Fiche Métier : Approvisionneur

Qu’est-ce qu’un Approvisionneur ?

L'approvisionneur prend sa place dans un engrenage administratif qui comprend le demandeur, l’acheteur et la comptabilité. En ce sens, il institue, envoie et suit la commande de biens ou de services aux fournisseurs externes. Avec la mise en place du concept Supply Chain, cette fonction a bien vite gagné en importance. Connaissance accrue du métier, réactivité et résistance au stress sont souvent évoqués.
L’approvisionneur est confronté à une pluralité de challenges au quotidien. Ces derniers varient en fonction du nombre de personnes sous sa responsabilité et du nombre de références à gérer. D'autre part, ce spécialiste du renouvellement des stocks est amené à effectuer de nombreux va-et-vient pour rencontrer et négocier avec les fournisseurs.
Rattaché au service logistique, achat ou commercial, l’approvisionneur est le garant de l’optimisation des délais, des coûts, de l’espace ainsi que de la qualité et la quantité des produits. Son quotidien est rythmé par les calculs de besoins, les déplacements, l'analyse de prévisions et les processus de contrôle qualité à la réception des commandes.

Quel est son rôle ?

L’approvisionneur peut intervenir dans un secteur industriel en tant qu’approvisionneur de matières et/ou de composants. Dans le secteur distribution, il se charge des approvisionnements entrepôts/plates-formes. Il peut également faire office d’approvisionneur de magasin. Quoi qu’il en soit, ses principales fonctions restent inchangées. Il s’occupe de :

  • La définition et suivi de la politique de gestion des stocks
  • La mise en place du plan d’approvisionnements au moyen de la base de prévisions, du plan de production ou du plan industriel et commercial (PIC)
  • Le traitement et le suivi des commandes aux fournisseurs jusqu’à la livraison
Le périmètre de son champ d’action est vaste et dépend notamment de l’activité et de l’envergure de l’entreprise dans laquelle il exerce. Dans une structure de taille importante, il peut être amené à élaborer lui-même les divers plans ou gérer la relation avec les différents transporteurs.
L'approvisionneur ne doit cependant pas être confondu avec l'acheteur. L’acheteur achète une « prestation » logistique globale alors que l’approvisionneur gère la partie physique de cette logistique d’approvisionnement. Ainsi, l’acheteur dépend souvent de la direction des achats alors que l’approvisionneur dépend de la direction de production.
Il revient à l'approvisionneur de prendre en charge les différentes actions suivantes :
  • Suivre l’exécution du contrat d'achat
  • Élaborer le plan d'approvisionnement
  • Passer les commandes de réapprovisionnement
  • Examiner et mettre à jour les paramètres de stock
  • Surveiller les délais de livraison et relancer les fournisseurs
  • Traiter les surstocks et les risques de rupture
  • Calculer le taux de service fournisseur
A contrario, l'acheteur doit :
  • Élaborer le programme d'achat
  • Identifier et définir les besoins avec les prescripteurs
  • Rédiger les cahiers des charges relatifs aux besoins
  • Prospecter le marché fournisseur
  • Sélectionner et choisir les fournisseurs
  • Négocier les conditions d'achat avec les fournisseurs
  • Rédiger le contrat d'achat
  • Evaluer les fournisseurs

Acheteur et approvisionneur se distinguent par les objectifs de leurs missions, par les moyens pour les atteindre, leur orientation et leurs cibles.
Ainsi, l'objectif de l'acheteur est stratégique et économique alors que celui de l'approvisionneur est opérationnel. Là ou le premier participe à la rentabilité de son entreprise par l'optimisation des coûts d'achat et des relations fournisseurs, le second optimise le niveau des stocks, et garantie la mise à disposition des produits.
Autant l'acheteur doit avoir une démarche offensive vis à vis du marché fournisseur, autant l'approvisionneur a une démarche orientée client (cf. infographie).

 

Calculer les besoins

L’approvisionneur doit calculer les quantités exactes et réelles nécessaires à l’entreprise. Dans cette optique, il doit également vérifier les dates de réception. Ces calculs peuvent être réalisés sur des produits, des outils et des prestations. L’approvisionneur peut modifier les quantités et les dates si les fournisseurs sont indisponibles ou bien si un regroupement, pour disposer de conditions logistiques meilleures, doit avoir lieu.

Se conformer aux procédures d’achats

L’activité principale de l’approvisionneur repose sur la réalisation des commandes. Il est donc tenu de s’assurer que celle-ci s’est bien passée : contact fournisseur, fournisseur souhaité, prix négocié, demandeur interne ayant l’aval et les autorisations de la direction, etc. Aucun achat n’est effectué si les procédures n’ont pas été respectées.

Maximiser les coûts d’approvisionnement

L’approvisionneur peut réduire les coûts liés à la commande comme les coûts de manutention, d’emballage, d’assurance, de transport, etc. Pour cela, il doit trouver la meilleure prestation (avec un très bon rapport qualité/prix) sur le marché. Par ailleurs, il peut limiter les factures des fournisseurs ayant rapport avec les coûts de gestion de commande ainsi que les coûts de gestion de commandes d’achats de son entreprise.

Éviter les ruptures en anticipant les besoins et les aléas « fournisseurs »

L’approvisionneur doit être au courant du planning de son fournisseur : quand sera-t-il en vacances ? Quand a-t-il prévu de partir en voyage d’affaires ? Quand est sa période de suractivité ? En parallèle, il vérifie les disponibilités de son entreprise par le biais de consultation. Il peut, par exemple, détecter une plus grande consommation que celle prévue, les cycles saisonniers, les usures d’infrastructure et d’outillage, les fins de vie des produits, etc.

Limiter les délais et améliorer la réactivité

L’approvisionneur doit connaître les spécificités de chacun de ses fournisseurs. Si ceux existants ne sont plus performants, il doit les remplacer. Il doit en trouver d’autres plus disponibles, plus réactifs, à proximité et/ou avec des moyens de transport plus rapides. Il peut aussi miser sur les prévisions de commande (en réservant les capacités et les stocks) pour garder une certaine disponibilité des produits.

Trouver des solutions

Lorsque son fournisseur manque à l’appel, l’approvisionneur doit vite trouver une solution de rechange : un fournisseur de remplacement. Il doit jongler entre les surstocks et les ruptures. Ni l’un ni l’autre n’est bon pour l’entreprise. Si des difficultés sont présentes, il doit informer les collaborateurs internes en vue de réajuster les productions et les ventes.

Régler les cas de litiges

Les cas de litiges les plus fréquents :

  • les articles manquants (le nombre ne correspond pas à celui mentionné sur le bon de commande et de livraison);
  • Les produits avariés ou cassés lors du transport ou de la manutention.
Les cas échéants, l’approvisionneur négocie le remplacement ou le dédommagement avec les fournisseurs. Ils doivent discuter des solutions à préconiser pour éviter que ces problèmes ne récidivent.

Piloter les livraisons fournisseurs

Dans certains cas particuliers ou les cas de sous-traitance, des produits sont envoyés chez le fournisseur. Le cas échéant, l’approvisionneur doit se positionner au centre de cette activité en précisant, les adresses, les pertes prévisibles, les dates nécessaires, les quantités requises, les meilleurs transporteurs, les meilleurs itinéraires, etc.

Quelles sont ses missions ?

L’approvisionneur doit toujours garder l’œil sur les objectifs fixés par l’entreprise. Le premier est le taux de disponibilité (quantité des produits en entrepôt, en usine ou en magasin) et le taux de rupture (qui peut être une source de difficultés financières). Ces ruptures découlent le plus souvent d’un incident durant le transport, d’un retard de livraison ou encore d’un retard de production. Dans tous les cas, l’approvisionneur doit savoir prendre les mesures adéquates en considérant les priorités et les urgences.
L’approvisionneur doit également maîtriser le niveau et le taux de rotation des stocks. Une couverture de stocks trop importante peut coûter chère à l’entreprise. Aussi, il doit savoir réagir aux contraintes de la demande bien que celles-ci soient nombreuses et diversifiées.

Au niveau de la production

L’approvisionneur décide des dates de production et en réfère à sa hiérarchie. Dans cette optique, il se base sur des outils de planification comme les logiciels spécifiques. Cet homme de terrain sait quand les produits utiles à la production seront réellement disponibles.

Au niveau des fournisseurs

Le processus s’annonce comme suit : l’approvisionneur fait une étude de marché des fournisseurs. Il va lancer l’appel d’offres. Il reçoit ensuite les retours avec prix proposé, les informations sur la qualité, les délais et les services supplémentaires.
Une fois que les produits sont réceptionnés, après vérification, il accepte ou non la livraison. Lorsque les produits sont conformes à ceux commandés, ils sont entreposés en stock. En cas de refus, les marchandises sont retournées au fournisseur

Au niveau de l’achat

Lorsque le choix du fournisseur est fixé, la partie « achat » résulte de la demande d’un utilisateur interne. À ce moment, l’approvisionneur signe un de ces documents : un abonnement, une commande ouverte (commande cadre), une commande ponctuelle ou un contrat. Le travail des approvisionnements commence donc par le calcul des besoins, l’envoi au fournisseur et l’assurance que la livraison a tenu en compte : la qualité, les coûts et les délais.

Au niveau de la logistique

Dans cette perspective, l’approvisionneur contrôle la réception des commandes et programme l’activité des caristes. Il supervise ensuite l’emplacement des produits dans la zone de stockage. Il synchronise toutes les opérations logistiques liées à la réception, l’expédition et la livraison.

Quelles sont les compétences requises pour devenir Approvisionneur ?

L’approvisionneur est en relation continue avec des acteurs internes et externes. C’est certainement le poste où les liens se créent le plus. Il lui faut donc un bon sens du relationnel. Il doit être méthodique et organisé pour éviter les erreurs professionnelles qui peuvent affecter le rendement de l’entreprise.
Une grande capacité d’adaptation, une grande résistance au stress et un sens inné des responsabilités sont également attendues. La maîtrise d’un logiciel de gestion de chaîne d’approvisionnement (AS/400, Sage, base Oracle, Business Objects, Generix, etc.) et de la langue anglaise (professionnelle) sont des prérequis. La personne doit également comprendre parfaitement les contraintes des maillons de la Supply Chain (fournisseur – transport – production – vente).
Les notions de réglementations douanières et procédures d’assurance qualité peuvent lui être demandées, surtout pour une entreprise qui s’ouvre à l’international.

Comment devenir Approvisionneur ?

En général, ce poste est attribué à des titulaires d’un diplôme de niveau Bac+2 au Bac+5 notamment un DUT en gestion logistique et transport ou encore dans une école de commerce ou d’ingénieur. Un BTS en logistique ou transport vous est également favorable. Les débutants peuvent également accepter à condition d’être passés par un premier poste (5 ans minimum) en contrôle de logistique, gestion ou service client.
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Pour compléter vos connaissances sur ce sujet