Fiche Métier : Responsable Paie

Qu’est-ce qu’un Responsable Paie ?

D’une manière générale, les métiers des ressources humaines consistent à gérer des équipes et des talents. De ce fait, ils requièrent le sens de la négociation, de l’écoute et une bonne organisation. Parmi eux figure celui de Responsable paie (RP) Au sein d’une entreprise, le Responsable paie est un professionnel qui porte d’autres intitulés tels que le chargé de paie, le responsable service/département paie, le responsable paie et administration du personnel ou encore le payroll manager. Le RP organise et encadre un service composé de techniciens et de gestionnaires paie. Il est en charge de tous les éléments de la paie tels que les salaires et les charges sociales. Ces éléments peuvent être fixes, comme les salaires, ou variables comme les congés payés, les heures supplémentaires, les absences maladie. Le payroll manager gère également les charges sociales en préparant les diverses déclarations et en effectuant les versements. Il veille ensuite au bon déroulement des opérations de paie en s’assurant que les virements sont effectués en temps et en heure. Le Responsable paie est le référent pour les institutions de contrôle et pour les organismes sociaux. Il est aussi l’interlocuteur privilégié des salariés sur toutes les questions et problèmes inhérents aux salaires. C’est un gestionnaire doublé d’un conseiller qui est capable de répondre aux questions des salariés en matière de paie, de congés et de charges sociales.

Quel est son rôle ?

Le Responsable paie peut jouer un rôle clé dans la mise en place et l’évolution de logiciels de gestion de la paie. Il peut proposer un plan de formation afin de programmer la montée en compétences des équipes utilisatrices en lien avec la direction de la formation et la direction informatique.

En tant que professionnel du droit social et du droit de travail, le Responsable paie s’assure du bon déroulement mensuel des opérations de paie et corrige les éventuelles erreurs signalées par les salariés. Il est en charge de recueillir et de calculer les éléments de rémunération variable, de décompter les absences dues aux congés payés ou congés maladie. Le Responsable paie est également chargé de tenir à jour les différents types de prélèvement sur les salaires et les différents types de remboursement. Il lui revient de veiller au paiement des différentes taxes parafiscales et des différentes charges sociales dans les délais imposés.

Quelles sont ses missions ?

Conseil en Ressources Humaines

La première mission du Responsable paie consiste à dialoguer en permanence avec les salariés, les instances représentatives du personnel et les partenaires sociaux. Il doit être en mesure de répondre à leurs questions, de préparer les accords sociaux. Il est également tenu de participer à tous les chantiers RH. Le RP doit aussi conseiller les managers concernant les éléments tels que les procédures disciplinaires, la gestion des représentants du personnel et les règles sur les heures supplémentaires. Il donne à la direction les conseils appropriés sur les contraintes légales, le support dans les relations avec les IRP et les adaptations aux nouvelles réglementations

Veille sur l’actualité social

Le Responsable paie est tenu de se mettre au courant de l’ensemble des obligations légales liées à la gestion administrative du personnel et la paie. Le RP doit se mettre à l’écoute des grandes mutations touchant l’entreprise et son environnement, à savoir la conjoncture économique, les fusions et la vente d’une activité par exemple. Le payroll manager se doit également de mettre en œuvre les adaptations nécessaires. Ainsi, il doit élaborer ou faire évoluer les procédures internes telles que les règles d’utilisation des véhicules de fonction, les règles d’éthique, les systèmes collectifs de rémunérations variables ou le remboursement des notes de frais.

Management de l’administration RH

Le Responsable paie supervise une équipe chargée de veiller au respect du règlement intérieur de l’entreprise et du code de travail. Avec celle-ci, il doit assurer et suivre l’ensemble des process de gestion des temps, gérer les incidences et les mesures disciplinaires. Le RP est également en charge d’assurer les relations avec les organismes sociaux et appliquer la réglementation de la convention collective et des accords d’entreprise. Il revient au Responsable paie de préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel. Il doit ainsi établir les contrats de travail, les avenants, les soldes de tout compte et les affiliations aux différentes caisses. Bref, il doit tenir à jour les dossiers administratifs de tous les salariés. Et le dernier, et non le moindre, le payroll manager doit gérer la paie. Ce qui consiste à préparer les éléments fixes tels que salaires, congés, anciennetés et les éléments variables tels que prime, heures supplémentaires, intéressement, accident ou maladie. Il doit également établir les déclarations obligatoires et régler les cotisations.

Reporting RH

Le Responsable paie est tenu d’établir le bilan social de l’entreprise. Il doit élaborer l’ensemble des tableaux de bord sociaux permettant de suivre le personnel et de noter la masse salariale, les congés, les absentéismes, les accidents du travail et toute autre activité. Il doit analyser les données recueillies et les faire remonter au niveau du siège ou du comité de direction de l’entreprise.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Responsable Paie ?

Compétences techniques

La maîtrise des logiciels de paie, de gestion des temps et des outils SIRH est indispensable. Il en est de même pour les outils bureautiques courants, les bases de données et les statistiques. En outre, le Responsable paie doit bien connaître l’organisation de l’entreprise, sa culture, ses métiers et les usages établis dans l’entreprise. Il doit également avoir des compétences juridiques confirmées et connaître parfaitement les obligations légales liées à la gestion du personnel.

Aptitudes professionnelles

Des qualités indéniables d’organisation sont requises, car le Responsable paie mène de front de nombreux dossiers, parfois sur des problématiques éloignées les unes des autres. Il doit avoir un goût prononcé pour les chiffres, car la dimension statistique est omniprésente dans son métier. Il doit faire montre d’une grande disponibilité et du sens de service pour pouvoir répondre en permanence aux questions des salariés ou des syndicats. Le RP doit également faire preuve d’une rigueur sans faille, car la moindre erreur de gestion peut avoir un impact direct et négatif sur la vie des salariés.

Qualités personnelles

La première qualité d’un Responsable paie est le respect de la confidentialité. Il doit inspirer confiance et nouer des relations cordiales avec les autres salariés de l’entreprise. Des qualités relationnelles sont exigées, car il est en contact avec beaucoup d’autres départements de l’entreprise. Le RP doit présenter de l’objectivité et impartialité pour ne pas céder à la tentation de privilégier un salarié plutôt qu'un autres en raison de facteurs affectifs. Il doit faire preuve de fermeté et de cohérence dans le discours et dans les actes. Un esprit de synthèse, d’analyse, ainsi que beaucoup de patience et de ténacité dans la recherche des erreurs en cas de réclamation sont requis. La discrétion est de rigueur, car le Responsable paie touche à un domaine particulièrement sensible.

Comment devenir Responsable Paie ?

Une longue expérience dans la gestion de la paie

Le poste de Responsable paie est confié à des candidats ayant 5 à 10 ans d’expérience dans la gestion de la paie. Il peut également s’adresser à des cadres disposant d’une expérience précédente d’au moins trois ans en entreprise ou au sein d’un cabinet-conseil en tant que comptable, technicien paie ou gestionnaire paie. Au-delà de l’indispensable expérience, un niveau minimum de bac+3, le plus souvent bac+5 est exigé pour atteindre le niveau de responsabilité du Responsable paie. Une licence paie et administration du personnel ou un master 2 en ressources humaines ou gestion est envisageable. Avoir une formation comptable telle que le Diplôme de Comptabilité et Gestion (DCG) est également possible.

Diplômes requis

Niveau Bac +3

  • Licence pro métiers de la gestion et de la comptabilité : comptabilité et paie
  • Gestion des RH en PME, gestion des systèmes d’information de la paie

Niveau Bac +5

  • Master conseil et analyse des systèmes en RH
  • Diplôme d’école de commerce
  • Master pro management spécialités gestion des RH, management des RH
  • Droit social, administration du personnel…

Formation Cegos

Cegos propose une formation Responsable Paie de 10 jours destinée aux gestionnaires et responsables paie ayant une expérience en paie ainsi qu’aux prestataires externes aux entreprises. La formation est dispensée en cinq parties de deux jours chacune :

  • Partie 1 : Maîtriser les principaux éléments du brut et calculer les cotisations sociales
  • Partie 2 : Gérer les absences et les contrats particuliers
  • Partie 3 : Maîtriser le calcul des charges sociales (patronales et salariales)
  • Partie 4 : sécuriser la paie des soldes de tout compte
  • Partie 5 : fiabiliser la paie, la DSN et faire face à un contrôle URSSAF
Ce cycle de formation avec certification est compatible avec une activité professionnelle.

Pour compléter vos connaissances