Fiche métier : Responsable Formation

Qu’est-ce qu’un Responsable Formation ?

En étroite collaboration avec le directeur des ressources humaines, le responsable formation se charge d’accompagner les salariés pour améliorer leurs compétences au service de l’entreprise. En d’autres termes, le conseiller formation apporte des solutions efficaces pour maintenir l’expertise de la société face aux concurrents. En effet, dans une compétition rude interentreprises, la formation des employés reste un moyen infaillible pour avancer.

Quel est son rôle ?

Tout d’abord, le responsable formation (RF) a pour rôle de concevoir les formations destinées aux groupes de salariés. C’est-à-dire qu’il doit faire une analyse et une évaluation des besoins en compétences de l’entreprise. Il va s’occuper de la rédaction et du suivi du cahier des charges pour son projet. Pour ce faire, il va procéder à la sélection des intervenants ou des types de formations correspondants à ses objectifs. Le RF sera plus sur le terrain que dans les départements juridiques et administratifs. Il va approcher chaque salarié pour établir un bilan concret et réel.

Notons que le RF se charge de tout le déroulement des interventions. Cela commence par la gestion du budget mis à disposition jusqu’à l’évaluation finale. Effectivement, il a pour rôle de piloter son projet en présentiel et à distance. Bref, c’est l’acteur principal des changements que va subir l’entreprise.

Enfin, pour parfaire son plan, le responsable formation doit rester attentif face à l’évolution de la formation professionnelle, notamment de la réforme du système en 2018. Il doit également se familiariser avec les nouveaux outils d’apprentissage tels que le digital et les nouvelles stratégies de travail.

Quelles sont ses missions ?

En tant que responsable, il sera le chef d’orchestre de toutes les actions qui concernent les projets de formation. En aucun cas, les sessions ne doivent nuire à la productivité de l’entreprise. Pour cela, l’initiateur de changement doit proposer un planning qui s’adapte aux obligations de la société. Ensuite, pour développer les compétences des salariés, il est dans l’obligation d’adopter des comportements professionnels, en maîtrisant une excellente communication, une bonne posture et une écoute pointue.

Définir une politique de formation et de développement des compétences adaptées aux enjeux de l’entreprise

Cette mission consiste à concevoir le projet de développement en partant d’un bilan global de la société et des salariés. Les solutions proposées doivent s’adapter et correspondre à la vision de l’entreprise ainsi qu’à sa politique de développement.

La mise à jour

Avant d’établir un plan, le responsable formation (et développement des compétences) doit d’abord situer son activité dans le contexte législatif et conventionnel après la réforme 2018.

En effet, le système de formation professionnelle français évolue sur tous ses aspects. De ce fait, le consultant en formation va procéder à l’identification des nouveaux acteurs et des nouvelles tendances du système.

De plus, il doit tenir un inventaire des dispositifs de formation accessibles aux salariés (CPF et CPF de transition professionnelle), cela dans l’intérêt d’un plan de formation bien étudié. Puis, il choisira le mode de financement adapté à la taille de l’entreprise. D’ailleurs, les organismes de formation proposent des solutions de financement diverses.

Identifier les enjeux de l’entreprise

Cette tâche s’accomplit en diagnostiquant les grands enjeux de la compagnie. Tout commence par une étude approfondie du milieu concurrentiel de la société. Afin de réaliser cela, il est aussi possible que le responsable formation opte pour des techniques de sondage ou éventuellement de l’espionnage (risqué). En tout cas, il sera toujours aidé par d’autres cadres de l’établissement.

Mise en œuvre du plan de développement des compétences

En premier lieu, le responsable formation va définir le processus d’élaboration de son projet. Cela sera suivi d’une délimitation du contenu du plan en s’appuyant sur la nouvelle définition de l’action de formation. À rappeler que le fonctionnement de son plan doit s’adapter à la taille, à l’organisation et au contexte de l’entreprise.

En second lieu, le RF va chiffrer et arbitrer le planning pour chaque année. En effet, une société doit s’améliorer annuellement au minimum, si elle ne veut pas sombrer face à la concurrence.
Et pour terminer, le conseiller en développement des compétences va soutenir son programme auprès de ses supérieurs pour que ces derniers le valident.

Le pilotage des projets de formation

Cette mission consiste à suivre des étapes précises pour mener à terme les projets de formation. Elle concerne la sélection des prestataires, la gestion du budget, le suivi du cahier de charges et l’évaluation finale.

Qualification du besoin et élaboration du cahier des charges

Afin d’optimiser les coûts et les résultats, le responsable formation doit connaître les besoins de l’entreprise et les intégrer dans un cahier des charges. C’est la première étape à suivre avant de continuer dans le corps du projet. En effet, celle-ci permet d’avoir un aperçu global sur toutes les actions à faire et les résultats attendus. Sans cela, la formation serait une perte de temps et un gaspillage d’argent pour les dirigeants. À noter qu’un plan de développement des compétences coûte assez cher et nécessite un professionnel du métier.

Choisir les moyens de formation

Cette étape est cruciale, car tous les aspects du processus (temps, coût, outils, ressources…) dépendent d’elle. Seulement, le choix ne sera pas aléatoire, mais doit s’adapter à tous les critères de réussite étudiée en avance.

Par ailleurs, chaque type d’apprentissage (présentiel, distanciel, formation en situation de travail) correspond à un coût et à des conditions de réussite. De ce fait, le responsable formation doit anticiper tous ces donnés avant de passer à la sélection. Il ne doit pas oublier l’apport des nouvelles technologies de formation telles que les modules, les vidéos, les classes virtuelles, le MOOC, etc.
Quand tout cela est fait, le RF va enfin lancer des appels d’offres et sélectionner les prestataires qui correspondent aux besoins de l’entreprise et de ses salariés.

Faire vivre les projets de formation

C’est la dernière étape à suivre dans un pilotage de projet. Elle consiste à suivre en temps réel le déroulement des interventions, mais aussi le déploiement des dispositifs. Pour sa part, le conducteur du projet va accompagner chaque employé dans sa quête de compétence et va s’assurer que le planning est respecté.

Évaluation finale

La certification

Un certificat est la seule preuve de réussite pendant une formation. En effet, elle témoigne la transmission des compétences et des connaissances acquises pendant les sessions. De ce fait, le responsable formation (et développement des compétences) se charge de définir le type de certification adéquat pour les salariés.

D'un autre côté, son rôle est aussi d’argumenter sur la nécessité d’une certification auprès des dirigeants. Ces derniers doivent être informés des atouts que cela rapporte. Cependant, le conseiller peut s’appuyer sur l’idée que c’est une sorte de motivation pour les salariés afin qu’ils mettent les efforts nécessaires dans le projet.

Participer à l’évaluation

Puisque le responsable formation est à la tête du projet, il a la capacité d’évaluer les participants. Autrement dit, il connaît tous les critères de réussite et les indices de performance parce qu’il a lui-même conçu le plan de formation. Cela dit, il va travailler auprès des formateurs, en guise de jury, et va aussi s’occuper de la communication des résultats.

Les compétences requises pour devenir responsable formation

Tout d’abord, il ne faut pas oublier que le métier de responsable formation s’adresse au département des ressources humaines. Les qualités requises concernent donc le métier de responsable ou celui de conseiller en formation. Dans ce sens, on parle des compétences en communication, en gestion sociale et en techniques de négociations.
Pour le bon déroulement du processus, un bon responsable formation doit avoir des compétences en technique de management, c’est-à-dire avoir une bonne capacité de gestion des tâches et des personnes. En effet, il peut avoir, sous sa direction, des chargés de formations, des formateurs et des prestataires de service.

Avec les nouvelles technologies d’information et l’avènement du monde numérique, le consultant en formation doit maîtriser les outils informatiques. Effectivement, les entreprise se digitalisent de plus en plus.

Enfin, en ce qui concerne l'utilisation d’Internet qui constitue maintenant la majorité des informations et des flux de données dans le monde. Une initiation serait le minimum pour survivre dans le milieu de la formation, notamment celle à distance. Il sert de support aux cours, d’outil de communication et d’outil de recherche.

La formation pour devenir responsable formation

À noter que ce métier est accessible via plusieurs cursus universitaires dans la filière gestion des ressources humaines. Toutefois, d’autres personnes ont atteint le poste avec un diplôme post-bac en Sciences de l’éducation plus une formation certifiant en gestion.

Cependant, vous pouvez aussi accéder à ce métier en suivant notre formation Responsable formation (et développement des compétences), surtout si vous êtes déjà aux postes de Chargé de formation, responsable de formation ou Responsable Ressources humaines en charge de la formation.