cadre de la communication interne. Elle doit mettre en place une bonne ambiance de travail tout en assurant une bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise. Acteur indéniable dans la motivation du personnel, elle peut également s’occuper de la gestion de carrière et de compétences. Elle établit les plans de formation pour les employés. Et il arrive, au sein de nombreuses entreprises, qu’elle dispense elle-même les formations aux non cadres. Quel que soit le cadre, l’assistante RH travaille toujours en adéquation avec la stratégie et la politique de l’entreprise.

Quelles sont ses missions ?

L’assistante RH peut s’occuper de plusieurs activités en même temps. Ses responsabilités varient selon la taille de l’entreprise. On trouve des assistantes RH dans tous les secteurs d’activité : commerce, industrie, sociétés de service, banque…, surtout dans des grandes entreprises. Mais elle peut aussi exercer aussi dans des PME où une seule personne assume toutes les fonctions relatives aux ressources humaines. Malgré la diversité d’activités, les missions d’une assistante RH consistent surtout en :

Gestion administrative

Dans le cadre de la gestion administrative, l’assistante RH est en charge de gérer la paie et d’établir les bulletins de paie. En matière de gestion de la paie, elle doit également suivre les dossiers maladie et prévoyance et établir le suivi maladie avec les organismes de sécurité sociale. Il revient à l’ARH de procéder aux déclarations auprès des organismes sociaux. Elle doit mettre à jour les procédures administratives et sociales en vigueur au sein de l’entreprise. Comme elle est en charge du courrier administratif, elle doit aussi effectuer la rédaction juridique de certains accords. Toujours dans le cadre de la gestion administrative, l’attachée DRH établit le bilan social. Elle lui incombe d’assurer le tableau de bord des présences ainsi que d’organiser les absences et les départs du personnel. Elle remplit également les bordereaux de charges sociales.

Gestion opérationnelle du personnel

L’assistante RH est en charge de recruter les candidats non cadres. Elle s’occupe ensuite d’accueillir les nouveaux recrutés et d’établir les contrats de travail. Sa mission ne s’arrête pas là, car elle doit encadrer les salariés dans l’entreprise. Il lui revient également de gérer les compétences des salariés. D’autre part, l’attachée DRH doit préparer les réunions aussi bien avec les instances représentatives du personnel qu’avec les partenaires sociaux. Elle peut organiser les élections des délégués du personnel et doit mettre en œuvre des plans de formation. L’ARH gère le dossier personnel de chaque employé tout au long de sa carrière dans la société. Elle y note au fur et à mesure tous les nouveaux éléments qui surviennent au cours de sa carrière au sein de l’entreprise : les promotions, les sanctions, les permissions, les accidents de travail…

Quelles sont les compétences requises pour devenir Assistante RH ?

L’assistante RH doit être quelqu'un d’actif et de réactif. Outre le respect de l’éthique professionnelle, elle doit donc avoir des compétences techniques spécialisées, doublées des qualités personnelles adéquates.

Qualités personnelles

En tant que gestionnaire, l’assistante RH doit souvent mener de front différentes missions. Elle doit faire preuve de méthode, de rigueur, d’organisation et de polyvalence pour mener à bien ses tâches administratives. Le caractère confidentiel des documents qu’elle traite lui impose la plus grande discrétion. Son rôle de médiateur entre les responsables de service et le personnel demande une aisance relationnelle certaine, un excellent sens de l’écoute et un sens de la négociation. Ces qualités sont nécessaires chez un professionnel qui se trouve être l’interlocuteur privilégié des employés de l’entreprise. Toujours en tant que médiatrice, l’assistante RH est tenue d’être diplomate. Elle ne doit éprouver aucune difficulté à communiquer, et montrer une grande adaptabilité. Cette dernière faculté lui est nécessaire pour lui permettre de s’adapter facilement non seulement aux différentes tâches qui lui sont confiées, mais aussi à ses différents interlocuteurs ainsi qu’à toutes les situations qui peuvent se présenter.

Compétences techniques

L’assistante RH doit posséder de bonnes bases de droit de travail pour traiter les questions individuelles et collectives. Elle doit également connaître la comptabilité et l’analyse financière. Elle doit maîtriser la gestion de la paie. La connaissance des logiciels de paie SAGE ou Cegid est exigée dans la plupart des entreprises. En tant que bras droit du directeur des ressources humaines, l’attachée DRH est tenu de connaître parfaitement tous les métiers de l’entreprise. Elle doit aussi savoir rédiger des rapports professionnels. Dans cette fonction, les langues étrangères, surtout l’anglais, sont appréciées. Sur le plan technologique, l’attachée RH doit impérativement maîtriser les logiciels de gestion de ressources humaines (GRH) et la gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) ainsi que les technologies de la communication et de l’information.

Comment devenir Assistante RH ?

De nombreuses filières peuvent conduire à un diplôme qui permet d’accéder au poste d’assistante RH ou attachée DRH. Le minimum requis est un bac+2. Cependant, certaines entreprises demandent un cursus plus développé.

Diplômes requis

Niveau Bac +2 :

  • BTS Assistant de direction
  • BTS Assistant de gestion PME/PMI
  • BTS Comptabilité et Gestion
  • DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)

Niveau Bac +3 :

  • licence professionnelle spécialité gestion des ressources humaines
  • licence droit, économie, gestion des ressources humaines

Niveau Bac +5 :

  • Master pro spécialité Droit des activités économiques et sociales
  • Master pro Droit social et droit du travail
  • Master pro Droit, économie et gestion des entreprises
  • Master pro spécialité RH
  • Diplôme des grandes écoles : IEP (Institut d’études politiques), IAE (Institut d’administration des entreprises), MBA management des entreprises
En général, un diplômé bac+5 commencera à son premier poste comme assistante RH avant d'évoluer vers des responsabilités supérieures comme RRH ou DRH.

Formation Cegos

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